Conversion des commandes de marketplace en factures

Pour un vendeur sur une place de marché qui reçoit 30 commandes par jour, l'émission de factures représente à elle seule une demi-journée de travail. Ouvrir la commande dans le panneau, copier les informations de l'acheteur, trouver le produit, établir la facture, passer à la suivante.

De plus, ce travail recommence chaque jour à zéro et s'avère entièrement mécanique. C'est l'un des processus qui se prête le mieux à l'automatisation.

Connecter la boutique

L'installation se fait en une seule fois. Vous récupérez vos identifiants API depuis le panneau de votre place de marché et les saisissez dans l'écran Places de marché de Qolay.App. Des plateformes telles que Trendyol, Hepsiburada, n11, Pazarama, PTT AVM et Amazon TR sont prises en charge.

Un point à savoir dès le départ : vous pouvez connecter autant de boutiques que vous avez de licences. Si vous avez trois boutiques, il vous faut trois licences de place de marché. Lorsque le quota est atteint, vous ajoutez une licence ou vous supprimez une boutique que vous n'utilisez pas.

Le menu E-Commerce n'apparaît de toute façon que lorsqu'une licence de place de marché active est présente ; si vous ne voyez pas le menu, c'est la première chose à vérifier.

De la commande à la facture

Une fois la connexion établie, les commandes arrivent dans l'écran Commandes. Si vous souhaitez récupérer des commandes historiques, vous pouvez également les importer manuellement en sélectionnant la boutique et une plage de dates — il y a toutefois une limite supérieure pour la période récupérable.

Lorsque vous transformez une commande en facture, trois choses se produisent simultanément : la facture est émise, le solde du compte client est mis à jour et le stock est décrémenté.

"Pourquoi un nouveau compte client s'est-il créé tout seul ?"

C'est la question la plus fréquente et celle qui suscite le plus d'inquiétude. La réponse : c'est le comportement attendu.

Si l'acheteur de la commande provenant de la place de marché ne figure pas dans votre liste de clients, le système crée la fiche à partir des données de la commande. Il en va de même pour le produit. Sinon, vous auriez dû ouvrir manuellement une fiche pour chaque commande, ce qui ferait perdre tout son sens à l'automatisation.

Si vous ne voulez pas que des produits soient créés en double, veillez à ce que le code stock sur la place de marché et le code produit dans Qolay.App soient identiques. La correspondance s'établit via ce champ ; si les codes ne correspondent pas, le même produit sera créé une seconde fois et le stock sera divisé par deux.

Vérifiez avant de transformer en facture

• Les codes produits correspondent-ils ? Essayez quelques commandes une par une avant la première conversion en masse.
• Les taux de TVA sont-ils corrects ? Le taux indiqué sur la fiche produit est reporté sur la facture.
• Y a-t-il des commandes retournées ? Facturer un retour nécessite des corrections ultérieures.
• Votre stock disponible est-il à jour ? Si ce n'est pas le cas, le stock risque de passer en négatif après la conversion.

La commission n'est pas incluse dans la facture

Une erreur fréquente : déduire la commission prélevée par la place de marché de la facture de vente. La facture que vous émettez au client correspond au montant total de la vente ; la commission est quant à elle un document de charge distinct émis à votre encontre par la place de marché.

Confondre les deux fausse à la fois votre chiffre d'affaires et votre TVA. Pour d'autres pièges, consultez l'article sur les erreurs fréquentes en comptabilité e-commerce.

Foire aux questions

Que dois-je vérifier si les commandes n'arrivent pas ?

La validité des informations API, l'activation de la connexion de la boutique et la plage de dates que vous avez sélectionnée lors de l'extraction manuelle. Une restriction du côté de la place de marché peut également en être la cause.

L'acheteur reçoit-il une facture électronique (e-fatura) ou une facture d'archive (e-arşiv) ?

Étant donné que la plupart des acheteurs sur les places de marché sont des consommateurs finaux, il s'agit généralement d'une facture d'archive (e-arşiv). Ce qui est déterminant, c'est le statut assujetti de l'acheteur ; nous avons expliqué cette distinction dans l'article sur les différences entre e-fatura et e-arşiv.

Le stock est-il réécrit sur la place de marché ?

Lorsque la facture est émise, le stock diminue dans Qolay.App. Pour maintenir le stock à jour sur le panneau de la place de marché, veillez également à revoir vos propres processus ; l'article sur la prévention des erreurs de suivi des stocks aborde ce sujet.

Dans la vente sur les places de marché, ce qui fait perdre du temps, ce n'est pas la vente elle-même, mais le travail d'enregistrement qui suit. Si vos codes produits sont corrects, cette tâche s'exécute en grande partie d'elle-même.

Vous pouvez ouvrir un compte gratuit sur Qolay.App et connecter votre boutique.