Der Umstieg von Excel auf ein Vorbuchhaltungsprogramm

Wollen wir Excel nicht Unrecht tun. Eine richtig aufgesetzte Tabelle kann die Buchhaltung eines kleinen Unternehmens jahrelang tragen. Das Problem ist nicht die Tabelle an sich, sondern das Wachstum des Geschäfts.

Der Wendepunkt kommt meist auch nicht durch ein einzelnes Ereignis. Man bemerkt ihn erst ধীরে ধীরে (schleichend).

Anzeichen dafür, dass es Zeit für den Wechsel ist

• Es kursieren mehrere Versionen der Datei. „Kunde_final.xlsx“, „Kunde_final_v2.xlsx“, „Kunde_AKTUELL.xlsx“ — niemand weiß, welche die richtige ist.
• Eine Formel ist kaputtgegangen und Sie wissen nicht wann. Es ist unklar, wie viele Entscheidungen auf Basis falscher Zahlen getroffen wurden.
• Eine zweite Person fängt an, in der Tabelle zu arbeiten. Wenn zwei Personen sie gleichzeitig öffnen und einer speichert, ist die Arbeit des anderen weg.
• Sie sind E-Repflichtiger geworden. Eine Tabelle kann keine Belege erzeugen; es wird ein an einen Integrator angebundenes System benötigt.
• Sie tippen dieselben Daten an zwei Stellen ein. Die Rechnung an einem Ort, der Saldo woanders. Unweigerlich driften beide auseinander.

Wenn zwei dieser Punkte auf Sie zutreffen, kostet Sie das Aufschieben des Wechsels bereits Geld.

Die Reihenfolge der Migration ist wichtig

Der häufigste Fehler ist der Versuch, alle Transaktionen der vergangenen Jahre rückwirkend einzupflegen. Diese Arbeit nimmt fast kein Ende und wird meistens abgebrochen.

Richtig ist es, einen Stichtag festzulegen. Zum Beispiel den 1. des Monats. Sie beginnen mit den Salden dieses Tages, das alte Excel bleibt als Archiv erhalten.

1. Firmendaten. Firmenname, Steuernummer, Finanzamt, Adresse. Da E-Belege mit diesen Daten versendet werden, müssen sie von Anfang an stimmen.
2. Produkt- und Leistungskarten. Preis, MwSt.-Satz, Einheit. Wenn Sie hier den falschen MwSt.-Satz eingeben, wird er auf jede Rechnung übertragen.
3. Kunden- und Lieferantenkonten (Stammdaten). Kunden und Lieferanten. Führen Sie diese anhand der Steuernummer zusammen — in Excel existiert dieselbe Firma meist unter zwei bis drei verschiedenen Schreibweisen.
4. Eröffnungssalden. Kassen-, Bank-, Forderungs- und Verbindlichkeitsbeträge zum Stichtag. Wird dieser Schritt ausgelassen, schlägt die Migration fehl.
5. Lagerbestand. Zählen Sie alles, was im Lager ist, und tragen Sie es ein. Tragen Sie nichts geschätzt ohne Inventur ein.

Warum ist der Eröffnungssaldo so kritisch?

Weil das System andernfalls davon ausgeht, dass Sie bei Null anfangen. Die aus der Vergangenheit stammenden 40.000 TL Schulden des Kunden tauchen in den Aufzeichnungen nicht auf; es sammeln sich lediglich die neu ausgestellten Rechnungen an.

Wenn Sie das erst drei Monate später merken, müssen Sie alle Transaktionen dazwischen noch einmal durchgehen. Eine halbe Stunde am Umstiegstag zu investieren ist besser, als hinterher zwei Tage zu verschwenden.

Führen Sie die Systeme während der Migration parallel

Sowohl Excel als auch das Programm im ersten Monat parallel zu nutzen, mag nach zusätzlicher Arbeit aussehen, gibt aber Sicherheit. Am Monatsende gleichen Sie die Zahlen beider Seiten ab; stimmen sie überein, wandert Excel ins Archiv.

Stimmen sie nicht überein, liegt die Abweichung fast immer an einem von drei Dingen: einem falsch eingegebenen Eröffnungssaldo, einer doppelt erfassten Rechnung oder einem nicht gebuchten Zahlungseingang.

Sie müssen Excel nicht komplett aufgeben

Selbst nachdem Sie die Buchführung in ein Programm verlagert haben, bleibt Excel ein gutes Analyse-Tool. Sie können Berichte exportieren und Ihre eigenen Berechnungen anstellen. Was sich ändert: Excel ist nicht mehr die Datenquelle, sondern das Ergebnis.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert die Migration?

Das hängt von der Anzahl Ihrer Kunden und Produkte ab. Für ein Unternehmen mit 50 Kunden und 100 Produkten reicht ein halber Tag. Die meiste Zeit fließt nicht in die Dateneingabe, sondern in das Bereinigen der Listen.

Kann man mitten im Jahr wechseln?

Ja, das geht. Auf den Jahresanfang zu warten klingt zwar schick, wird in der Praxis aber meist zur Ausrede für Aufschiebung. Solange Sie die Eröffnungssalden korrekt eingeben, spielt das Datum keine Rolle.

Kann ich meine Kundenliste gebündelt importieren?

Qolay.App unterstützt den Datei-Import für Kunden- und Lieferantenlisten. Das Bereinigen von Dubletten vor dem Import erleichtert Ihnen die Arbeit. Im Beitrag zur Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung haben wir das Kartenlayout erklärt.

Was kostet das?

Sie können mit dem kostenlosen Tarif für bis zu 500 Rechnungen pro Jahr starten. Umfang und Limits finden Sie im Beitrag zur kostenlosen Buchhaltungssoftware.

Der schwierige Teil des Wechsels ist nicht technischer Natur, sondern eine Entscheidung. Sobald Sie den Stichtag festlegen und die Eröffnungssalden eingeben, ist der Großteil der Arbeit geschafft.

Sie können auf Qolay.App ein kostenloses Konto erstellen und noch heute mit dem Umstieg beginnen.