Caisse enregistreuse POS et Facture E-Archive

Dans la plupart des commerces de détail, la journée se termine avec le rapport Z émis par la caisse enregistreuse. Si le paiement est effectué par carte, le TPE et la caisse sont combinés en un seul appareil.

Le problème commence lorsqu'un client demande : « Je veux une facture ».

Ticket de caisse ou facture ?

Le ticket de caisse au détail suffit pour les ventes réalisées auprès du consommateur final et inférieures à un certain montant.

Une facture est nécessaire dans trois cas : si l'acheteur est un contribuable assujetti à la TVA, si le montant dépasse la limite fixée, ou si le client en fait la demande.

La demande du client est importante ici : quel que soit le montant, vous êtes tenu d'émettre une facture au client qui le souhaite.

Les seuils de montant sont mis à jour chaque année ; nous avons analysé ces seuils dans notre article sur les délais et limites d'émission de factures.

Qu'est-ce qu'un ticket informatif de caisse enregistreuse ?

Lors d'une vente facturée, un ticket de caisse standard n'est pas émis par la caisse. À la place, un ticket informatif est établi.

Le ticket informatif signifie : « cet encaissement est passé par cet appareil, mais le document a été émis séparément sous forme de facture ». Ainsi, la même vente n'est pas comptabilisée deux fois comme chiffre d'affaires, à la fois sur le ticket et sur la facture.

Le problème qui survient en l'absence de cette distinction est grave : le total du rapport Z de fin de journée et le total de vos factures se recoupent, ce qui fait apparaître votre chiffre d'affaires plus élevé qu'il ne l'est en réalité. Cela se traduit par une déclaration excessive de TVA et de revenus.

C'est le détail le plus important que l'équipe travaillant à la caisse doit connaître.

Enregistrement de fin de journée

Une clôture de journée saine du côté de la pré-comptabilité s'établit ainsi :

1. Le total du rapport Z est enregistré comme le chiffre d'affaires des ventes clôturées par ticket.

2. Les ventes faisant l'objet d'une facture sont déjà enregistrées séparément ; elles ne sont pas ajoutées à nouveau.

3. L'encaissement est ventilé selon le mode de paiement : en espèces dans la caisse, par carte sur le TPE / compte bancaire.

Pour les encaissements par carte, le montant versé sur le compte sera inférieur en raison de la commission ; nous avons abordé ce sujet dans l'article sur le rapprochement des TPE et le suivi des commissions.

Pour la configuration des comptes, vous pouvez consulter l'article sur la gestion des comptes bancaires et de caisse.

Du côté des stocks

Si les ventes passant par la caisse enregistreuse ne sont pas répercutées par article dans la pré-comptabilité, votre rapport de stock ne reflète pas la réalité.

C'est une lacune fréquente dans le commerce de détail : le montant des ventes est connu, mais on ignore quel produit a été vendu en quelle quantité. Par conséquent, on ne voit pas non plus quel produit est rentable.

Nous avons abordé ce sujet dans l'article sur la prévention des erreurs de suivi des stocks.

Foire aux questions

Le TPE de caisse enregistreuse est-il obligatoire ?

L'utilisation d'un appareil d'enregistrement des paiements est essentielle pour les contribuables effectuant de la vente au détail et encaissant par carte. Confirmez la situation auprès de votre expert-comptable pour votre secteur d'activité spécifique.

Un client disposant d'un ticket peut-il demander une facture par la suite ?

La demande peut être faite dans un certain délai. Dans ce cas, le ticket est retourné et la facture est émise ; clarifiez la procédure avec votre expert-comptable.

Dois-je émettre la facture e-archive depuis l'appareil ?

La facture peut également être émise par le logiciel de pré-comptabilité ; seul le ticket informatif est établi sur l'appareil. Quelle que soit la méthode choisie, veillez à éviter les doubles enregistrements.

Je possède un restaurant, ai-je également besoin d'une note de commande électronique (e-adisyon) ?

Il existe une application distincte pour les entreprises de restauration ; consultez l'article sur l'obligation d'e-adisyon.

La distinction entre ticket et facture est une règle simple, mais lorsqu'elle est mal appliquée, elle entraîne directement le paiement de taxes excédentaires. Faire en sorte que l'équipe de caisse le sache est le moyen le plus simple de faire des économies.

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