Prévention des erreurs de suivi des stocks

Le système indique 40 unités, mais il y en a 33 sur l'étagère. Ou l'inverse : le système affiche zéro, mais les cartons sont bien là dans l'entrepôt.

À ce stade, le premier suspect est généralement le logiciel. C'est presque jamais le cas. L'écart provient d'un mouvement qui n'a pas été enregistré ou qui a été enregistré dans le mauvais ordre.

Qu'est-ce qui modifie le stock ?

Une grande partie de la confusion vient du fait de ne pas savoir quel document impacte réellement le stock. Règle fondamentale : c'est le document qui déplace physiquement la marchandise qui modifie le stock.

• Facture d'achat / bon de livraison fournisseur : Le stock augmente.
• Facture de vente / bon de livraison client : Le stock diminue.
• Commande : Ne modifie pas le stock. Une commande est une intention d'achat ou de vente ; la marchandise n'a pas encore bougé.
• Encaissement / paiement : Aucun rapport avec le stock, cela concerne uniquement la trésorerie.

Voici la réponse à la réclamation « J'ai saisi une commande mais le stock n'a pas baissé ». Il est normal qu'il ne baisse pas.

Les cinq sources d'écarts d'inventaire

• Le stock initial n'a pas été saisi. C'est encore la cause la plus fréquente. Le logiciel commence à zéro, et dès la première vente, le stock passe en négatif.
• Le bon de livraison et la facture ont tous deux été comptabilisés. La marchandise n'est sortie qu'une seule fois, mais a été déduite deux fois du stock. Décidez dès le départ quel document impacte le stock.
• Le mauvais entrepôt a été sélectionné. Si vous gérez plusieurs entrepôts, la marchandise a peut-être été déduite d'un autre site. Le total global est correct, mais la répartition est fausse.
• Le même produit a été créé sous deux fiches différentes. Un même produit doté d'un code-barres légèrement différent génère deux stocks distincts.
• Les mouvements non enregistrés. Échantillons offerts, produits cassés, articles pris par le personnel. Ils sont sortis physiquement mais rattachés à aucun document.

Un stock négatif n'est pas une erreur, c'est une alerte

Ne paniquez pas si vous voyez un stock négatif dans le système ; cela vous donne une information claire : une vente a été enregistrée pour ce produit, mais pas son entrée en stock.

C'est presque toujours l'une de ces deux raisons. Soit le stock initial n'a pas été saisi, soit la facture d'achat n'a pas encore été traitée. Au lieu d'ignorer ce solde négatif, trouvez-en la source ; ce même produit générera probablement le même problème chaque mois.

Instaurer la discipline : quatre règles

1. Commencez par un inventaire physique. Lors de la transition vers le logiciel, ne faites pas d'estimations ; comptez l'entrepôt et saisissez les quantités réelles.
2. Unifiez vos fiches produits. Une seule fiche par code-barres ou code article. Empêchez la création d'une seconde fiche pour le même produit.
3. Clarifiez l'ordre des documents. Émettez-vous un bon de livraison suivi d'une facture, ou directement une facture ? Appliquez le même flux au sein de toute l'équipe.
4. Enregistrez également les sorties non facturées. Échantillons, rebuts, casses : tout doit être rattaché à un enregistrement. Une sortie non enregistrée apparaîtra comme une « perte » lors du prochain inventaire.

À quelle fréquence faut-il faire un inventaire ?

Plutôt que de compter tout l'entrepôt une fois par an, il est beaucoup plus efficace de compter chaque mois les 20 ou 30 produits ayant le plus de rotation. Les écarts sont ainsi détectés lorsqu'ils sont minimes, ce qui facilite grandement la recherche de leur cause.

Un écart de 200 unités découvert au bout de six mois ne peut plus être expliqué ; il ne reste qu'à l'accepter.

Foire aux questions

Je vends des services, dois-je tenir un stock ?

Non. Les fiches de services ne génèrent pas de mouvements de stock. C'est pourquoi il est important de définir distinctement les types de fiches pour les produits et les services.

J'ai plusieurs entrepôts, comment les gérer ?

Vous devez définir chaque entrepôt séparément et sélectionner le bon entrepôt à chaque opération. Enregistrez également les transferts inter-entrepôts, sous peine de voir un entrepôt afficher un solde négatif et un autre un excédent.

Je fais du e-commerce, comment synchroniser mon stock avec les marketplaces ?

Le stock diminue lorsque les commandes des marketplaces sont converties en factures. Nous avons abordé ce flux dans notre article sur la conversion des commandes de marketplace en factures ; consultez également notre article sur la comptabilité e-commerce pour éviter les erreurs fréquentes.

Je ne peux pas supprimer un entrepôt, pourquoi ?

Un entrepôt qui comporte des mouvements de stock ne peut pas être supprimé, et ce pour préserver l'intégrité des enregistrements historiques. Si vous ne l'utilisez plus, vous pouvez le désactiver.

La gestion des stocks n'est pas une simple fonctionnalité logicielle, c'est une habitude d'équipe. Lorsque tout le monde établit les mêmes documents dans le même ordre, l'inventaire est toujours correct.

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