Pflichten und Fristen zur Aufbewahrung von E-Belegen

Bei den meisten Unternehmen, die zur E-Rechnung gewechselt sind, herrscht eine gemeinsame Erleichterung: „Wir führen keine Ordner mehr, alles ist im System.“

Das stimmt teilweise. Aber die Aufbewahrungspflicht ist nicht weggefallen – sie hat sich nur verändert. Und die Verantwortung liegt nach wie vor bei Ihnen.

Wie viele Jahre müssen sie aufbewahrt werden?

Steuerrechtlich müssen Bücher und Belege fünf Jahre lang aufbewahrt werden, beginnend mit dem Kalenderjahr, das auf das Jahr folgt, auf das sie sich beziehen.

Dies ist jedoch nicht die einzige Frist. Das Handelsgesetzbuch sieht für Handelsbücher und -belege eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren vor. Auch wenn fünf Jahre für steuerliche Zwecke ausreichend erscheinen mögen, gilt bei handelsrechtlichen Streitigkeiten die Zehnjahresfrist als Grundlage.

Der praktische Ansatz: Richten Sie sich nach der längeren Frist. Die Speicherkosten fallen im Vergleich zu den Kosten, die entstehen, wenn ein Dokument nach zehn Jahren nicht gefunden werden kann, kaum ins Gewicht.

Warum es nicht ausreicht, PDFs zu speichern

Das Original einer E-Rechnung ist keine PDF-, sondern eine XML-Datei. Eine PDF ist lediglich die für Menschen lesbare Ansicht dieses Dokuments.

Das Finanzsiegel bzw. die elektronische Signatur, die die rechtliche Gültigkeit des Dokuments gewährleisten, befinden sich in der XML-Datei. Auf dem PDF-Ausdruck ist diese Signatur nicht vorhanden; daher ersetzt das PDF allein nicht das Originaldokument.

Bei einer Prüfung kann die XML angefordert werden. Zu sagen „Ich habe die PDFs davon“ ist vergleichbar mit der Aussage „Ich habe eine Fotokopie“ zu Zeiten der Papierbelege.

Laden Sie deshalb die XML-Dateien sowohl der von Ihnen gesendeten als auch der empfangenen Dokumente herunter und bewahren Sie diese auf.

Was passiert bei einem Wechsel des Integrators?

Dies ist ein Risiko, das oft zu spät erkannt wird. Wenn Sie Ihren Sonderintegrator wechseln, kann der Zugriff auf Ihre vergangenen Dokumente unterbrochen werden. Der alte Anbieter ist nach Ablauf des Vertrags nicht verpflichtet, unbegrenzten Zugriff zu gewähren.

Die Aufbewahrungspflicht verbleibt jedoch beim Steuerpflichtigen. Das bedeutet, dass die Unzugänglichkeit der Dokumente nicht als Entschuldigung gilt.

Daher ist es zwingend erforderlich, vor dem Wechsel des Integrators ein XML-Archiv aller Dokumente herunterzuladen. Wir haben dieses Thema separat in unserem Artikel zur Auswahl des Integrators behandelt.

Zudem verfügt die Finanzverwaltung über einen eigenen Genehmigungsmechanismus für Organisationen, die Aufbewahrungsdienste anbieten; Sie können erfragen, ob Ihr Anbieter diesen Anforderungen entspricht.

Nicht nur E-Belege

Die Aufbewahrungspflicht beschränkt sich nicht nur auf Rechnungen. Verträge, Bankbelege, Spesenbelege, Zolldokumente, Abstimmungskorrespondenz – all dies kann bei einer Streitigkeit oder Prüfung angefordert werden.

Diese zusammen mit dem entsprechenden Datensatz aufzubewahren, ist weitaus funktionaler als das klassische Ordnerprinzip. Wenn Sie beim Öffnen einer Rechnung auch gleich den dazugehörigen Vertrag und Beleg sehen können, sinkt die Suchzeit auf Null.

Das Dateimanagement bei Qolay.App funktioniert nach diesem Prinzip; die Details haben wir im Artikel Dateimanagement und E-Beleg-Sicherung beschrieben.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich die Dokumente auf meinem eigenen Computer speichern?

Für die elektronische Aufbewahrung gelten bestimmte technische Anforderungen. Wenn sich nur eine einzige Kopie auf einem Computer befindet, bedeutet dies, dass bei einem Festplattenausfall alles verloren geht; bewahren Sie Kopien daher an mindestens zwei verschiedenen Orten auf.

Muss ich auch die Rechnungen aufbewahren, die ich erhalte?

Ja. Diese Dokumente bilden die Grundlage für Ihre Ausgaben- und Vorsteuerabzugsrechte. Archivieren Sie auch die XML-Dateien der eingehenden E-Rechnungen.

Kann ich meine Papierrechnungen vernichten?

Vernichten Sie diese nicht, bevor die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Die Tatsache, dass Sie auf E-Belege umgestiegen sind, erstreckt sich nicht rückwirkend auf Papierdokumente aus vergangenen Perioden.

Was passiert mit den Dokumenten, wenn ich das Unternehmen schließe?

Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit der Schließung. Die Dokumente müssen auch nach der Liquidation für die entsprechenden Zeiträume aufbewahrt werden.

E-Belege schaffen das Archiv nicht ab; sie machen es mobil. Zu wissen, wer die Verantwortung trägt, sorgt dafür, dass Sie sich auch in fünf Jahren noch entspannt zurücklehnen können.

Eröffnen Sie ein kostenloses Konto bei Qolay.App und bewahren Sie Ihre Dokumente zusammen mit ihren Datensätzen auf.