Registrierkassen-POS und E-Archiv-Rechnung

In den meisten Einzelhandelsbetrieben endet der Tag mit dem Z-Bericht aus der Registrierkasse. Erfolgt die Zahlung per Karte, sind POS-Terminal und Registrierkasse in einem Gerät vereint.

Das Problem beginnt, wenn ein Kunde sagt: „Ich hätte gerne eine Rechnung.“

Kassenbon oder Rechnung?

Ein Einzelhandelsbeleg reicht bei Verkäufen an Endverbraucher aus, die unter einem bestimmten Betrag liegen.

In folgenden drei Fällen ist eine Rechnung erforderlich: wenn der Käufer steuerpflichtig ist, wenn der Betrag die festgelegte Grenze überschreitet oder wenn der Kunde dies verlangt.

Die Kundenanfrage ist hier entscheidend: Unabhängig vom Betrag müssen Sie jedem Kunden, der eine wünscht, eine Rechnung ausstellen.

Die Betragsschwellen werden jedes Jahr aktualisiert; in unserem Artikel über Rechnungsstellungsfristen und -grenzen haben wir diese Schwellenwerte genauer aufgeschlüsselt.

Was ist ein Registrierkassen-Informationsbeleg?

Bei einem Verkauf mit Rechnung wird kein normaler Kassenbon aus der Registrierkasse ausgegeben. Stattdessen wird ein Informationsbeleg erstellt.

Ein Informationsbeleg bedeutet: „Dieser Zahlungseingang lief über dieses Gerät, aber das Dokument wurde separat als Rechnung ausgestellt.“ Dadurch wird derselbe Verkauf nicht doppelt als Umsatz gezählt – weder auf dem Bon noch auf der Rechnung.

Wird diese Unterscheidung nicht getroffen, ist das resultierende Problem gravierend: Die Summe Ihres Z-Tagesberichts und Ihre Rechnungs-Gesamtsumme stimmen nicht überein, wodurch Ihr Umsatz höher erscheint, als er tatsächlich ist. Das bedeutet zu viel ausgewiesene Mehrwertsteuer und Einkommensteuer.

Das ist das wichtigste Detail, das das Team an der Kasse wissen muss.

Tagesabschlussbuchung

Ein sauberer Tagesabschluss in der Vorebuchhaltung sieht wie folgt aus:

1. Die Z-Berichtssumme wird als Umsatz der per Kassenbon abgeschlossenen Verkäufe verbucht.

2. Rechnungsverkäufe sind bereits einzeln erfasst und werden nicht nochmals hinzugefügt.

3. Zahlungseingänge werden nach Zahlungsart getrennt: Bargeld in die Kasse, Kartenzahlungen auf das POS-/Bankkonto.

Bei Kartenzahlungen ist der auf dem Konto eingehende Betrag aufgrund von Provisionen niedriger; wir haben dies im Artikel zum POS-Abgleich behandelt.

Für die Konteneinrichtung können Sie sich den Artikel zur Bank- und Kassenverwaltung ansehen.

Lagerseite

Wenn Verkäufe über die Registrierkasse nicht produktbezogen in die Vorebuchhaltung einfließen, spiegelt Ihr Bestandsbericht nicht die Realität wider.

Dies ist eine im Einzelhandel häufige Lücke: Der Verkaufserlös ist bekannt, aber es ist unklar, von welchem Produkt wie viele Einheiten verkauft wurden. Infolgedessen ist auch nicht ersichtlich, welches Produkt profitabel ist.

Wir haben dieses Thema in unserem Artikel über die Vermeidung von Bestandsverfolgungsfehlern behandelt.

Häufig gestellte Fragen

Ist eine Registrierkasse mit POS Pflicht?

Für steuerpflichtige Unternehmen, die im Einzelhandel verkaufen und Kartenzahlungen entgegennehmen, ist die Verwendung von Zahlungsregistrierungsgeräten grundsätzlich erforderlich. Bestätigen Sie den Status für Ihren konkreten Tätigkeitsbereich bei Ihrem Steuerberater.

Kann ein Kunde mit Kassenbon nachträglich eine Rechnung verlangen?

Die Anfrage kann innerhalb einer bestimmten Frist gestellt werden. In diesem Fall wird der Kassenbon rückgängig gemacht und eine Rechnung ausgestellt; klären Sie das genaue Vorgehen mit Ihrem Steuerberater.

Muss ich die E-Archiv-Rechnung über das Gerät ausstellen?

Die Rechnung kann auch über die Vorebuchhaltung ausgestellt werden; am Gerät wird lediglich der Informationsbeleg erstellt. Egal welchen Weg Sie wählen, achten Sie darauf, Doppelterfassungen zu vermeiden.

Ich habe ein Restaurant, brauche ich auch einen E-Gastro-Beleg (e-adisyon)?

Für die Gastronomie gilt eine gesonderte Regelung; werfen Sie dazu einen Blick auf den Artikel zum Thema e-adisyon.

Die Unterscheidung zwischen Kassenbon und Rechnung ist eine einfache Regel, führt bei falscher Anwendung jedoch direkt zu überhöhten Steuerzahlungen. Dass Ihr Kassenteam dies weiß, ist der einfachste Weg zum Sparen.

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