Der verkaufte Betrag ist nicht gleich der eingezahlte Betrag
POS-Abstimmung und Provisionstracking
Das Geld aus Kartenzahlungen, das auf Ihrem Konto eingeht, ist immer weniger und kommt immer später. Wir erklären die Buchhaltung für Provisionen, Sperrfristen und Ratenverkäufe.
Ein Kunde hat 10.000 TL mit Karte bezahlt. Am nächsten Tag schauen Sie auf Ihr Konto: 9.780 TL sind eingegangen. Oder gar nichts.
Beides ist normal. Aber wenn das in Ihren Aufzeichnungen nicht berücksichtigt wird, stimmen Kassen- und Bankbestand dauerhaft nicht überein.
Drei Gründe für die Differenz
Provision. Die Bank zieht einen Prozentsatz vom Transaktionsbetrag ab. Dieser Satz variiert je nach Kartentyp, Anzahl der Raten und Ihrer Vereinbarung. Dieser Abzug ist Ihr Aufwand.
Sperrfrist (Blockade). Das Geld wird nicht sofort überwiesen, sondern wartet so viele Tage, wie in Ihrer Vereinbarung festgelegt. Das bedeutet: Verkauf heute, Auszahlung einige Tage später.
Ratenzahlung. Wenn der Kunde in Raten bezahlt, erhalten auch Sie den Betrag in Raten (es sei denn, Sie haben eine Vereinbarung zur Umwandlung in eine Anzahlung). Ein einzelner Verkauf bedeutet mehrere Einnahmen, die sich über Monate erstrecken.
Kombiniert man alle drei Faktoren, ergibt sich folgendes Bild: Der Gegenwert Ihrer heutigen Verkäufe ist ein Cashflow, der sich auf die kommenden Monate verteilt und durch Provisionen geschmälert wird.
Die richtige Buchungsordnung
Der häufigste Fehler ist es, den netto auf dem Konto eingegangenen Betrag als Umsatz zu verbuchen. Das lässt Ihren Umsatz zu niedrig erscheinen und Ihr Provisionsaufwand geht verloren — das bedeutet, Ihre steuerliche Bemessungsgrundlage ist fehlerhaft.
Der richtige Ablauf erfolgt in drei Schritten:
1. Der Verkauf wird zum Bruttobetrag verbucht und die Rechnung wird ausgestellt.
2. Der Zahlungseingang wird dem POS-/Kreditkartenkonto zugeordnet. Dieses Konto bedeutet „unser ausstehendes Geld bei der Bank“.
3. Wenn das Geld auf dem Bankkonto eingeht, wird es vom POS-Konto auf das Bankkonto umgebucht und die Provisionsdifferenz als Aufwand erfasst.
Sobald diese Ordnung eingerichtet ist, zeigt das Saldo auf dem POS-Konto den Betrag des Geldes an, das Sie noch nicht erreicht hat. Wir haben die Kontostruktur im Beitrag Bank- und Kassenverwaltung erläutert.
Die Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) der Provision
Für Bankprovisionen wird separat ein Beleg oder eine Rechnung ausgestellt, und dieses Dokument muss verbucht werden.
Da bei Bank- und Versicherungsgeschäften anstelle der Mehrwertsteuer oft eine Bank- und Versicherungsgeschäftsteuer (BSMV) anwendbar ist, kann sich die Steuerstruktur auf dem Provisionsbeleg von einer normalen Dienstleistungsrechnung unterscheiden. Klassifizieren Sie diese Posten gemeinsam mit Ihrem Steuerberater korrekt.
Der sich über das Jahr anhäufende Provisionsbetrag ist bei den meisten Einzelhandelsbetrieben ein größerer Kostenpunkt als vermutet. Wird er nicht verbucht, bedeutet das direkt zu viel gezahlte Steuern.
Auswirkungen auf den Cashflow
Ratenverkäufe steigern zwar Ihren Umsatz, verzögern aber Ihren Zahlungseingang. Das ist der häufigste Grund dafür, dass man einen umsatzstarken Monat hat und im selben Monat in Zahlungsschwierigkeiten gerät.
Deshalb ist es wichtig, Ihre POS-Forderungen nach Fälligkeiten zu betrachten: Wie viel kommt diese Woche, wie viel nächsten Monat?
Der Beitrag Bericht über anstehende Einnahmen und Zahlungen erklärt Ihnen, wie Sie diese Ansicht einrichten.
Häufig gestellte Fragen
Wie oft sollte ich den Abgleich (die Abstimmung) durchführen?
Bei hohem Transaktionsvolumen wöchentlich, bei geringem monatlich. Nach mehreren Monaten in die Vergangenheit zurückzugehen ist viel schwieriger.
Ich arbeite mit mehreren Banken, wie verfolge ich das?
Definieren Sie für jedes POS ein separates Konto. Wenn Sie alles in einem einzigen „POS“-Konto bündeln, können Sie nicht herausfinden, welche Bank nicht gezahlt hat.
Wie werden Stornierungen und Rücksendungen abgewickelt?
Der erstattete Betrag wird vom POS-Konto abgezogen. Auf der Belegseite ist dafür eine Gutschrift / Rücksenderechnung oder ein Ausgabebeleg erforderlich.
Ist die Situation beim virtuellen POS (Virtual POS) anders?
Die Logik ist dieselbe. Im E-Commerce kommen zusätzlich Abzüge von Zahlungsdienstleistern ins Spiel; siehe den Beitrag Fehler in der E-Commerce-Buchhaltung.
Der POS-Abgleich ist der Prozess, der am Monatsende die Frage „Wo ist das Geld?“ überflüssig macht. Einmal eingerichtet, dauert er nur wenige Minuten pro Woche.
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