E-Belge Açıklama Şablonları

Fatura kesiyorsunuz ve açıklama alanına her seferinde aynı şeyleri yazıyorsunuz: banka bilgisi, ödeme vadesi, belki bir iade notu.

Tek başına otuz saniyelik iş. Ayda yüz fatura kesiyorsanız yılda birkaç iş gününe denk geliyor — ve yoğun bir günde ilk atlanan şey oluyor. Sonra müşteri arayıp IBAN soruyor.

Şablon ne yapıyor?

Belgenin açıklama bölümüne girecek metni bir kez tanımlıyorsunuz. Sonra kestiğiniz her belgeye otomatik ekleniyor.

Qolay.App'te bu şablonlar üç belge tipi için ayrı ayrı tanımlanabiliyor: e-fatura, e-arşiv ve e-irsaliye. Böylece kurumsal müşteriye giden e-faturada farklı, nihai tüketiciye giden e-arşivde farklı bir metin kullanabiliyorsunuz.

Cari bakiye satırı

Sabit metnin ötesinde, belgeye müşterinin güncel cari bakiyesini de bastırabiliyorsunuz.

Bunun tahsilat üzerindeki etkisi küçümsenmeyecek kadar büyük. Müşteri her faturada toplam borcunu görüyor; "haberim yoktu" cevabı ortadan kalkıyor. Ayrıca mutabakat konuşmaları da kolaylaşıyor, çünkü rakam düzenli olarak karşı tarafa iletilmiş oluyor.

Bir uyarı: bakiye satırı, cari kayıtlarınız güncel değilse yanlış bilgi gösterir. Açmadan önce cari hesap düzeninizin oturduğundan emin olun.

Ne yazmalı?

Pratikte işe yarayan içerikler:

• Banka ve IBAN bilgisi. En sık sorulan şey; belgede olsun.
• Ödeme vadesi hatırlatması. "Ödeme vadesi fatura tarihinden itibaren 30 gündür" gibi.
• İade ve garanti koşulu. Özellikle perakende ve e-ticarette işe yarar.
• Teşekkür cümlesi. Küçük ama marka algısına katkısı olan bir dokunuş.

Kısa tutun. Uzun metin belge çıktısında yer kaplar ve okunmaz.

"Faturamın altında neden bakiye yazıyor?"

Bu, şablonları ilk kez fark eden kullanıcıların en sık sorusu. Cevabı: birisi bu ayarı açmış.

Metni değiştirmek veya kaldırmak için Ayarlar → E-Belge → açıklama şablonları bölümüne gidin. Ayar belge bazında değil, tanım bazında çalışıyor; değiştirdiğinizde bundan sonraki belgeleri etkiliyor, geçmiş belgeler olduğu gibi kalıyor.

Sık sorulanlar

Tek bir faturada şablonu devre dışı bırakabilir miyim?

Belge üzerindeki açıklama alanını düzenleyebilirsiniz. Şablon başlangıç metnini getirir, üzerine yazmak serbesttir.

Farklı müşterilere farklı metin gösterebilir miyim?

Şablon belge tipi bazında tanımlanıyor. Müşteri bazlı ayrım için ilgili faturada metni elle düzenlemeniz gerekir.

Belgenin görünümünü de değiştirir mi?

Hayır, şablon yalnızca metin ekler. Çıktının tasarımı ayrı bir konu — yazdırma şablonları yazısına bakın.

e-İrsaliyede de çalışıyor mu?

Evet, üç belge tipinde de tanımlanabiliyor. e-İrsaliye yazımızda belge akışını anlattık.

Küçük bir ayar ama etkisi iki yerden geliyor: her faturada kazanılan yarım dakika ve müşterinin borcunu düzenli görmesi. İkincisi tahsilat sürenizi kısaltıyor.

Qolay.App'te ücretsiz hesap açıp şablonlarınızı bir kez tanımlayabilirsiniz.