Muss ich eine Vorbuchhaltung führen? Für wen ist sie notwendig?

Um die Frage direkt zu beantworten: Es gibt keinen Gesetzestext, der besagt, dass Sie "eine Vorbuchhaltung führen müssen".

Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie darauf verzichten können. Denn die Dinge, die gesetzlich vorgeschrieben sind — das Ausstellen von Belegen, das Führen von Büchern, das Einreichen von Steuererklärungen —, lassen sich ohne Vorbuchhaltung nicht bewerkstelligen. Das Gesetz schreibt Ihnen nicht die Methode vor, aber das Ergebnis.

Was ist gesetzlich vorgeschrieben?

Je nach Art Ihres Steuerstatus gilt für fast jedes Unternehmen Folgendes:

• Belege ausstellen. Sie sind verpflichtet, für Ihre Verkäufe Rechnungen, Freiberufler-Quittungen oder entsprechende Belege auszustellen.
• Bücher führen. Welche Bücher Sie führen müssen, hängt von Ihrer Unternehmensform ab; dies legt Ihr Steuerberater fest.
• Belege aufbewahren. Sie müssen die von Ihnen ausgestellten und erhaltenen Belege für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahren.

Die Vorbuchhaltung ist keines von diesen dreien namentlich. Sie ist jedoch das Ordnungssystem, das alle drei speist. Wenn Sie Ihre Rechnungen nicht ordentlich verwalten, ist Ihre Buchhaltung unvollständig; sind Ihre Belege unübersichtlich, können Sie Ihre Aufbewahrungspflicht nicht erfüllen.

Die Situation nach Unternehmensform

Einzelunternehmen

Bei den meisten Einzelunternehmen ist der buchhalterische Aufwand vergleichsweise gering und wird vom Steuerberater abgewickelt. Dennoch ist dies die Gruppe, die am meisten eine Vorbuchhaltung benötigt — denn die Person, die arbeitet, verkauft und kassiert, ist dieselbe. Es gibt keine zweite Person, die an das Forderungsmanagement erinnert.

GmbH und Aktiengesellschaften

Die Buchhaltungspflicht ist hier strenger, und die Qualität der an den Steuerberater übermittelten Daten schlägt sich direkt in den Kosten nieder. Unvollständig oder ungeordnet übergebene Belege bedeuten mehr Arbeitsstunden für den Steuerberater und mehr Korrekturen am Periodenende.

Freiberufler

Hier stehen das Quittungswesen und die Zahlungsverfolgung im Vordergrund. Wenn Sie projektbasiert arbeiten, ist die Nachverfolgung, welcher Auftrag wann bezahlt wurde, die einzige Möglichkeit, Umsatzzwischenfälle zu steuern. Der Beitrag Einnahmen-Ausgaben-Tracking für Freelancer widmet sich genau diesem Szenario.

E-Commerce-Händler

Hier wird es ernst. Wenn Marktplatzprovisionen, Retouren, Versand und verschiedene Zahlungskanäle zusammenkommen, wird die manuelle Nachverfolgung praktisch unmöglich. Im Beitrag Häufige Fehler in der E-Commerce-Buchhaltung haben wir die kostspieligsten Fehler zusammengefasst.

Wo gerät der Ansatz „Mein Steuerberater regelt das“ an seine Grenzen?

Dieser Satz fällt oft und stimmt teilweise. Ihr Steuerberater reicht die Steuererklärung ein, führt die Bücher und wickelt die offiziellen Prozesse ab.

Was er nicht tut: Ihnen sagen, wessen Rechnung heute überfällig ist. Denn der Steuerberater arbeitet mit der Vergangenheit; Sie arbeiten mit der Gegenwart. Eine im März eintreffende Januartabelle rettet nicht die Entscheidung, die im Januar hätte getroffen werden müssen.

Die beiden sind keine Konkurrenten. Ihr Steuerberater sorgt für Compliance, die Vorbuchhaltung für Kontrolle.

Ab welchem Punkt lässt es sich nicht mehr aufschieben?

Bei einem frisch gegründeten Unternehmen mit nur wenigen Rechnungen im Monat kommen Sie mit Büchern und Ordnern eine Weile aus. Sobald jedoch eine dieser Schwellen überschritten wird, steigen die Kosten des Aufschiebens rasant:

• Wenn Sie beginnen, Verkäufe auf Ziel (mit Zahlungszielen) anzubieten. Bei Vorkasse ist die Kundenkonto-Verfolgung einfach; sobald Zahlungsfristen ins Spiel kommen, wird das Forderungsmanagement zu einer echten Aufgabe.
• Wenn Sie e-Rechnungs-Pflichtiger werden. Belege werden nun elektronisch erstellt; es wird zwingend erforderlich, den Prozess in ein Programm zu verlagern.
• Wenn Sie anfangen, Lagerbestände zu führen. Den Warenbestand rein nach Gefühl zu steuern, führt schnell zu Verlusten.
• Wenn eine zweite Person ins Team kommt. Wenn sich die Daten nur in Ihrem Kopf befinden, hat niemand im Team Zugriff darauf.

Womit soll man beginnen?

Für die erste Woche reichen drei Dinge aus: Ihre heutigen Kassen- und Bankguthaben, Ihre offenen Forderungen und Verbindlichkeiten sowie die Kunden-/Lieferantenkarten, mit denen Sie regelmäßig arbeiten. Der Rest ergibt sich im laufenden Betrieb.

Wenn Ihnen die Begriffe fremd sind, beginnen Sie mit unserem Leitfaden zur Vorbuchhaltung für Nicht-Buchhalter; dort werden die Grundbegriffe in einfacher Sprache erklärt.

Häufig gestellte Fragen

Werde ich bestraft, wenn ich keine Vorbuchhaltung führe?

Es gibt keine direkte Strafe dafür, „keine Vorbuchhaltung zu führen“. Strafen resultieren aus Situationen wie dem Nichtausstellen von Belegen oder der Verletzung von Steuer- und Buchführungspflichten. Die Vorbuchhaltung ist das System, das genau das verhindert.

Wir haben gerade erst gegründet, es gibt noch keine Verkäufe. Ist sie trotzdem nötig?

Es ist am einfachsten, Ihre Gründungskosten von Anfang an zu erfassen; diese nachträglich zusammenzusuchen ist weitaus schwieriger.

Welches Buch sollte ich für mein eigenes Unternehmen führen?

Dies richtet sich nach Ihrer Unternehmensform und fällt in den Zuständigkeitsbereich Ihres Steuerberaters. Eine pauschale Antwort lässt sich hier nicht geben.

Reicht Excel nicht aus?

Bei geringem Volumen mag das genügen. Die Grenzen von Excel und den Zeitpunkt für den Wechsel haben wir in unserem Artikel über den Umstieg von Excel behandelt.

Kurz gesagt: Die Vorbuchhaltung ist keine gesetzliche Pflicht, sondern der Weg, um gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Und ihr eigentlicher Nutzen liegt nicht in der Compliance, sondern darin, dass Sie Ihr Geschäft im Blick behalten.

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Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Konsultieren Sie für Ihre spezifischen Verpflichtungen Ihren Steuerberater.