Was ist die E-Adisyon-Pflicht?

Die am Tisch hinterlassene Restaurantrechnung (Adisyon) gehört zu den ältesten Gewohnheiten der Gastronomiebranche. Nun wird erwartet, dass diese Rechnung digital erfasst wird.

E-Adisyon bedeutet, dass die dem Kunden präsentierte Rechnung elektronisch erstellt und aufbewahrt wird. Sie wird schrittweise für Cafés, Restaurants, Bäckereien und ähnliche Dienstleistungsbetriebe zur Pflicht.

Warum gilt die Adisyon als offizielles Dokument?

Die Adisyon ist das Zwischenbeleg, das ausgestellt wird, bevor das Kundenkonto geschlossen wird. Sie zeigt, was verzehrt wurde, wie hoch der Betrag ist und zu welchem Tisch sie gehört. Nach der Bezahlung wandelt sich dieser Betrag in eine Rechnung oder einen Kassenzettel um.

Beim Papierbeleg konnte das erste Glied der Kette nicht kontrolliert werden: Wurde der Beleg zerrissen, blieb keine Spur zurück. Beim elektronischen Beleg wird dieser jedoch im Moment seiner Entstehung gespeichert und stimmt mit dem nachträglich ausgestellten Dokument überein.

Daher ist es besser, die E-Adisyon nicht als isolierte Verpflichtung zu betrachten, sondern als Teil einer Kette, die vom Verkauf bis zur Rechnung reicht.

Wer fällt unter den Anwendungsbereich?

Der Anwendungsbereich richtet sich im Wesentlichen nach Betrieben, die Gastronomiedienstleistungen anbieten: Lokale, Restaurants, Cafeterias, Bäckereien, Kaffeehäuser und ähnliche Orte sowie gastronomische Bereiche in Beherbergungsbetrieben.

Der Geltungsbereich und die Fristen werden durch amtliche Mitteilungen festgelegt und im Laufe der Zeit erweitert. Überprüfen Sie mit Ihrem Steuerberater oder anhand der aktuellen Bekanntmachung der GİB, ob Ihr Unternehmen in diesem Jahr in den Anwendungsbereich fällt — betrachten Sie die Informationen in diesem Artikel als allgemeinen Rahmen und bestätigen Sie Daten und Schwellenwerte direkt an der Quelle.

Zu dem Zeitpunkt, an dem Sie in den Anwendungsbereich fallen, vorbereitet zu sein, bedeutet einen weitaus entspannteren Prozess, als sich erst an diesem Tag zu bewerben. In einem Betrieb, in dem noch kein Adisyon-System eingerichtet ist, betrifft die Umstellung nicht nur die Software; der gesamte Serviceablauf verändert sich.

Was ist für den Übergang erforderlich?

Die Reihenfolge sieht in der Regel wie folgt aus:

1. Finanzstempel oder E-Signatur. Um elektronische Dokumente ausstellen zu können, benötigen Unternehmen einen Finanzstempel (Mali Mühür) und Einzelunternehmer eine E-Signatur. Wir haben die Details in unserem Artikel über die Beantragung von Finanzstempel und E-Signatur erläutert.

2. E-Dokumenten-Infrastruktur. Die E-Adisyon wird nicht isoliert eingerichtet; sie arbeitet mit E-Rechnungs- und E-Archiv-Anwendungen zusammen. Den Unterschied haben wir im Artikel Unterschiede zwischen E-Rechnung und E-Archiv-Rechnung behandelt.

3. Methodenauswahl. Das Portal der GİB, ein spezialisierter Integrator oder direkte Integration. Für die große Mehrheit der kleinen und mittleren Unternehmen ist der Weg über einen spezialisierten Integrator am praktischsten. Der Artikel Auswahl des Integrators behandelt diese Entscheidung im Detail.

4. Organisation des Serviceablaufs. Die Schritte wie das Öffnen von Tischen, Hinzufügen von Produkten und Schließen von Konten müssen alle im System erfasst werden. Das bedeutet eine Änderung der Gewohnheiten an der Kasse.

Nach der Adisyon: Rechnung und Vorbuchhaltung

Die E-Adisyon digitalisiert lediglich das Dokument; der eigentliche Gewinn beginnt danach. Wenn der bei Kontoschließung entstehende Verkaufsbeleg korrekt in die Vorbuchhaltung einfließt, greifen Tagesabschlussbericht, MwSt.-Nachverfolgung und Bestandsverbrauch wie von selbst ineinander.

Aufseiten von Qolay.App sieht dieser Ablauf wie folgt aus: Der Verkaufsbeleg wird ausgestellt, die Zahlung wird dem Konto zugebucht, auf dem sie eingegangen ist, und am Tagesende stimmen Kassen- und Bankguthaben mit der Realität überein. Für die Konteneinrichtung können Sie den Artikel Bank- und Kassenverwaltung lesen.

Bei Kartenzahlungen muss auch die Provisionsdifferenz berücksichtigt werden; der Artikel POS-Abstimmung und Provisionsverfolgung befasst sich separat mit diesem Thema.

Häufig gestellte Fragen

Ersetzt die E-Adisyon den Kassenbon?

Nein. Die Adisyon ist ein Zwischenbeleg, der vor der Zahlung ausgestellt wird. Nach Eingang der Zahlung wird weiterhin separat eine Rechnung oder ein Einzelhandelsverkaufsbeleg ausgestellt.

Ist sie auch für ein kleines Café erforderlich?

Der Geltungsbereich variiert je nach Art des Betriebs und den in der Mitteilung festgelegten Kriterien. Heute nicht in den Anwendungsbereich zu fallen bedeutet nicht, dass Sie auch in Zukunft davon ausgenommen bleiben.

Was passiert bei einem Internetausfall?

Fragen Sie bei Ausfallszenarien unbedingt nach dem Offline-Betrieb und dem nachträglichen Übertragungsverhalten der von Ihnen genutzten Lösung. Bei hohem Serviceaufkommen ist dieses Detail am kritischsten.

Wie lange muss ich die Dokumente aufbewahren?

Die Aufbewahrungspflicht für elektronische Dokumente funktioniert nach demselben Prinzip wie bei Papierdokumenten. In unserem Artikel zur Aufbewahrungspflicht von E-Dokumenten haben wir die Fristen und Verantwortlichkeiten erläutert.

Betrachtet man die E-Adisyon isoliert, ist sie eine Verpflichtung; aus Unternehmersicht bedeutet sie jedoch, dass am Ende des Tages die Kasse stimmt.

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