Bank- und Kassenmanagement: Ein praktischer Leitfaden

Die Kassen- und Bankverfolgung ist der einfachste und am häufigsten vernachlässigte Teil der Vorbuchhaltung. Einfach, weil es nur eine Regel gibt: Jedes Mal, wenn sich Geld bewegt, wird ein Eintrag erstellt.

Sie wird vernachlässigt, weil niemand vergisst, eine Rechnung auszustellen, aber jeder vergisst, die 300 Euro einzutragen, die aus der Kasse ausgezahlt wurden.

Richten Sie die Konten zuerst richtig ein

Definieren Sie so viele Konten, wie Sie tatsächlich Geldquellen haben. Vier Typen genügen:

• Kasse: Bargeld zur Hand. Wenn Sie Filialen haben, eröffnen Sie für jede Filiale eine separate Kasse.
• Bank: Jedes Bankkonto ist separat. Wenn Sie zwei Konten bei derselben Bank haben, sind beide separat.
• Kreditkarte: Firmenkarten. Eine Verbindlichkeit entsteht im Moment der Ausgabe und wird beglichen, wenn der Kontoauszug bezahlt wird.
• Zahlungssystem: Virtuelle POS und Online-Zahlungsdienstleister. Wenn Sie E-Commerce betreiben, ist dieses Konto ein Muss.

Der erste Schritt der Einrichtung besteht darin, die heutigen Salden einzugeben. Wenn dies nicht geschieht, verschiebt sich jede folgende Zahl.

Ein Transfer ist keine Ausgabe

Dies ist der häufigste konzeptionelle Fehler. Wenn Sie Geld von der Kasse auf die Bank einzahlen, verlässt das Geld das Unternehmen nicht, sondern wechselt nur den Platz. Wenn Sie dies als „Ausgabe“ verbuchen, erscheinen Ihre Ausgaben höher und Ihr Gewinn niedriger als er ist.

Die Unterscheidung ist einfach: Zwischen Ihren beiden Konten handelt es sich um einen Transfer, geht es an ein Debitoren-/Kreditorenkonto oder eine Ausgabe, handelt es sich um eine Zahlung.

Dieselbe Logik gilt für Einnahmen: Das Geld, das von einem Kunden kommt, ist ein Zahlungseingang, das Geld, das Sie von der Bank in die Kasse abheben, ist ein Transfer.

Woher kommt eine Kassen Differenz?

Sie zählen am Abend die Kasse, und sie stimmt nicht mit dem Betrag im System überein. Die Gründe sind fast immer diese vier:

• Nicht erfasste kleine Ausgaben. Versand, Essen, Schreibwaren. Für sich genommen unwichtig, aber die Summe am Monatsende ist überraschend.
• Persönliche Ausgaben aus der Kasse getätigt. Wenn Sie die Firmenkasse nicht von der privaten Tasche trennen, hat kein Bericht eine Bedeutung.
• Einseitige Erfassung des Transfers. Der Ausgang aus der Kasse wurde erfasst, der Eingang bei der Bank jedoch nicht.
• Falsche Zuordnung des Zahlungseingangs. Das Geld kam bei der Bank an, wurde aber in der Kasse verbucht.

Bankabstimmung: einmal im Monat, zehn Minuten

Öffnen Sie am Monatsende Ihren Bankkontoauszug undgleichen Sie ihn mit den Bewegungen im System ab. Wonach Sie suchen, sind die Differenzen zwischen den beiden Listen.

Die Dinge, die normalerweise fehlen, sind: Bank- und Überweisungsgebühren, Daueraufträge, POS-Provisionen und gesperrte Beträge. Diese werden Ihrem Konto ohne Ihr Wissen belastet; solange sie nicht erfasst werden, stimmt der Saldo nicht.

Wie sieht das in Qolay.App aus?

Auf dem Kontenbildschirm befinden sich Kasse, Bank, Kreditkarte und Zahlungssystem in separaten Tabs; Sie sehen den aktuellen Saldo jedes einzelnen auf einen Blick. Transfers zwischen Konten werden über einen separaten Bildschirm getätigt, sodass Transfers und Zahlungen nicht verwechselt werden.

Wenn Sie Spesenabrechnung und Zahlung in einem Schritt abwickeln möchten, lesen Sie den Artikel Zahlung in einem Schritt mit Spesenabrechnung; das nimmt Ihnen die Last der doppelten Buchführung ab.

Häufig gestellte Fragen

Soll ich auch mein privates Konto definieren?

Definieren Sie es nicht. In die Firmenbücher sollten nur Konten aufgenommen werden, die dem Unternehmen gehören. Wenn Sie eine Zahlung im Namen des Unternehmens von einem Privatkonto aus getätigt haben, behandeln Sie dies als separaten Eintrag.

Wann sollte ich die Kreditkartenausgabe erfassen?

Am Tag der Ausgabe als Aufwand; und an dem Tag, an dem Sie den Kontoauszug bezahlen, als Begleichung der Kartenschuld. Beides sind separate Vorgänge.

Ich habe ein Fremdwährungskonto, wie verfolge ich es?

Führen Sie das Konto in seiner eigenen Währung; behandeln Sie die Kursdifferenz als separaten Posten. Das Mischen von Fremdwährungs- und TL-Bewegungen auf demselben Konto macht den Saldo bedeutungslos.

Soll ich täglich oder monatlich prüfen?

Wenn Sie bargeldintensiv arbeiten, schließen Sie die Kasse jeden Tag ab. Für die Bank reicht eine monatliche Abstimmung.

Wenn Kasse und Bank korrekt geführt werden, werden auch alle anderen Berichte zuverlässig. Wenn sie falsch geführt werden, ist keiner von ihnen nützlich.

Sie können ein kostenloses Konto bei Qolay.App eröffnen und Ihre Konten mit den heutigen Salden definieren.