Antrag auf Finanzsiegel und E-Signatur

Die meisten Pläne für die Umstellung auf die E-Rechnung haken an derselben Stelle: Das Finanzsiegel (mali mühür) ist noch nicht da.

Dabei ist dies der allererste und einfachste Schritt des Prozesses. Er läuft ganz nach seinem eigenen Zeitplan ab und lässt sich nicht beschleunigen.

Finanzsiegel oder elektronische Signatur?

Der Unterschied ist einfach: Das Finanzsiegel gehört juristischen Personen, die elektronische Signatur natürlichen Personen.

Wenn Sie eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH/Limited) oder eine Aktiengesellschaft sind, beantragen Sie ein Finanzsiegel. Das Siegel gehört dem Unternehmen selbst, nicht einer einzelnen Person; selbst wenn sich die Geschäftsführung ändert, verbleibt das Siegel im Unternehmen.

Wenn Sie ein Einzelunternehmen sind, können Sie ein qualifiziertes elektronisches Zertifikat (E-Signatur) verwenden. Dies ist ein auf Ihren Namen ausgestelltes Zertifikat, das neben E-Dokumenten auch für viele andere offizielle Transaktionen genutzt wird.

Auch für Freiberufler reicht die E-Signatur aus; wir haben dieses Thema im Beitrag über E-Freiberuflerbelege behandelt.

Wie läuft die Antragsstellung ab?

Der Antrag auf das Finanzsiegel wird über das Öffentliche Zertifizierungszentrum gestellt. Die Schritte im Einzelnen:

1. Das Antragsformular wird online ausgefüllt; die Unternehmensdaten müssen mit der Steueridentifikationsnummer übereinstimmen.

2. Das Formular wird von der berechtigten Person unterzeichnet und bei Bedarf mit handschriftlicher Unterschrift eingereicht.

3. Die Zahlung wird getätigt.

4. Das Siegel wird zusammen mit der Smartcard und dem Kartenleser per Kurier an die Adresse geliefert.

Die Lieferzeit beträgt in der Regel einige Wochen. Erst einen Monat vor dem Fristtermin zu beantragen, ist ein riskanter Plan.

Nachdem die Karte angekommen ist

Die meisten Personen, die ihre Karte erhalten haben, stolpern hier zum zweiten Mal. Was zu tun ist:

Treiberinstallation. Der Kartenleser und die Smartcard-Software müssen auf dem Computer installiert werden.

PIN-Erstellung. Die Karte wird bei der ersten Verwendung aktiviert und eine PIN festgelegt. Bewahren Sie diese PIN an einem sicheren Ort auf.

Sperrung. Wenn nacheinander eine falsche PIN eingegeben wird, sperrt sich die Karte. In diesem Fall wird sie mit dem PUK-Code entsperrt; sollte auch der PUK verloren gegangen sein, muss die Karte erneuert werden und der Prozess beginnt von vorn.

Wenn Sie einen Spezialintegrator nutzen, wird das Siegel meist im System des Anbieters hinterlegt und Sie müssen die Karte im täglichen Gebrauch nicht einstecken. Dies ist der beliebteste Weg. Wir haben die Methoden im Artikel zur Auswahl des Integrators verglichen.

Verlängerung: Tragen Sie es in den Kalender ein

Finanzsiegel und E-Signatur-Zertifikate haben eine Gültigkeitsdauer. Ist diese abgelaufen, können Sie keine Dokumente mehr ausstellen — und das merkt man meistens ausgerechnet an den geschäftigsten Tagen.

Tragen Sie das Ablaufdatum am besten jetzt schon in Ihren Kalender ein und stellen Sie eine Erinnerung mindestens zwei Monate vor Ablauf ein. Auch die Verlängerung erfordert eine Lieferzeit.

Bei Namensänderungen, Adressänderungen oder Fusionen muss das Siegel möglicherweise erneuert werden; überprüfen Sie Ihren Siegelstatus, wenn Sie solche Änderungen vornehmen.

Häufig gestellte Fragen

Ich habe mehrere Unternehmen, reicht ein einziges Siegel?

Nein, für jede juristische Person ist ein eigenes Finanzsiegel erforderlich. Wir haben die Verwaltung mehrerer Firmen über ein einziges Dashboard in diesem Artikel erläutert.

Brauche ich für meine Filialen separate Siegel?

Da Filialen keine eigenen juristischen Personen sind, kann das Hauptsiegel verwendet werden. Je nach Bedarf ist es auch möglich, zusätzliche Zertifikate anzufordern.

Kann ich mit meiner E-Signatur anstelle des Finanzsiegels Dokumente ausstellen?

Bei juristischen Personen nein. Firmendokumente werden mit dem Siegel des Unternehmens signiert.

Was muss ich tun, wenn die Karte verloren geht?

Das Zertifikat muss widerrufen und ein neues beantragt werden. Melden Sie den Verlust ohne Zeitverlust.

Das Finanzsiegel ist der einfachste, aber am häufigsten verzögerte Schritt des E-Dokumentenprozesses. Frühzeitig zu beantragen ist der einzige Schritt, der Ihren Umstellungszeitplan entspannt.

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