Marktplatz-Bestellungen in Rechnungen umwandeln

Für einen Marktplatz-Händler mit 30 Bestellungen am Tag nimmt das Ausstellen von Rechnungen allein einen halben Arbeitstag in Anspruch. Bestellung im Panel öffnen, Käuferdaten kopieren, Produkt finden, Rechnung erstellen, zur nächsten übergehen.

Zudem beginnt diese Arbeit jeden Tag aufs Neue und verläuft völlig mechanisch. Einer der Prozesse, die sich am besten für die Automatisierung eignen.

Den Shop verknüpfen

Die Einrichtung ist einmalig. Sie rufen Ihre API-Daten in Ihrem Marktplatz-Panel ab und geben sie im Bildschirm „Marktplätze“ in Qolay.App ein. Plattformen wie Trendyol, Hepsiburada, n11, Pazarama, PTT AVM und Amazon TR werden unterstützt.

Eins sollte von vornherein klar sein: Sie können so viele Shops verknüpfen, wie Sie Lizenzen besitzen. Wenn Sie drei Shops haben, sind drei Marktplatz-Lizenzen erforderlich. Ist das Kontingent erschöpft, fügen Sie entweder eine Lizenz hinzu oder entfernen einen Shop, den Sie nicht nutzen.

Das E-Commerce-Menü wird ohnehin nur angezeigt, wenn eine aktive Marktplatz-Lizenz vorliegt; falls Sie das Menü nicht sehen, ist dies der erste Punkt, den Sie überprüfen sollten.

Von der Bestellung zur Rechnung

Nach erfolgreicher Verknüpfung laufen die Bestellungen im Bildschirm „Bestellungen“ ein. Wenn Sie Bestellungen rückwirkend abrufen möchten, können Sie Shop und Datumsbereich auswählen und diese auch manuell abrufen – für den abrufbaren Bereich gibt es eine Obergrenze.

Wenn Sie eine Bestellung in eine Rechnung umwandeln, passieren drei Dinge gleichzeitig: Die Rechnung wird ausgestellt, der Kontostand verbucht und der Bestand reduziert.

„Warum wurde automatisch ein neuer Kunden-/Lieferanteneintrag erstellt?“

Dies ist die am häufigsten gestellte und besorgniserregendste Frage. Die Antwort: Das ist das erwartete Verhalten.

Wenn der Käufer aus der Bestellung vom Marktplatz sich nicht in Ihrer Kontenliste befindet, erstellt das System die Karte aus den Bestelldaten. Gleiches gilt für das Produkt. Andernfalls müssten Sie für jede Bestellung erst manuell eine Karte anlegen, was den Sinn der Automatisierung zunichte machen würde.

Wenn Sie vermeiden möchten, dass Produkte doppelt angelegt werden, stellen Sie sicher, dass der Lagerbestandscode im Marktplatz und der Produktcode in Qolay.App identisch sind. Die Zuordnung erfolgt über dieses Feld; stimmen die Codes nicht überein, wird dasselbe Produkt ein zweites Mal angelegt und der Bestand halbiert sich.

Vor der Umwandlung in eine Rechnung prüfen

• Stimmen die Produktcodes überein? Testen Sie vor der ersten Massenumwandlung einige Bestellungen einzeln.
• Sind die MwSt.-Sätze korrekt? Der Satz auf der Produktkarte wird in die Rechnung übernommen.
• Gibt es stornierte/rückgesendete Bestellungen? Die Fakturierung von Retouren erfordert nachträgliche Korrekturen.
• Ist Ihr aktueller Lagerbestand aktuell? Falls nicht, kann der Bestand nach der Umwandlung ins Minus fallen.

Die Provision ist nicht in der Rechnung enthalten

Ein häufiger Fehler: Die vom Marktplatz berechnete Provision von der Verkaufsrechnung abziehen. Die Rechnung, die Sie an den Kunden ausstellen, entspricht dem Vollen Betrag des Verkaufs; die Provision hingegen ist ein separates, vom Marktplatz an Sie gestelltes Ausgabendokument.

Die Verwechslung beider führt dazu, dass sowohl Ihr Umsatz als auch Ihre MwSt. falsch ausgewiesen werden. Weitere Fallstricke finden Sie in dem Beitrag Häufige Fehler in der E-Commerce-Buchhaltung.

Häufig gestellte Fragen

Was sollte ich überprüfen, wenn keine Bestellungen eingehen?

Die Gültigkeit der API-Daten, die aktive Shop-Verbindung und den von Ihnen beim manuellen Abruf gewählten Datumsbereich. Auch eine Einschränkung seitens des Marktplatzes kann die Ursache sein.

Erhält der Käufer eine E-Rechnung oder eine E-Archiv-Rechnung?

Da die meisten Marktplatz-Käufer Endverbraucher sind, handelt es sich meist um E-Archiv-Rechnungen. Entscheidend ist der steuerliche Status des Käufers; diesen Unterschied haben wir im Beitrag Unterschiede zwischen E-Rechnung und E-Archiv-Rechnung erläutert.

Wird der Bestand wieder an den Marktplatz zurückgemeldet?

Sobald die Rechnung ausgestellt ist, sinkt der Bestand in Qolay.App. Überprüfen Sie auch Ihre eigenen Prozesse, um den Bestand im Marktplatz-Panel aktuell zu halten; der Beitrag Vermeidung von Fehlern bei der Bestandsverfolgung befasst sich mit diesem Thema.

Beim Marktplatzverkauf ist es nicht das Verkaufen, das Zeit kostet, sondern die Erfassung nach dem Verkauf. Wenn Ihre Produktcodes stimmen, läuft diese Arbeit weitgehend von selbst.

Sie können ein kostenloses Konto bei Qolay.App eröffnen und Ihren Shop verknüpfen.