Buchführung auch ohne Fachbegriffe möglich
Der Vorbuchhaltungs-Leitfaden für Nicht-Buchhalter
Kontokorrent, Saldenliste, Verrechnung… Die Sprache der Buchhaltung schüchtert Anfänger ein. Dabei überschreitet die Anzahl der Begriffe, die man für die tägliche Buchführung kennen muss, kaum die Finger einer Hand. Wir erklären, welche das sind und wie man sie nutzt.
Die Sprache der Buchhaltung hat etwas Abschreckendes. Wenn Sie mit Ihrem Steuerberater sprechen, fallen Begriffe wie „Summen- und Saldenliste“, „Verrechnung“ oder „Nebenbuch“, und man fühlt sich schnell ausgeschlossen.
Die gute Nachricht ist: Die meisten dieser Begriffe gehören zur Finanzbuchhaltung und sind nicht Ihre Baustelle. Die Anzahl der Begriffe, die Sie wirklich kennen müssen, um die tägliche Buchführung zu erledigen, beträgt genau sechs.
Sechs Begriffe, die Sie kennen müssen
| Begriff | Bedeutung im Alltag |
|---|---|
| Konto / Debitor-Kreditor (Cari) | Die Stammkarte eines Kunden oder Lieferanten. „Das Cari von Herrn Ahmet“ = Ihre Transaktionshistorie mit Herrn Ahmet |
| Saldo | Der Nettostatus zwischen Ihnen und dieser Person. Ist er positiv, schuldet die Person Ihnen Geld; ist er negativ, schulden Sie Geld |
| Zahlungseingang (Tahsilat) | Geld von einem Kunden erhalten |
| Zahlungsausgang (Ödeme) | Geld an einen Lieferanten oder für eine Ausgabe zahlen |
| Fälligkeit (Vade) | Das Datum, an dem das Geld gezahlt werden muss |
| Eröffnungssaldo / Vortrag | Der Betrag, den Sie am Tag des Beginns Ihrer Aufzeichnungen zur Hand haben |
Wenn Sie diese sechs kennen, verstehen Sie neunzig Prozent der Benutzeroberfläche. Den Rest lernen Sie während der Nutzung.
Die zwei am häufigsten verwechselten Paare
Rechnung und Zahlungseingang sind nicht dasselbe. Eine Rechnung besagt: „Ich habe dir Waren im Wert von X verkauft, du schuldest mir diesen Betrag.“ Ein Zahlungseingang hingegen ist der Moment, in dem das Geld tatsächlich eingeht. Möglicherweise haben Sie eine Rechnung gestellt, aber das Geld noch nicht erhalten — genau aus dieser Lücke entstehen die meisten Liquiditätsengpässe.
Überweisung und Zahlung sind nicht dasselbe. Eine Überweisung findet zwischen Ihren eigenen Konten statt: etwa wenn Sie Geld von der Kasse auf das Bankkonto einzahlen. Ihr Geld wechselt den Platz, verringert sich aber nicht. Eine Zahlung hingegen bedeutet, dass Geld das Unternehmen verlässt. Diese beiden zu verwechseln lässt Ihre Ausgaben höher erscheinen, als sie tatsächlich sind.
Die tägliche Routine: fünf Minuten
Die Buchführung auf einen Tag im Monat zu quetschen, ist die Methode, die am häufigsten aufgegeben wird. Eine tägliche Routine sieht so aus:
- Geben Sie die Rechnungen, die Sie tagsüber ausgestellt haben, ins System ein (wenn Sie diese ohnehin im System erstellen, entfällt dieser Schritt).
- Erfassen Sie eingehendes Geld als Zahlungseingang.
- Verzeichnen Sie getätigte Ausgaben als Kosten und fügen Sie den Beleg hinzu.
Wenn Sie es gewohnt sind, Belege zu sammeln, verkürzt die Ausgabenbeleg-Scanfunktion diesen Schritt: Sie fotografieren den Beleg, Betrag und Datum werden automatisch ausgelesen.
Die monatliche Routine: eine halbe Stunde
Schauen Sie sich am Monatsende drei Dinge an, mehr ist nicht nötig:
- Überfällige Forderungen. Wer schuldet wie viel seit wie vielen Tagen? Je kürzer diese Liste, desto entspannter ist Ihre Liquidität.
- Einnahmen-Ausgaben-Übersicht. Was kam diesen Monat rein, was ging raus, welcher Posten ist höher als erwartet?
- Kassen- und Bank saldo. Stimmt der Betrag im System mit der Realität überein? Wenn nicht, fehlt ein Eintrag.
Vier typische Anfängerfehler
- Eröffnungssalden nicht eingeben. Der häufigste und teuerste Fehler. Das System beginnt bei Null, Ihre alten Forderungen sind nicht sichtbar.
- Vergangene Jahre rückwirkend aufarbeiten wollen. Das nimmt fast kein Ende und zerstört die Motivation. Legen Sie ein Stichtagsdatum fest und beginnen Sie dort.
- Dasselbe Unternehmen zweimal anlegen. Der Saldo wird halbiert, und beide Anzeigen sind fehlerhaft.
- Geschäftliche und private Ausgaben vermischen. Wenn der Wocheneinkauf und die Miete fürs Büro aus derselben Kasse bezahlt werden, ist kein Bericht mehr aussagekräftig.
Jemand, den man fragen kann, wenn man feststeckt
Der schwierigste Moment für jemanden, der keine Ahnung von Buchhaltung hat, ist der, in dem er nicht nachvollziehen kann, warum ein Betrag so aussieht, wie er aussieht. Genau hier kommt der Assistent in Qolay.App ins Spiel: Statt in Menüs zu suchen, können Sie einfach „Wie steht es diesen Monat um meine MwSt?“ oder „Wie hoch ist der Saldo von Herrn Ahmet?“ tippen und erhalten eine Antwort. Er bereitet auch Rechnungsentwürfe vor, aber Sie geben vor dem Versenden die Freigabe.
Wir haben im Artikel über den Qolay Assistenten erklärt, wie das funktioniert.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich einen Buchhaltungskurs belegen?
Für die Vorbuchhaltung ist das nicht nötig. Die sechs obigen Begriffe und die Gewohnheit regelmäßiger Buchführung reichen aus. Die Themen Bücher und Steuererklärungen sind ohnehin Aufgabe Ihres Steuerberaters.
Wie lange brauche ich, um mich daran zu gewöhnen?
Der erste Monat läuft chaotisch, im zweiten Monat sitzt es. Die wahre Herausforderung ist nicht das Lernen, sondern die tägliche Erfassung zur Gewohnheit zu machen.
Was passiert, wenn ich einen falschen Eintrag mache?
Das lässt sich korrigieren. Bei bereits gespeicherten E-Belegen gelten andere Korrekturregeln; wir haben dieses Thema im Artikel über E-Rechnung und E-Archiv-Rechnung behandelt.
Wo kann ich die Grundkonzepte lernen?
Der Artikel Was ist Vorbuchhaltung? erklärt den Umfang und den Unterschied zur allgemeinen Buchhaltung in einfacher Sprache.
Sie müssen kein Buchhalter werden. Sie müssen lediglich in der Lage sein, Ihre eigenen Zahlen im Blick zu behalten — und das bedeutet sechs Begriffe und fünf Minuten am Tag.
Sie können auf Qolay.App ein kostenloses Konto erstellen und direkt mit der Anlage Ihrer ersten Debitorenkarte beginnen.
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