Vermeidung von Fehlern in der Bestandsverfolgung

Das System zeigt 40 Stück an, im Regal liegen aber 33. Oder umgekehrt: Das System sagt Null, aber im Lager stehen noch Kartons.

In diesem Moment gerät meistens die Software unter Verdacht. Fast nie ist es jedoch die Software. Der Unterschied entsteht dort, wo eine Transaktion entweder gar nicht oder in der falschen Reihenfolge erfasst wurde.

Was verändert den Bestand?

Ein Großteil der Verwirrung rührt daher, dass nicht bekannt ist, welches Dokument den Bestand beeinflusst. Die Grundregel lautet: Das Dokument, das die Ware physisch bewegt, verändert den Bestand.

• Eingangsrechnung / Lieferschein (Zugang): Der Bestand erhöht sich.
• Ausgangsrechnung / Lieferschein (Abgang): Der Bestand verringert sich.
• Bestellung: Verändert den Bestand nicht. Eine Bestellung ist eine Absichtserklärung; die Ware wurde noch nicht bewegt.
• Zahlungseingang / -ausgang: Hat nichts mit dem Bestand zu tun, sondern betrifft ausschließlich das Geld.

Das ist die Antwort auf die Beschwerde: „Ich habe eine Bestellung eingegeben, aber der Bestand ist nicht gesunken.“ Er soll auch gar nicht sinken.

Fünf Ursachen für Inventurdifferenzen

• Eröffnungsbestand wurde nicht eingegeben. Nach wie vor die häufigste Ursache. Die Software beginnt bei Null, und beim ersten Verkauf rutscht der Bestand ins Minus.
• Lieferschein und Rechnung wurden beide verbucht. Die Ware hat das Lager einmal verlassen, wurde aber doppelt vom Bestand abgezogen. Legen Sie von vornherein fest, welches Dokument den Bestand beeinflusst.
• Falsches Lager ausgewählt. Wenn Sie mit mehreren Lagern arbeiten, wurde die Ware möglicherweise aus einem anderen Lager ausgebucht. Die Summe stimmt, aber die Verteilung sieht falsch aus.
• Dasselbe Produkt wurde als zwei Artikelstämme angelegt. Dasselbe Produkt mit unterschiedlichen Barcodes führt zu zwei separaten Beständen.
• Nicht erfasste Bewegungen. Als Muster verschenkte, beschädigte oder von Mitarbeitern mitgenommene Produkte. Sie haben das Lager physisch verlassen, wurden aber keinem Dokument zugeordnet.

Ein negativer Bestand ist kein Fehler, sondern eine Warnung

Paniken Sie nicht, wenn Sie einen negativen Bestand im System sehen; er liefert Ihnen eine Information: Für dieses Produkt wurde ein Verkauf, aber kein Wareneingang erfasst.

Fast immer liegt es an einem von zwei Gründen. Entweder wurde der Anfangsbestand nicht eingetragen oder die Eingangsrechnung wurde noch nicht verbucht. Anstatt den negativen Saldo zu ignorieren, finden Sie die Ursache; andernfalls wird dasselbe Produkt höchstwahrscheinlich jeden Monat das gleiche Problem erzeugen.

Disziplin etablieren: Vier Regeln

1. Beginnen Sie mit einer Inventur. Machen Sie beim Umstieg auf die Software keine Schätzungen; zählen Sie das Lager und tragen Sie die tatsächliche Menge ein.
2. Führen Sie Produktstammdaten zusammen. Genau ein Artikelstamm pro Barcode oder Artikelnummer. Verhindern Sie, dass dasselbe Produkt doppelt angelegt wird.
3. Klären Sie die Dokumentenreihenfolge. Schreiben Sie erst einen Lieferschein und dann eine Rechnung oder direkt eine Rechnung? Wenden Sie als Team denselben Ablauf an.
4. Erfassen Sie auch nicht dokumentierte Abgänge. Muster, Ausschuss, Bruch – alles sollte dokumentiert werden. Ein nicht erfasster Abgang erscheint bei der nächsten Inventur als „Schwund“.

Wie oft sollte eine Inventur durchgeführt werden?

Anstatt einmal im Jahr das gesamte Lager zu zählen, ist es viel effektiver, die 20 bis 30 umsatzstärksten Artikel einmal im Monat zu zählen. Differenzen fallen auf, solange sie noch klein sind, und ihre Ursache lässt sich leicht finden.

Eine Differenz von 200 Stück, die erst nach sechs Monaten entdeckt wird, ist hingegen nicht mehr aufklärbar; sie wird einfach hingenommen.

Häufig gestellte Fragen

Ich verkaufe Dienstleistungen, muss ich Bestände führen?

Nein. Dienstleistungsartikel erzeugen keine Bestandsbewegungen. Deshalb ist es wichtig, Produkte und Dienstleistungen als unterschiedliche Artikeltypen zu definieren.

Ich habe mehrere Lager, wie verwalte ich das?

Sie müssen jedes Lager separat anlegen und bei jedem Vorgang das richtige Lager auswählen. Erfassen Sie auch Lagerumlagerungen, da sonst ein Lager negativ und das andere im Plus erscheint.

Ich betreibe E-Commerce, wie wird der Bestand mit dem Marktplatz abgeglichen?

Wenn Marktplatzbestellungen in Rechnungen umgewandelt werden, reduziert sich der Bestand. Wir haben den Ablauf im Beitrag Marktplatzbestellungen in Rechnungen umwandeln beschrieben; für häufige Fehler lesen Sie den Beitrag zur E-Commerce-Buchhaltung.

Ich kann das Lager nicht löschen, warum?

Ein Lager, auf dem Bestandsbewegungen stattgefunden haben, kann aus Gründen der Integrität historischer Aufzeichnungen nicht gelöscht werden. Wenn Sie es nicht mehr nutzen, können Sie es auf inaktiv setzen.

Bestandsverfolgung ist keine Software-Funktion, sondern eine Teamgewohnheit. Wenn alle dieselben Belege in derselben Reihenfolge ausstellen, stimmen auch die Inventuren.

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