Gestion des banques et de la caisse : Guide pratique

Le suivi de la caisse et des banques est la partie la plus simple et la plus négligée de la comptabilité générale. C'est simple, car il n'y a qu'une seule règle : chaque mouvement d'argent génère une écriture.

C'est négligé parce que personne n'oublie d'émettre une facture, mais tout le monde oublie de noter les 300 livres sorties de la caisse.

Configurez d'abord correctement vos comptes

Définissez autant de comptes que vous avez réellement de sources d'argent. Quatre types suffisent :

• Caisse : L'argent liquide en votre possession. Si vous avez des succursales, ouvrez une caisse séparée pour chacune.
• Banque : Chaque compte bancaire est distinct. Si vous avez deux comptes dans la même banque, séparez-les également.
• Carte de crédit : Les cartes d'entreprise. La dette naît au moment de la dépense et s'éteint lorsque le relevé est payé.
• Système de paiement : Les fournisseurs de POS virtuel et de paiement en ligne. Si vous faites du e-commerce, ce compte est indispensable.

La première étape de la configuration consiste à saisir les soldes d'aujourd'hui. Si cela n'est pas fait, tous les chiffres suivants seront faussés.

Un virement n'est pas une dépense

C'est l'erreur conceptuelle la plus fréquente. Lorsque vous transférez de l'argent de la caisse vers la banque, l'argent ne quitte pas l'entreprise, il change simplement de place. Si vous enregistrez cela comme une « dépense », vos dépenses paraîtront plus élevées qu'elles ne le sont et vos bénéfices plus faibles.

La distinction est simple : s'il est entre deux de vos comptes, c'est un virement ; s'il va à un tiers ou règle une charge, c'est un paiement.

La même logique s'applique aux revenus : l'argent provenant d'un client est un encaissement, l'argent que vous retirez de la banque vers la caisse est un virement.

D'où vient l'écart de caisse ?

Vous comptez la caisse le soir, et le montant ne correspond pas à celui du système. Les causes sont presque toujours ces quatre-là :

• Petite dépense non enregistrée. Livraison, repas, fournitures de bureau. Isolé, c'est insignifiant, mais le total à la fin du mois est surprenant.
• Dépense personnelle effectuée depuis la caisse. Si vous ne séparez pas la caisse de l'entreprise de votre poche, aucun rapport n'aura de sens.
• Traitement unilatéral du virement. La sortie a été notée en caisse, mais pas l'entrée en banque.
• Encaissement imputé au mauvais compte. L'argent est arrivé à la banque mais a été enregistré en caisse.

Rapprochement bancaire : une fois par mois, dix minutes

À la fin du mois, ouvrez votre relevé bancaire et comparez-le avec les mouvements du système. Vous cherchez les différences entre les deux listes.

En général, ce qui manque, ce sont : les frais bancaires et de virement, les ordres de prélèvement automatique, les commissions de TPE et les montants bloqués. Ceux-ci sont prélevés sur votre compte à votre insu ; tant qu'ils ne sont pas enregistrés, le solde ne correspondra pas.

À quoi cela ressemble-t-il sur Qolay.App ?

Sur l'écran des comptes, la caisse, la banque, la carte de crédit et le système de paiement se trouvent dans des onglets séparés ; vous voyez le solde actuel de chacun en un coup d'œil. Les transferts entre comptes sont effectués depuis un écran dédié, ce qui évite de confondre virement et paiement.

Si vous souhaitez traiter l'enregistrement d'une dépense et son paiement en une seule étape, consultez l'article payer en une seule étape avec l'enregistrement des dépenses ; cela vous évite la double saisie.

Foire aux questions

Dois-je également définir mon compte personnel ?

Ne le définissez pas. Seuls les comptes appartenant à l'entreprise doivent figurer dans sa comptabilité. Si vous avez effectué un paiement au nom de l'entreprise à partir de votre compte personnel, traitez-le comme une écriture séparée.

Quand dois-je enregistrer une dépense par carte de crédit ?

Le jour où vous faites la dépense comme une charge ; et le jour où vous payez le relevé comme le solde de la dette de la carte. Ce sont deux opérations distinctes.

J'ai un compte en devises étrangères, comment le suivre ?

Gardez le compte dans sa propre devise ; traitez l'écart de change comme un poste séparé. Mélanger les mouvements en devises et en livres dans le même compte rend le solde absurde.

Dois-je effectuer un contrôle quotidien ou mensuel ?

Si vous travaillez avec beaucoup d'espèces, clôturez la caisse tous les jours. Pour la banque, un rapprochement par mois suffit.

Lorsque la caisse et la banque sont tenues correctement, tous les autres rapports deviennent également fiables. Si elles sont mal tenues, aucun d'entre eux ne sert à rien.

Ouvrez un compte gratuit sur Qolay.App et configurez vos comptes avec les soldes d'aujourd'hui.