Was sind die Unterschiede zwischen E-Rechnung und E-Archiv-Rechnung?

Beide Dokumente sind elektronisch. Beide sind Rechnungen. Beide enthalten dieselben Informationen: Empfänger, Betrag, MwSt., Positionen. Warum gibt es sie also beide?

Weil der Unterschied nicht im Dokument selbst liegt, sondern darin, wie es übermittelt wird. Und Sie wählen nicht aus, welche Sie ausstellen — das bestimmt der Empfänger.

Der Unterschied in einem Satz

Die e-Fatura (E-Rechnung) läuft zwischen zwei Parteien, die E-Rechnungspflichtige sind, über das geschlossene System der türkischen Finanzverwaltung (GİB). Sie landet im Postfach des Empfängers; E-Mail oder Papier spielen dabei keine Rolle.

Die e-Arşiv fatura (E-Archiv-Rechnung) hingegen wird an alle außerhalb dieses Systems ausgestellt: Endverbraucher, Unternehmen ohne E-Rechnungspflicht. Das Dokument wird elektronisch erstellt und an die GİB gemeldet, erreicht den Empfänger jedoch per E-Mail, SMS oder als Papierausdruck.

Man kann sich das wie den Unterschied zwischen einem geschlossenen Kurierdienst und der normalen Post vorstellen. Der Brief im Inneren ist derselbe; der Transportweg ist ein anderer.

Die entscheidende Frage: Ist der Empfänger e-Fatura-Pflichtiger?

Das ist die einzige Frage, die Sie vor der Ausstellung beantworten müssen. Nicht Ihre eigene Steuerpflicht ist ausschlaggebend, sondern die der Gegenpartei.

• Ist der Empfänger e-Fatura-Pflichtiger → e-Fatura. Es gibt keine andere Option. An diese Seite kann keine E-Archiv- oder Papierrechnung ausgestellt werden.
• Ist der Empfänger kein e-Fatura-Pflichtiger → e-Arşiv fatura. Ob Einzelperson oder ein Unternehmen ohne entsprechende Pflicht, das Dokument wird als E-Archiv-Rechnung ausgestellt.

In der Praxis sieht das so aus: Wenn Sie Großhändler sind und an Ihren Händler verkaufen, ist es wahrscheinlich eine e-Fatura. Haben Sie am selben Tag über Ihre Website an einen Verbraucher verkauft, ist es eine e-Arşiv fatura. Sie stellen beide am selben Tag über dasselbe Programm aus.

Woher weiß ich, ob der Empfänger steuerpflichtig ist?

Den Kunden zu fragen ist die unsicherste Methode; oft ist er sich selbst nicht sicher. Sie können dies über die e-Fatura-Pflichtigenliste der GİB anhand der Steuernummer abfragen.

In der Praxis führen Sie diese Prüfung nicht manuell durch. Vorbuchhaltungsprogramme überprüfen die Steuernummer in der Kundenakte und bestimmen den Rechnungstyp selbst. Genau so funktioniert der Ablauf bei Qolay.App: Sobald Sie den Kunden auswählen, wird der Dokumententyp automatisch übernommen, wodurch die Möglichkeit eines falschen Typs ausgeschlossen wird.

Ein Hinweis: Die Steuerpflichtigenliste ändert sich. Ein Kunde, der heute nicht pflichtig ist, kann in sechs Monaten auf der Liste stehen. Es ist ratsam, die Kundenakten ab und zu zu aktualisieren.

Vergleichstabelle

Stornierung und Einspruch funktionieren nicht auf dieselbe Weise

Hier tut der Unterschied am meisten weh und wird in den meisten Vergleichen ausgelassen.

Eine e-Fatura kann nach dem Erhalt durch die Gegenpartei nicht einseitig storniert werden. Im Handelsszenario kann der Empfänger das Dokument ablehnen; im Basisszenario erfolgt eine Korrektur meist über eine Gutschrift. Es gibt also kein „Ich habe sie falsch ausgestellt, ich lösche sie einfach“.

Bei einer e-Arşiv fatura kann die Stornierung vor Ablauf der Meldefrist erfolgen. Ist die Frist abgelaufen, wird ebenfalls der Weg der Korrektur gewählt.

Fazit: Die Prüfung von Betrag und Kundenkonto vor Rechnungsstellung ist weitaus günstiger als der Versuch einer Korrektur danach.

Die drei häufigsten Fehler

• Zwei Kundenakten für denselben Kunden anlegen. Eine mit der aktuellen Steuernummer, die andere mit dem alten Datensatz. Die Rechnung wird aus der falschen Akte ausgestellt, und auch der Typ wird falsch übermittelt. Die Zusammenlegung anhand der Steuernummer verhindert dies.
• Die Änderung der Steuerpflicht nicht verfolgen. Wenn man einem Kunden, der inzwischen auf der Liste steht, weiterhin eine e-Arşiv fatura ausstellt, führt dies zu Unstimmigkeiten.
• Einen e-Fatura-Ausdruck für eine „Rechnung“ halten. Der Papierausdruck einer e-Fatura dient nur zu Informationszwecken; das eigentliche Dokument ist das elektronische.

Beide an einem Ort ausstellen

Es macht im Arbeitsalltag keinen Sinn, e-Fatura und e-Arşiv in getrennten Programmen zu verwalten. Bei Qolay.App gibt es einen einzigen Rechnungsbildschirm; sobald Sie den Kunden auswählen, wird der Dokumententyp festgelegt, der Versand erfolgt über den Integrator, und eingehende E-Rechnungen werden ebenfalls am selben Ort aufgelistet.

Wenn Sie den Rechnungsausstellungsprozess Schritt für Schritt sehen möchten, lesen Sie unseren Beitrag zur Ausstellung einer E-Rechnung. Wenn Sie unter jedem Dokument feste Notizen wie IBAN oder Kontostand hinzufügen möchten, sind die e-Dokument-Beschreibungsvorlagen genau das Richtige für Sie.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich eine e-Arşiv fatura in Papierform übergeben?

Ja. Der Ausdruck einer e-Arşiv fatura kann dem Empfänger übergeben werden. Bei der e-Fatura gilt das nicht.

Ich bin kein e-Fatura-Pflichtiger, muss ich eine e-Arşiv fatura ausstellen?

Wenn Sie keine Steuerpflicht haben, können Sie Papierrechnungen ausstellen. Allerdings hängen die Situationen, die unter das E-Archiv fallen, von Umsatz und Branche ab; lassen Sie Ihre eigene Verpflichtung von Ihrem Steuerberater bestätigen.

Werden für beide separate Nummernkreise verwendet?

Meistens ja, es wird ein separater Kreis definiert. Die Nummernkreise im Programm von Anfang an korrekt einzurichten ist besser, als sich später mit Nummernchaos herumzuschlagen.

Gehört der e-Lieferschein (e-İrsaliye) auch dazu?

Nein, der e-Lieferschein dokumentiert den Warentransport; er ersetzt keine Rechnung. Einzelheiten dazu finden Sie in unserem Artikel zum e-Lieferschein.

Kurz gesagt: Sie wählen das Dokument nicht aus, der Empfänger bestimmt es. Wenn Ihre Kundenakten korrekt gepflegt sind, wählt das Programm auch den richtigen Typ und Sie müssen nicht mehr darüber nachdenken.

Eröffnen Sie ein kostenloses Konto bei Qolay.App und verwalten Sie Ihre e-Fatura- und e-Arşiv-Prozesse über einen einzigen Bildschirm.

Dieser Beitrag dient zu allgemeinen Informationszwecken. Bitte konsultieren Sie Ihren Steuerberater bezüglich Ihres Steuerstatus und Ihrer Dokumentenpflichten.