Excel'den Ön Muhasebe Programına Geçiş

Excel'e haksızlık etmeyelim. Doğru kurulmuş bir tablo, küçük bir işletmenin kayıtlarını yıllarca taşıyabilir. Sorun tablonun kendisinde değil, işin büyümesinde.

Kırılma anı da genelde tek bir olayla gelmez. Yavaş yavaş fark edersiniz.

Geçme zamanının geldiğini gösteren işaretler

• Dosyanın birden fazla sürümü dolaşıyor. "Cari_son.xlsx", "Cari_son_v2.xlsx", "Cari_GÜNCEL.xlsx" — hangisinin doğru olduğunu kimse bilmiyor.
• Bir formül bozuldu ve ne zaman bozulduğunu bilmiyorsunuz. Yanlış rakamla kaç karar verildiği belirsiz.
• İkinci kişi tabloya dokunmaya başladı. Aynı anda iki kişi açtığında biri kaydedince diğerinin işi uçuyor.
• e-Fatura mükellefi oldunuz. Tablo belge üretemez; entegratöre bağlı bir sistem gerekiyor.
• Aynı veriyi iki yere yazıyorsunuz. Fatura bir yerde, bakiye başka yerde. İkisi kaçınılmaz olarak ayrışıyor.

Bunlardan ikisi sizde varsa geçiş artık ertelemek maliyet üretiyor demektir.

Taşıma sırası önemli

En sık yapılan hata, geçmiş yılların tüm hareketlerini geriye dönük işlemeye kalkmak. Bu iş neredeyse hiç bitmez ve genelde yarıda bırakılır.

Doğrusu bir kesim tarihi belirlemek. Örneğin ayın 1'i. O günün bakiyeleriyle başlarsınız, geçmiş Excel'de arşiv olarak kalır.

1. Firma bilgileri. Unvan, vergi numarası, vergi dairesi, adres. e-Belge bu bilgilerle gideceği için baştan doğru olmalı.
2. Ürün ve hizmet kartları. Fiyat, KDV oranı, birim. KDV oranını burada yanlış girerseniz her faturaya taşınır.
3. Cari kartları. Müşteri ve tedarikçiler. Vergi numarasıyla tekilleştirin — Excel'de aynı firma genelde iki-üç farklı yazımla durur.
4. Açılış bakiyeleri. Kesim tarihindeki kasa, banka, alacak ve borç rakamları. Bu adım atlanırsa geçiş başarısız olur.
5. Stok mevcudu. Depoda ne varsa sayıp giriş yapın. Sayım yapmadan tahminle girmeyin.

Açılış bakiyesi neden bu kadar kritik?

Çünkü girilmezse sistem sizin sıfırdan başladığınızı varsayar. Müşterinin geçmişten gelen 40.000 TL borcu kayıtlarda görünmez; yalnızca yeni kestiğiniz faturalar birikir.

Bunu üç ay sonra fark ettiğinizde, aradaki tüm hareketleri tekrar gözden geçirmek zorunda kalırsınız. Geçiş gününde yarım saat ayırmak, sonradan iki gün harcamaktan iyidir.

Geçiş sırasında paralel yürütün

İlk ay hem Excel'i hem programı yürütmek fazladan iş gibi görünür ama güven verir. Ay sonunda iki tarafın rakamlarını karşılaştırırsınız; tutuyorsa Excel'i arşive kaldırırsınız.

Tutmuyorsa fark neredeyse her zaman şu üçünden birinden gelir: eksik girilen açılış, iki kez işlenmiş bir fatura veya kaydedilmemiş bir tahsilat.

Excel'i tamamen bırakmak zorunda değilsiniz

Kayıt tutmayı programa taşıdıktan sonra bile Excel analiz için iyi bir araç olmaya devam eder. Raporları dışa aktarıp kendi hesaplamanızı yapabilirsiniz. Değişen şey şu: Excel artık verinin kaynağı değil, çıktısı.

Sık sorulanlar

Geçiş ne kadar sürer?

Cari ve ürün sayınıza bağlı. 50 müşteri ve 100 ürünü olan bir işletmede yarım gün yeterli. Asıl süre veri girişinde değil, listeleri temizlemekte geçiyor.

Yıl ortasında geçilir mi?

Geçilir. Yıl başını beklemek şık görünür ama pratikte erteleme bahanesine dönüşür. Açılış bakiyelerini doğru girdiğiniz sürece tarih önemli değil.

Cari listemi toplu aktarabilir miyim?

Qolay.App müşteri ve tedarikçi listeleri için dosyadan içe aktarmayı destekliyor. Aktarmadan önce mükerrer kayıtları temizlemek işinizi kolaylaştırır. Cari hesap takibi yazısında kart düzenini anlattık.

Maliyeti ne olur?

Yılda 500 faturaya kadar ücretsiz planla başlayabilirsiniz. Kapsam ve limitler ücretsiz ön muhasebe yazısında.

Geçişin zor kısmı teknik değil, karar. Kesim tarihini belirleyip açılış bakiyelerini girdiğinizde işin büyük bölümü biter.

Qolay.App'te ücretsiz hesap açıp taşımaya bugün başlayabilirsiniz.