Comment facturer une avance et un acompte ?

Le client a payé pour que vous commenciez le travail. Les marchandises n'ont pas encore été livrées et le service n'a pas encore été rendu.

Que se passe-t-il maintenant ? Cette question reçoit souvent une mauvaise réponse en raison de l'idée reçue selon laquelle "l'argent reçu entraîne l'émission d'une facture".

Un acompte ne génère pas de facture à lui seul

La facture est liée à la livraison des marchandises ou à la prestation de services. Quant à l'acompte, il s'agit d'un paiement anticipé reçu pour une transaction qui n'a pas encore eu lieu ; il n'y a pas de livraison, et par conséquent, il n'y a pas non plus de fait générateur de taxe.

C'est pourquoi, lorsqu'un acompte est reçu, on procède à un enregistrement d'encaissement et non à l'émission d'une facture. L'argent entre en banque ou en caisse, et en contrepartie, vous devenez débiteur envers le client — car vous détenez un argent que vous n'avez pas encore gagné.

Dans le compte client, cela signifie que le client apparaît comme créditeur. Cela peut sembler inhabituel, mais c'est la bonne méthode, et la situation se régularise une fois le travail achevé.

Nous avons abordé en détail les délais d'émission des factures et les seuils de montant dans cet article.

Une fois le travail terminé : la compensation

Lorsque la livraison est effectuée, la facture est émise pour l'ensemble des travaux. Le montant de l'acompte n'est pas déduit de la facture ; celle-ci est établie pour le montant total.

L'acompte perçu au préalable est imputé sur cette facture, et seul le montant restant apparaît comme un débit dans le compte client. En d'autres termes, l'acompte ne réduit pas la facture, il réduit la créance.

L'erreur fréquente : émettre la facture sur le montant déduction faite de l'acompte. Cela sous-évalue la base imposable de la TVA et crée des divergences avec les registres du client.

Ajouter la mention "Acompte de X TL déduit" sur la facture facilitera vos rapprochements. Vous pouvez automatiser ce type de mentions standard grâce aux modèles de description.

Acompte, arrhes, dépôt de garantie

Tous trois ressemblent à de "l'argent perçu d'avance", mais leurs natures juridiques sont différentes.

L'acompte est le paiement anticipé d'une partie du prix ; il est remboursé si le travail n'est pas effectué.

Les arrhes (ou deniers à due proportion) assurent la force contraignante du contrat. Si l'acheteur se rétracte, elles peuvent être conservées ; si le vendeur se rétracte, un remboursement majoré peut être exigé.

Le dépôt de garantie a une finalité de caution et est conservé pour être restitué à la fin des travaux.

Un montant qui reste en votre possession en raison d'une rétractation peut acquérir le caractère de revenu plutôt que de simple préfinancement. Dans ce cas, la configuration des documents change ; consultez votre expert-comptable.

Pour éviter qu'ils ne se perdent dans le suivi

Le plus grand risque avec les acomptes est qu'ils soient oubliés. Si un acompte reçu il y a des mois n'est pas rappelé lors de la livraison du travail, on se retrouve à demander une seconde fois de l'argent au client.

Le moyen d'éviter cela est d'enregistrer l'acompte non pas comme un encaissement libre, mais en lien avec le compte courant du client concerné. Nous avons expliqué cette organisation dans l'article sur le suivi des comptes courants.

C'est également important pour la planification de la trésorerie : l'argent en votre possession n'est pas encore gagné. L'article sur le rapport des encaissements et paiements à venir aborde cette distinction.

Foire aux questions

Que dois-je faire si le client demande une facture pour l'acompte ?

Un reçu de paiement ou un avis de virement bancaire répond à ce besoin. Si la demande de document concerne un processus d'approbation officiel, une facture pro forma convient ; consultez l'article sur la facture pro forma.

Y a-t-il de la TVA sur un acompte ?

La livraison n'ayant pas eu lieu, la TVA n'est pas exigible. La TVA est calculée lors de l'émission de la facture.

Comment fonctionnent les paiements échelonnés sur les projets de longue durée ?

Pour la partie achevée du travail, il est possible d'émettre une facture basée sur l'état d'avancement. Dans ce cas, le paiement n'est plus un acompte, mais le prix du travail réalisé.

Que fait-on si l'acompte est remboursé ?

Puisqu'aucune facture n'a été émise, il n'y a pas besoin de facture d'avoir ; l'écriture de paiement est passée en sens inverse et le solde du compte est soldé.

L'acompte n'est pas une anticipation de la facture, mais un encaissement anticipé de la créance. Une fois cette distinction assimilée, la gestion des documents et des comptes se met en place naturellement.

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