E-Rechnung Integrator Auswahl

Die zweite wichtige Entscheidung beim Übergang zur E-Rechnung folgt direkt nach dem Finanzstempel: Über welche Plattform wollen Sie Ihre Rechnungen ausstellen?

Es gibt drei Wege, und der Unterschied liegt nicht nur im Preis.

1. GİB-Portal

Die eigene Benutzeroberfläche der türkischen Finanzverwaltung (GİB). Kostenlos und direkt von der Quelle.

Es hat jedoch Grenzen: Jede Rechnung wird manuell eingegeben, Position für Position. Produkt- und Kundendaten werden nicht im System gespeichert, es gibt keine Verbindung zu Ihrer Vorbuchhaltung. Zudem kann die Nutzung des Portals bei Überschreitung einer bestimmten Rechnungsanzahl eingeschränkt werden.

Sinnvoll für Kleinstunternehmen, die nur wenige Rechnungen im Monat ausstellen. Übersteigt Ihr Rechnungsaufkommen wenige Male pro Woche, wird die manuelle Eingabe schnell mühsam.

2. Privater Integrator

Der Versand und Empfang von Belegen über einen von der GİB autorisierten Dienstleister. Die große Mehrheit der kleinen und mittleren Unternehmen nutzt diesen Weg.

Der Vorteil: Die technische Seite bleibt Ihnen völlig erspart. Der Stempel ist im System des Anbieters hinterlegt, der Versand und Empfang laufen im Hintergrund ab, und die Archivierung ist im Service inbegriffen.

Der eigentliche Gewinn ist jedoch die Anbindung an Ihre Vorbuchhaltung: Die Rechnung wird direkt aus dem Verkaufssatensatz erstellt. Kontostand, Lagerbestand und MwSt. werden gleichzeitig aktualisiert. Sie müssen dieselben Daten nicht an zwei verschiedenen Orten eingeben.

Die Abrechnung erfolgt in der Regel über Kontingente: Sie erwerben eine bestimmte Anzahl an Belegrechten pro Jahr.

3. Direkte Integration

Die direkte Verbindung Ihres eigenen Systems mit der GİB. Dies erfordert ein technisches Team, kontinuierliche Wartung und ein bestimmtes Belegvolumen.

Ausser für Grossstrukturen, die täglich Tausende Belege generieren, keine sinnvolle Option. Bei Gesetzesänderungen müssen Sie die Anpassungen ebenfalls selbst vornehmen.

Fragen bei der Auswahl eines Integrators

Was passiert, wenn das Kontingent aufgebraucht ist? Können Sie keine Rechnungen mehr ausstellen oder wird ein Zusatzpaket freigeschaltet? In der Hauptsaison ist diese Frage kritisch.

Zählen empfangene Rechnungen zum Kontingent? Bei manchen Paketen werden nur gesendete, bei anderen auch empfangene Belege mitgezählt.

Wie greife ich auf das Archiv zu? Können Sie XML-Dateien gebündelt herunterladen? Das ist die wichtigste Frage, wenn Sie einen Wechsel in Betracht ziehen. Dieses Risiko haben wir im Artikel zur Aufbewahrung von E-Belegen erläutert.

Welche Belegtypen werden unterstützt? Heute stellen Sie vielleicht nur E-Rechnungen aus – können Sie aber mit demselben Anbieter fortfahren, wenn der Bedarf an E-Lieferscheinen, E-SMM (freiberuflichen Belegen) oder E-Ankaufsbelegen entsteht?

Wie kommuniziert er mit der Vorbuchhaltung? Wenn das Ausstellen einer Rechnung bedeutet, einen separaten Bildschirm aufzurufen und die Daten erneut einzutippen, machen Sie doppelte Arbeit.

Wie wird der Support geleistet? An wen wenden Sie sich bei Versandproblemen und wie schnell erhalten Sie Hilfe? Am Monatsende wird dies von unschätzbarem Wert.

Wechsel des Integrators

Ein Wechsel ist möglich und weiter verbreitet, als Sie denken. Achten Sie dabei auf zwei Dinge.

Erstens: Die Terminplanung, um keinen Belegverlust beim Übergang zu erleiden. Der neue Anbieter sollte aktiv werden, bevor der alte abgeschaltet wird.

Zweitens: Das Herunterladen des gesamten Archivs vor dem Austritt. Die Aufbewahrungspflicht verbleibt bei Ihnen, und ein nachträgliches Anfordern ist nicht immer möglich.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich mit dem Portal beginnen und später zu einem Integrator wechseln?

Ja. Die meisten Unternehmen wählen diesen Weg. Vergessen Sie nicht, Ihre Belege im Portal während des Wechsels herunterzuladen.

Ich habe mehrere Firmen, reicht ein einziges Konto aus?

Für jede Firma sind eine separate Steuerpflicht und ein separater Stempel erforderlich, aber die Verwaltung über ein einziges Dashboard ist möglich. Lesen Sie dazu den Artikel zur Verwaltung mehrerer Firmen.

Kann ich Rechnungen mobil ausstellen?

Das hängt vom Anbieter ab. Wenn Sie Aussendienstverkäufe tätigen, fragen Sie diese Funktion von Anfang an ab; wir haben dies im Artikel zur E-Rechnung mobil behandelt.

Kann der Integrator meine Rechnung ablehnen?

Formatfehler werden vor dem Versand erkannt und Sie werden aufgefordert, diese zu korrigieren. Das bedeutet, dass Fehler, die Sie im Portal selbst entdecken müssten, im Vorfeld abgefangen werden.

Die richtige Wahl hängt von Ihrer Rechnungsanzahl und der Verknüpfung mit Ihrer Vorbuchhaltung ab. Die günstigste Methode kostet am Ende meistens die meiste Zeit.

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