Lösungen für mehr Leichtigkeit in der Buchhaltung

Der Satz „Buchhaltung nimmt viel Zeit in Anspruch“ beschreibt für sich genommen noch kein konkretes Problem. Was genau kostet Zeit? Ist es das Schreiben von Rechnungen, das Erfassen von Belegen oder der Versuch herauszufinden, welcher Betrag am Monatsende eigentlich stimmt?

Denn für all diese Bereiche gibt es völlig unterschiedliche Lösungen. Wenn Sie den falschen Schritt automatisieren, ändert sich im Grunde gar nichts.

Nachfolgend haben wir die fünf größten Zeitfresser und die jeweils passenden Lösungen aufgelistet.

1. Erfassung von Belegen und Ausgaben

Wahrscheinlich der frustrierendste Schritt. Kassenbons, die sich in Taschen, Handtaschen oder im Handschuhfach ansammeln, warten am Monatsende darauf, einzeln abgetippt zu werden. Dabei schleichen sich bei Datum und Betrag häufig Tippfehler ein.

Die Lösung: Den Beleg direkt am Tag der Ausgabe fotografieren. Mittels OCR werden Betrag, Datum und Lieferant automatisch ausgelesen – Sie müssen das Ganze nur noch prüfen und freigeben. Das Bild wird direkt als Anhang gespeichert, lästiges Suchen in Ordnern entfällt. Mehr Details dazu finden Sie im Beitrag zum Scannen von Spesenbelegen.

2. Dieselben Daten an zwei Orten erfassen

Rechnungen in einem Programm erstellen, den Kontostand in Excel pflegen und den Lagerbestand an einem dritten Ort nachhalten … Jede Datenkopie birgt das Risiko von Abweichungen. Zahlen, die an einem Ort aktualisiert und am anderen vergessen werden, führen früher oder später zu Problemen.

Die Lösung: Ein zentraler Erfassungspunkt. Wenn bei der Rechnungserstellung Kundenkonto, Lager und Mehrwertsteuer in einem einzigen Arbeitsgang aktualisiert werden, entfällt die doppelte Buchführung. Falls Sie von Excel umsteigen, haben wir den Ablauf in unserem Artikel zum Systemwechsel beschrieben.

3. Für Rechnungen extra ins Büro zurückkehren

Bei Unternehmen im Außendienst, bei Montage- oder Servicedienstleistern endet die Arbeit zwar vor Ort, doch die Rechnungsstellung wartet im Büro. Diese Verzögerung betrifft nicht nur die Buchhaltung, sondern verzögert im gleichen Maße auch den Zahlungseingang.

Die Lösung: Rechnungen mobil schreiben. Sobald die Arbeit erledigt ist, wird das Dokument erstellt und versendet – und über den Zahlungseingang kann noch am selben Tag gesprochen werden. In unserem Beitrag über das mobile Ausstellen von E-Rechnungen erklären wir den Ablauf.

4. Wer schuldet mir wie viel?

Das Abgleichen von Kontoauszügen, um überfällige Forderungen zu finden, ist in manchen Betrieben die zeitaufwendigste Aufgabe des Monats. Und eine zu spät erkannte Forderung ist oft die am schwersten eintreibbare.

Die Lösung: Die Zahlen direkt auf dem Bildschirm sehen, anstatt danach zu suchen. Wenn fällige Forderungen und Verbindlichkeiten direkt auf dem Startbildschirm angezeigt werden, wird die Überwachung Teil der Routine. Genau das leistet der Bericht über ausstehende Einnahmen und Zahlungen.

5. Auf jedem Dokument dieselben Notizen hinterlassen

Ein kleiner, aber tückischer Zeitfresser: auf jede Rechnung die IBAN schreiben, einen Fälligkeitshinweis hinzufügen oder an den Kontostand erinnern. Für sich genommen dauert das dreißig Sekunden – bei hundert Rechnungen im Monat summiert sich das zu Stunden.

Die Lösung: Einmalig definierte Beschreibungsvorlagen. Der Text wird jedem Dokument automatisch hinzugefügt, und die Zeile mit dem Kundenkonto lässt sich optional ebenfalls einblenden. Wie das eingerichtet wird, erklären wir im Artikel zu E-Dokument-Beschreibungsvorlagen.

Was sollte man besser nicht automatisieren?

Nicht jeder Schritt sollte blind automatisiert werden. Wo Freigaben erforderlich sind, muss der Mensch im Prozess bleiben.

Der E-Rechnungsversand ist hierfür das beste Beispiel: Ein beim Empfänger eingegangenes Dokument lässt sich nicht mehr zurückrufen. Die Kontrolle vor dem Absenden ist daher keine Zeitverschwendung, sondern eine Absicherung. Auch den per OCR ausgelesenen Betrag sollten Sie vor der Freigabe kurz prüfen – neunzig Prozent Genauigkeit bedeuten zehn Prozent fehlerhafte Ausgabeneinträge.

Häufig gestellte Fragen

Womit sollte ich anfangen?

Achten Sie eine Woche lang darauf, welche Aufgabe Sie am meisten aufhält. Bei den meisten Unternehmen lautet die Antwort: Belegerfassung oder Forderungsmanagement.

Ist das für kleine Unternehmen nicht zu viel des Guten?

Im Gegenteil, gerade kleine Unternehmen profitieren am meisten davon. Schließlich gibt es hier kein separates Buchhaltungsteam, und die aufgewendete Zeit ist die des Inhabers selbst.

Wie harmoniert das mit meiner Steuerberatung?

Wenn Ihre Buchungen ordentlich geführt sind, sind auch die Daten für die Steuerkanzlei verlässlich und Korrekturen zum Periodenende werden minimiert. Das Zusammenspiel zwischen beiden haben wir im Artikel Was ist Vorbuchhaltung? behandelt.

Effizienz entsteht nicht durch die schiere Anzahl an Funktionen, sondern dadurch, dass man an den richtigen Stellen abkürzt. Finden Sie heraus, wo Sie Zeit verlieren – die Lösung ist meist eine einzige Änderung Ihrer Gewohnheiten.

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