Was ist die Vorbuchhaltung? Warum ist sie für Ihr Unternehmen lebenswichtig?

In kleinen Unternehmen kommt folgende Szene sehr bekannt vor: Der Umsatz ist gar nicht mal so schlecht, Aufträge kommen rein, das Team arbeitet. Aber am 28. des Monats, wenn die Zahlungen anstehen, ist in der Kasse plötzlich nicht das erwartete Geld da. Niemand hat Geld unterschlagen. Es hat einfach nur niemand von einem zentralen Ort aus nachgehalten, welche Rechnung beglichen wurde und welche überfällig ist.

Genau diese Lücke schließt die Vorbuchhaltung (oder auch das operative Rechnungswesen). Das ist keine komplizierte Wissenschaft, sondern einfach die Gewohnheit, tägliche Geldbewegungen regelmäßig zu erfassen.

Was bedeutet Vorbuchhaltung?

Die Vorbuchhaltung umfasst die Erfassung und Nachverfolgung der täglichen Geschäftsvorgänge eines Unternehmens. Die von Ihnen ausgestellte Rechnung, der erhaltene Zahlungseingang, die bezahlte Ausgabe, das aus dem Lager entnommene Produkt – all das wird hier eingetragen.

Eine ordnungsgemäß geführte Vorbuchhaltung beantwortet die folgenden vier Fragen ohne Verzögerung:

• Wie viel Geld habe ich aktuell in der Kasse und auf der Bank?
• Wie viel Geld bekomme ich von wem und wann ist es fällig?
• Wofür habe ich in diesem Monat das meiste Geld ausgegeben?
• Wie viele Einheiten von welchem Produkt sind noch übrig?

Wenn Sie erst jemanden anrufen oder Akten wälzen müssen, um diese Fragen zu beantworten, haben Sie zwar eine Vorbuchhaltung – aber sie funktioniert nicht.

Vorbuchhaltung ist nicht gleich Hauptbuchhaltung

Das ist das am häufigsten missverstandene Thema. Ihr Steuerberater kümmert sich um die Hauptbuchhaltung: gesetzliche Bücher, Steuererklärungen, offizielle Meldungen. Die Vorbuchhaltung hingegen machen Sie selbst – und Sie generieren damit die Daten, die an Ihren Steuerberater fließen.

Die beiden sind keine Konkurrenten, sondern aufeinander aufbauend. Wenn Ihre Vorbuchhaltung chaotisch ist, braucht Ihr Berater mehr Zeit, Sie zahlen mehr und die Fehlerwahrscheinlichkeit steigt.

Was umfasst die Vorbuchhaltung?

Auch wenn es von Branche zu Branche variiert, sind fünf Hauptbereiche in fast jedem Unternehmen gleich:

• Rechnung und Beleg: Ausgangsrechnungen erstellen, Eingangsrechnungen und Spesenbelege erfassen.
• Kunden- und Lieferantenkonten (Cari): Forderungs- und Verbindlichkeitsstatus von Kunden und Lieferanten. Details finden Sie in unserem Leitfaden zur Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung.
• Kasse und Bank: Bargeld- und Kontobewegungen, Überweisungen zwischen Konten.
• Einnahmen und Ausgaben: Kategorisierung von Ausgaben. Eine nicht kategorisierte Ausgabe ist eine Ausgabe, die später nicht analysiert werden kann.
• Lager: Wareneingang und -ausgang sowie aktueller Bestand.

Wenn Sie ein Dienstleistungsunternehmen sind, können Sie den Lagerteil überspringen. Die restlichen vier sind unabhängig von der Unternehmensgröße erforderlich.

Die Kosten des Nicht-Aufzeichnens

Die Vorbuchhaltung aufzuschieben scheint anfangs Zeit zu sparen. Man stellt eine Rechnung aus, legt sie beiseite und sagt: „Trage ich später ein.“ Und dann trägt man sie nicht ein.

Die Rechnung dafür kommt meistens aus diesen vier Bereichen:

• Nicht eingetragene Forderungen. Wenn sich niemand an eine überfällige Rechnung erinnert, erinnert der Kunde erst recht nicht daran. Fällt es erst Monate später auf, ist die Einziehung viel schwieriger.
• Falsche Preisgestaltung. Man erhöht oder senkt die Preise, ohne zu wissen, welches Produkt tatsächlich Gewinn abwirft. Beides ist riskant.
• Steuerstress. Am Monatsende Belege in Tüten herumzutragen bedeutet das Risiko von Verzögerungen und unvollständigen Meldungen.
• Verschwendete Zeit. Die Suche nach „Wo war noch gleich diese Rechnung?“ kostet jede Woche einige Stunden, und diese Stunden kommen nie zurück.

Reicht Excel aus?

Die ehrliche Antwort: Bis zu einem gewissen Punkt ja. In einem Ein-Personen-Unternehmen, das monatlich 10 bis 15 Rechnungen ausstellt, erfüllt eine ordentlich angelegte Excel-Tabelle ihren Zweck.

Das Problem beginnt, wenn das Wachstum einsetzt. Eine zweite Person fängt an, in der Tabelle zu arbeiten, drei verschiedene Versionen der Datei kursieren, eine Formel wird versehentlich gelöscht und niemand bemerkt es. Und wenn dann noch die E-Rechnungs-Pflicht hinzukommt, reicht eine Tabelle allein nicht mehr aus – man benötigt ein System, das die Belege an die Steuerbehörden übermittelt.

Wenn Sie über einen Wechsel nachdenken, erklärt unser Artikel zum Thema Wechsel von Excel zu einer Vorbuchhaltungssoftware Schritt für Schritt die Datenmigration.

Wie baut man es von Grund auf auf?

Versuchen Sie nicht, alles in derselben Woche zu machen. Die Reihenfolge sieht wie folgt aus:

1. Eröffnungsbilanzen eingeben. Tragen Sie als Startwert ein, was heute in der Kasse und auf der Bank ist, von wem Sie Geld zu bekommen und wem Sie Geld zu schulden haben. Wird dieser Schritt übersprungen, ist jede folgende Zahl falsch.
2. Stammdaten anlegen. Eine Karte für jeden Kunden und Lieferanten. Verknüpfen Sie diese mit der Steuernummer, um denselben Betrieb nicht doppelt anzulegen.
3. Rechnungsstellung hierher verlegen. Ab dem Tag, an dem Sie Rechnungen im System erstellen, beginnt der Kontostand von alleine mitzulaufen.
4. Zahlungseingänge und -ausgänge täglich erfassen. Fünf Minuten am Tag sind besser als sich einmal im Monat abzuplagen.
5. Am Monatsende Berichte prüfen. Die Einnahmen-Ausgaben-Übersicht und die Liste überfälliger Forderungen sind die beiden Berichte, die man sich als Erstes ansehen sollte.

Der erste Monat läuft holprig. Ab dem zweiten Monat spielen sich die Zahlen ein.

Welche Rolle spielt Qolay.App dabei?

Qolay.App ist eine cloudbasierte Vorbuchhaltungs-App. Rechnungsstellung, Kunden- und Lieferantenverfolgung, Kasse und Bank, Lager und Berichterstattung an einem Ort; auch der Versand von E-Rechnungen und E-Archivbelegen erfolgt über denselben Bildschirm. Sie wurde so konzipiert, dass sie ohne buchhalterische Vorkenntnisse bedient werden kann.

Der kostenlose Tarif umfasst alle Funktionen für bis zu 500 Rechnungen pro Jahr; die Anzahl der Benutzer und Unternehmen ist unbegrenzt. Schauen Sie für Details in unseren Artikel über das kostenlose Vorbuchhaltungsprogramm.

Häufig gestellte Fragen

Ist das Führen einer Vorbuchhaltung gesetzlich vorgeschrieben?

Es gibt keinen direkten Paragrafen, der besagt „Du musst eine Vorbuchhaltung führen“. Um jedoch Ihren Pflichten zur Buchführung und Belegorganisation nachzukommen, ist eine geordnete Aufzeichnung in der Praxis unerlässlich. Konsultieren Sie für Ihre individuelle Situation Ihren Steuerberater.

Ich habe bereits einen Steuerberater, muss ich es trotzdem machen?

Ja. Ihr Berater liefert Ihnen den offiziellen Abschlussbericht der Vorperiode; die Vorbuchhaltung hingegen zeigt Ihnen den Status von heute. Ihr Berater wird Ihnen nicht sagen, wessen Rechnung gerade überfällig ist.

Wird es auch in einem Ein-Personen-Unternehmen benötigt?

Vor allem dort. Wenn Sie der einzige Mitarbeiter sind, gibt es keine zweite Person, die Sie an vergessene Zahlungen erinnert. Arbeiten Sie als Freelancer, ist der Artikel Einnahmen- und Ausgabenverfolgung für Freelancer ein besserer Einstieg.

Muss ich auch die Aufzeichnungen der vergangenen Jahre eingeben?

Nein. Es reicht aus, ein Stichtagsdatum festzulegen und mit den Salden dieses Tages zu beginnen. Die Vergangenheit rückwirkend aufzuarbeiten bleibt bei den meisten Unternehmen unvollständig und raubt die Motivation.

Vorbuchhaltung ist kein Werkzeug, um das Geschäft zu vergrößern, sondern um beim Wachsen nicht die Kontrolle zu verlieren. Wenn Sie heute wissen, wie viel Geld in der Kasse ist und welche Forderungen überfällig sind, kommt der Rest von ganz allein.

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