Der Vorbuchhaltungs-Leitfaden für Nicht-Buchhalter

Die Sprache der Buchhaltung hat etwas Abschreckendes. Wenn Sie mit Ihrem Steuerberater sprechen, fallen Begriffe wie „Summen- und Saldenliste“, „Verrechnung“ oder „Nebenbuch“ und Sie fühlen sich außen vor.

Die gute Nachricht ist: Die meisten dieser Wörter gehören zur allgemeinen Buchhaltung und haben mit Ihrem Geschäft nichts zu tun. Die Anzahl der Begriffe, die Sie wirklich kennen müssen, um tägliche Einträge zu machen, beträgt sechs.

Sechs Begriffe, die Sie kennen müssen

Wenn Sie diese sechs kennen, verstehen Sie neunzig Prozent der Bildschirme. Den Rest lernen Sie während der Nutzung.

Die zwei am häufigsten verwechselten Paare

Rechnung und Zahlungseingang sind nicht dasselbe. Eine Rechnung besagt: „Ich habe dir so und so viele Waren verkauft, du schuldest mir so und so viel.“ Ein Zahlungseingang hingegen ist der Moment, in dem das Geld tatsächlich eintrifft. Möglicherweise haben Sie die Rechnung ausgestellt, aber das Geld noch nicht erhalten — die meisten Liquiditätsengpässe entstehen genau aus dieser Lücke.

Überweisung und Zahlung sind nicht dasselbe. Eine Überweisung findet zwischen Ihren eigenen Konten statt: wie das Einzahlen von Geld von der Kasse auf die Bank. Ihr Geld wechselt den Ort, verringert sich aber nicht. Eine Zahlung hingegen bedeutet, dass Geld das Unternehmen verlässt. Die Verwechslung dieser beiden lässt Ihre Ausgaben höher erscheinen, als sie sind.

Tägliche Routine: Fünf Minuten

Die Buchhaltung auf einen Tag im Monat zu quetschen, ist die Methode, die am häufigsten aufgegeben wird. Eine tägliche Routine sieht so aus:

1. Geben Sie die Rechnungen, die Sie tagsüber ausgestellt haben, in das System ein (wenn Sie sie bereits im System ausstellen, entfällt dieser Schritt).
2. Verarbeiten Sie das eingegangene Geld als Zahlungseingang.
3. Erfassen Sie Ihre getätigten Ausgaben als Aufwand und fügen Sie den Beleg bei.

Wenn Sie die Gewohnheit haben, Belege zu sammeln, verkürzt das Scannen von Spesenbelegen diesen Schritt: Sie fotografieren den Beleg, Betrag und Datum werden automatisch eingelesen.

Monatliche Routine: Eine halbe Stunde

Schauen Sie am Monatsende auf drei Dinge, mehr ist nicht nötig:

• Überfällige Forderungen. Wer, wie viel, seit wie vielen Tagen. Je kürzer diese Liste ist, desto entspannter ist Ihre Liquidität.
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Was kam diesen Monat rein, was ging raus, welcher Posten ist höher als erwartet.
• Kassen- und Bankbestand. Stimmt der Betrag im System mit der Realität überein? Wenn nicht, fehlt ein Eintrag.

Vier Fehler, die Anfänger machen

• Eröffnungssalden nicht eingeben. Der häufigste und teuerste Fehler. Das System beginnt bei Null, Ihre alten Forderungen sind nicht sichtbar.
• Versuchen, vergangene Jahre rückwirkend zu bearbeiten. Das hört fast nie auf und zehrt an der Motivation. Legen Sie ein Stichtagsdatum fest und beginnen Sie dort.
• Dasselbe Unternehmen zweimal anlegen. Der Saldo wird geteilt, beide sehen falsch aus.
• Firmen- und private Ausgaben vermischen. Wenn Wocheneinkäufe und Miete fürs Büro aus derselben Kasse bezahlt werden, ist kein Bericht aussagekräftig.

Jemand, den Sie fragen können, wenn Sie feststecken

Der schwierigste Moment für jemanden, der keine Ahnung von Buchhaltung hat, ist der Moment, in dem er nicht verstehen kann, warum eine Zahl so aussieht, wie sie aussieht. Genau hier kommt der Assistent in Qolay.App ins Spiel: Statt in Menüs zu suchen, können Sie tippen „Wie ist meine MwSt.-Situation diesen Monat?“ oder „Wie hoch ist der Saldo von Herrn Ahmet?“ und erhalten eine Antwort. Er bereitet auch Rechnungsentwürfe vor, aber Sie geben die Freigabe, bevor sie versendet werden.

Wir haben im Artikel über den Qolay Assistenten erklärt, wie er funktioniert.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich einen Buchhaltungskurs belegen?

Für die Vorbuchhaltung ist das nicht nötig. Die oben genannten sechs Begriffe und die Gewohnheit regelmäßiger Aufzeichnungen reichen aus. Die Seite der Bücher und Steuererklärungen ist ohnehin die Aufgabe Ihres Steuerberaters.

Wie schnell gewöhne ich mich daran?

Der erste Monat ist chaotisch, im zweiten Monat sitzt es. Die eigentliche Schwierigkeit ist nicht das Lernen, sondern die tägliche Bearbeitung zur Gewohnheit zu machen.

Was passiert, wenn ich einen falschen Eintrag mache?

Es kann korrigiert werden. Wenn es sich um ein bereits gespeichertes E-Dokument handelt, gelten andere Korrekturregeln; wir haben dieses Thema im Artikel über E-Rechnung und E-Archiv-Rechnung angesprochen.

Wo kann ich die Grundkonzepte lernen?

Der Artikel Was ist Vorbuchhaltung? erklärt den Umfang und den Unterschied zur allgemeinen Buchhaltung in einfacher Sprache.

Sie müssen kein Buchhalter sein. Sie müssen lediglich Ihre eigenen Zahlen einsehen können — und das bedeutet sechs Begriffe und fünf Minuten am Tag.

Sie können beginnen, indem Sie ein kostenloses Konto auf Qolay.App eröffnen und Ihre erste Kundenkarteikarte anlegen.