Rechnungsstellungsfrist und Betragsgrenzen

Auf die Frage „Wie hoch ist das Rechnungslimit?“ gibt es keine einfache Antwort, da es drei verschiedene, oft verwechselte Schwellenwerte gibt.

Hinzu kommt der Zeitfaktor: Bis wann müssen Sie die Rechnung ausstellen? In diesem Artikel unterscheiden wir diese vier Punkte voneinander.

Frist: Die 7-Tage-Regel

Eine Rechnung muss innerhalb von 7 Tagen nach Lieferung der Ware oder Erbringung der Dienstleistung ausgestellt werden. Diese Frist richtet sich nach dem Lieferdatum, nicht nach dem Zahlungsdatum.

Es gibt noch eine weitere wichtige Einschränkung: Die 7-Tage-Frist darf den Abrechnungszeitraum nicht überschreiten. Das bedeutet, dass eine Lieferung vom 28. Dezember nicht erst auf den 4. Januar verschoben werden darf; sie muss noch vor Jahresende ausgestellt werden.

Das Überschreiten dieser Frist kann zu Sonderstrafen wegen Verfahrensverstößen führen. Zudem können schwerwiegende Folgen drohen, wie beispielsweise die Einstufung der Rechnung als überhaupt nicht ausgestellt.

Praxistipp: Wenn die Person, die die Lieferung ausführt, nicht dieselbe ist wie die Person, die die Rechnung erstellt, sollten Sie den Informationsfluss zwischen ihnen auf einen täglichen Takt umstellen. Die meisten Rechnungsverzögerungen entstehen durch diese Kommunikationslücke.

Erste Schwelle: Die Verpflichtung zur Rechnungsausstellung

Bei jedem Verkauf an steuerpflichtige Personen wird unabhängig vom Betrag eine Rechnung ausgestellt. Die Schwelle liegt hier nicht.

Die Schwelle greift bei Verkäufen an Endverbraucher: Bei Verkäufen unter einem bestimmten Betrag reicht ein Kleinbetragsbeleg aus, darüber ist eine Rechnung Pflicht. Wenn der Kunde es wünscht, müssen Sie unabhängig vom Betrag immer eine Rechnung ausstellen.

Dieser Betrag wird jedes Jahr anhand der Neubewertungsrate aktualisiert. Holen Sie sich den aktuellen Wert zu Jahresbeginn von Ihrem Steuerberater und informieren Sie Ihr Kassenteam.

Zweite Schwelle: Die E-Archiv-Pflicht

Dies ist die am häufigsten missverstandene Schwelle. Selbst wenn Sie kein E-Rechnungs-Pflichtiger sind, müssen Verkäufe an Personen, die keine Steuerzahler sind, als E-Archiv-Rechnung ausgestellt werden, sobald sie einen bestimmten Betrag überschreiten.

Bei Verkäufen an Steuerzahler ist diese Schwelle niedriger. Das bedeutet, dass von zwei Verkäufen mit demselben Betrag einer mit einer Papierrechnung abgewickelt werden kann, während der andere möglicherweise ein E-Archiv erfordert.

Eine Papierrechnung auszustellen, obwohl Sie diesen Schwellenwert überschritten haben, ist einer der häufigsten Gründe für Verfahrensverstöße. Wir haben den Unterschied zwischen den Belegarten in unserem Beitrag Unterschiede zwischen E-Rechnung und E-Archiv-Rechnung behandelt.

Dritte Schwelle: Das Barzahlungslimit

Zahlungen und Einzug von Beträgen, die einen bestimmten Schwellenwert überschreiten, müssen über Banken, Postämter oder Finanzinstitute abgewickelt und dokumentiert werden.

Die Strafe hierfür kann sowohl den Zahlenden als auch den Empfänger treffen und wird als Prozentsatz des Betrags berechnet. Eine korrekt ausgestellte Rechnung schützt Sie nicht vor dieser Strafe — es handelt sich um eine separate Verpflichtung.

Es ist ebenfalls nicht zulässig, dieselbe Transaktion in kleinere Beträge aufzuteilen und bar zu bezahlen. Lesen Sie unseren Artikel zum Thema Bank- und Kassenmanagement, um zu dokumentieren, auf welches Konto die Einnahmen fließen.

Hinweis zu den Zahlen

In diesem Artikel haben wir die Logik der Schwellenwerte erklärt; wir haben bewusst keine Zahlen genannt. Alle drei werden jedes Jahr aktualisiert, und veraltete Beträge, die im Internet kursieren, führen häufig zu falschen Entscheidungen.

Holen Sie sich diese drei Zahlen zu Jahresbeginn von Ihrem Steuerberater und notieren Sie sie. Das erleichtert das Treffen von Entscheidungen für den Rest des Jahres.

Häufig gestellte Fragen

Soll ich eine Rechnung ausstellen, bevor ich die Zahlung erhalte?

Ja. Die Rechnung ist an die Lieferung geknüpft, nicht an die Zahlung. Bei einem Ratenkauf wird die Rechnung bei Lieferung der Ware ausgestellt, und die Forderung wird im Kontokorrent geführt.

Muss ich bei Erhalt einer Anzahlung eine Rechnung ausstellen?

Eine Anzahlung allein führt nicht automatisch zu einer Rechnung. Wir haben dieses Thema separat in unserem Beitrag Anzahlung und Vorauszahlungsrechnung behandelt.

Wird eine verspätet ausgestellte Rechnung ungültig?

Das Dokument behält seine Gültigkeit, jedoch besteht das Risiko einer Geldstrafe wegen Verfahrensverstößen, und das Recht der Gegenpartei auf Betriebsausgabenabzug/Vorsteuerabzug kann fraglich werden.

Kann das Rechnungsdatum zurückdatiert werden?

Bei elektronischen Belegen wird das Datum vom System aufgezeichnet; eine rückwirkende Bearbeitung ist nicht möglich. Dies ist eine Gewohnheit aus der Papierära und funktioniert nicht mehr.

Drei Schwellenwerte und eine Frist. Wenn Sie diese einzeln kennen, sind tägliche Rechnungsentscheidungen kein Streitpunkt mehr.

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