Schritt für Schritt: Wie erstellt man eine elektronische Rechnung? (GİB-Portal und Integrator)

Sie sind nun zur Ausstellung elektronischer Rechnungen verpflichtet und müssen Ihre erste Rechnung ausstellen. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten: das Portal der GİB oder einen privaten Integrator.

Beide erzeugen dasselbe Dokument, beide sind rechtsgültig. Der Unterschied zeigt sich erst, wenn Sie dies täglich mehrmals tun müssen.

Was Sie vor dem Ausstellen einer Rechnung vorbereiten müssen

Egal, für welche Methode Sie sich entscheiden – ohne Folgendes kommen Sie nicht weiter:

• Finanzsiegel. Für Unternehmen obligatorisch; bei Einzelunternehmen kann auch eine elektronische Signatur verwendet werden. Der Antrags- und Ausstellungsvorgang kann einige Tage dauern – warten Sie damit nicht bis zum letzten Tag.
• Abgeschlossener Antrag auf elektronische Rechnungsstellung. Wenn Ihre Steuerregistrierung nicht aktiv ist, können Sie keine Rechnungen versenden.
• Korrekte Unternehmensdaten. Firmenname, Steuernummer, Finanzamt, Adresse. Schon ein einziger Tippfehler führt zur Ablehnung des Dokuments.
• Die Steuernummer des Empfängers. Anhand dieser wird bestimmt, ob es sich um eine E-Rechnung oder ein E-Archiv handelt. Die Unterscheidung zwischen E-Rechnung und E-Archiv haben wir in unserem Artikel erläutert.

Methode 1: GİB-Portal

Das kostenlose Portal der GİB ist eine einfache Benutzeroberfläche, die für Steuerzahler mit geringem Rechnungsaufkommen konzipiert ist. Die Schritte lauten wie folgt:

1. Melden Sie sich mit Ihrem digitalen Siegel oder Ihrer elektronischen Signatur beim Portal an.
2. Öffnen Sie den Bildschirm zur Rechnungserstellung und wählen Sie den Dokumenttyp aus.
3. Geben Sie die Steuernummer des Empfängers ein und rufen Sie dessen Daten aus dem System ab.
4. Fügen Sie die Positionen einzeln hinzu: Produktname, Menge, Stückpreis, Mehrwertsteuersatz.
5. Überprüfen Sie die Beträge, unterschreiben Sie das Dokument und versenden Sie es.

Dass es kostenlos ist, ist der größte Vorteil. Die Schwäche zeigt sich im täglichen Gebrauch: Produkt- und Kundendaten müssen jedes Mal manuell eingegeben werden, es gibt keine Anbindung an Ihre Buchhaltung, und Kontostand sowie Lagerbestand werden nicht automatisch aktualisiert. Wenn Sie nur ein paar Rechnungen im Monat ausstellen, ist das kein Problem. Wenn Sie jedoch täglich mehrere Rechnungen ausstellen, wird diese Arbeit schnell mühsam.

Methode 2: Über einen speziellen Integrator

Ein Integrator ist ein autorisierter Dienstleister, der das Dokument in Ihrem Namen an die GİB übermittelt. Ihr Buchhaltungsprogramm wird mit dem Integrator verbunden, und die Rechnungsstellung erfolgt weiterhin innerhalb des Programms.

Über Qolay.App läuft der Ablauf wie folgt:

1. Einmalige Einrichtung. Nehmen Sie im Einstellungsbereich die Verbindung zum Integrator sowie die Definition der Rechnungsserien vor.
2. Verkauf → Rechnungen → Neue Rechnung.
3. Wählen Sie den Kunden aus. Bei einem gespeicherten Kunden werden die Daten automatisch angezeigt; bei einem neuen Kunden können Sie direkt im Rechnungsbildschirm eine Kundenkarte anlegen. Hier wird auch die Belegart festgelegt.
4. Fügen Sie die Positionen hinzu. Wenn Sie die Produktkarte auswählen, werden Preis und Mehrwertsteuersatz automatisch übernommen; Sie müssen lediglich die Menge eingeben.
5. Speichern und versenden. Der Beleg wird an den Integrator und von dort an die Steuerbehörde (GİB) weitergeleitet. Den Status können Sie in derselben Liste verfolgen.

Der eigentliche Vorteil liegt nicht in der Geschwindigkeit der Rechnungserstellung, sondern in den Hintergrundprozessen: Mit demselben Vorgang wird der Kontostand aktualisiert, der Lagerbestand verringert und die Daten in den Umsatzsteuerbericht übernommen. Bei der Portal-Methode müssen Sie all dies separat erledigen.

Was passt besser zu Ihnen?

Ein grober Richtwert: Wenn Sie weniger als 10 Rechnungen pro Monat ausstellen, ist das Portal ausreichend. Bei mehr Rechnungen fallen die Kosten für den Integrator im Vergleich zur eingesparten Zeit kaum ins Gewicht.

Die häufigsten Probleme bei der ersten Rechnung

• Dokument abgelehnt. Meistens liegt ein Fehler in den Empfängerangaben vor – die Steuernummer oder die Firmenbezeichnung stimmen nicht überein.
• Keine Seriennummer definiert. Wird dies bei der Einrichtung übersehen, kann keine Rechnungsnummer generiert werden. Die Definition erfolgt im Einstellungsbereich.
• Die Gültigkeitsdauer des elektronischen Signaturzertifikats ist abgelaufen. Das Zertifikat hat eine begrenzte Gültigkeitsdauer, die stillschweigend endet; der Versand wird an diesem Tag eingestellt.
• Falscher Mehrwertsteuersatz. Wenn der Satz in der Produktkarte falsch ist, wird er auf jede Rechnung übertragen. Es ist kostengünstiger, die Karten von Anfang an korrekt einzurichten, als sie später zu korrigieren.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Rechnungen vor Ort ausstellen?

Ja, über die Integrator-Methode. Details finden Sie im Artikel „E-Rechnungen auf dem Handy erstellen“.

Kann ich eine falsch ausgestellte Rechnung löschen?

Eine E-Rechnung, die den Empfänger bereits erreicht hat, kann nicht einseitig gelöscht werden. Die Korrektur erfolgt je nach Fall durch eine Ablehnungs- oder Rückerstattungsrechnung.

Muss ich dem Kunden einen Ausdruck der Rechnung aushändigen?

Bei der E-Rechnung ist dies nicht erforderlich; das Dokument landet im Postfach des Empfängers, der Ausdruck dient lediglich zu Informationszwecken. Wenn Sie das Erscheinungsbild des Ausdrucks an Ihre Marke anpassen möchten, lesen Sie unseren Artikel zur Druckvorlage.

Kann ich den Integrator nachträglich wechseln?

Ja, ein Wechsel ist möglich. Klären Sie die Frage des Zugriffs auf Ihre bisherigen Belege bereits in der Vertragsphase.

Das Ausstellen von e-Rechnungen ist technisch nicht schwierig; schwierig ist es, dies jeden Tag konsequent durchzuführen. Wählen Sie die Methode genau danach aus.

Eröffnen Sie ein kostenloses Konto bei Qolay.App, richten Sie Ihre Integrator-Verbindung ein und stellen Sie Ihre erste Rechnung aus.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information. Wenden Sie sich bezüglich Ihrer steuerlichen Verpflichtungen und der Anforderungen an die Belegführung an Ihren Steuerberater.