Kostenlose Buchhaltungssoftware

Wer nach einer „kostenlosen Buchhaltungssoftware“ sucht und die ersten fünf Ergebnisse ausprobiert, kennt das Szenario. Sie registrieren sich, die Benutzeroberfläche sieht gut aus, und wenn Sie dann versuchen, eine Rechnung zu schreiben, ploppt eine Warnung auf: Dieses Feature ist kostenpflichtigen Tarifen vorbehalten.

Kostenlose Tarife sind meist ein Marketing-Tool. Das Problem ist nicht, dass sie kostenlos sind, sondern dass man oft erst nach der Registrierung sieht, wo die Grenzen liegen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen zunächst, worauf Sie achten sollten, und schlüsseln dann genau auf, was im kostenlosen Tarif von Qolay.App inklusive ist – inklusive aller Limits.

Die vier häufigsten Einschränkungen in kostenlosen Tarifen

Stellen Sie diese vier Fragen, bevor Sie eine Software ausprobieren. Wenn die Antworten auf der Preisseite fehlen, ist das bereits eine Antwort.

• Ist die elektronische Rechnung (e-Fatura) inklusive? Das ist die häufigste Einschränkung. Die Buchhaltung ist kostenlos, aber der Versand von E-Belegen wird als separates Paket verkauft.
• Wie viele Benutzer kann ich hinzufügen? Ein Tarif, der auf einen einzelnen Benutzer beschränkt ist, bricht zusammen, sobald eine zweite Person im Büro mitarbeitet.
• Kann ich mehrere Unternehmen verwalten? Für alle, die zwei Firmen haben oder Buchhaltung für Kunden machen, ist das ein entscheidender Faktor.
• Woran wird die Grenze festgemacht? Anzahl der Rechnungen, Anzahl der Datensätze, Speicherplatz, Benutzer… Wenn Sie wissen, welcher Wert zählt, können Sie berechnen, wann Sie an diese Grenze stoßen.

Was bietet der kostenlose Tarif von Qolay.App?

Die kurze Antwort: Alle Funktionen. Im kostenlosen Tarif gibt es keine gesperrten Module. Die Einschränkung liegt nicht in den Features, sondern im Volumen.

500 Rechnungen im Jahr bedeuten durchschnittlich 40 Rechnungen pro Monat. Das ist für kleine Dienstleister oder frisch gestartete E-Commerce-Shops mehr als ausreichend. Wenn Sie täglich 5–10 Rechnungen schreiben, erreichen Sie das Limit allerdings zur Jahreshälfte – ab diesem Punkt empfiehlt sich ein Wechsel zum Standard-Tarif.

Welchen Tarif sollten Sie wählen?

Es gibt drei Lizenzen und die Wahl hängt im Grunde von einer einzigen Frage ab: Wie viele Rechnungen schreiben Sie im Jahr?

• Nur Rechnung: Sie machen keine Buchhaltung, sondern müssen lediglich elektronische Verkaufsrechnungen ausstellen. Kundenkonten, Lager und Kasse-Bank sind in dieser Lizenz nicht enthalten.
• Basis (kostenlos): Alle Funktionen bis zu 500 Rechnungen im Jahr. Der Ausgangspunkt für die meisten kleinen Unternehmen.
• Standard: Kein Rechnungslimit, 10 GB Speicherplatz. Für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen oder großem Dokumentenarchiv.

Aktuelle Preise finden Sie auf der Preisseite – diese können in Aktionszeiträumen variieren.

Was im kostenlosen Tarif wirklich funktioniert

Wenn eine Funktionsliste lang ist, verliert man leicht den Überblick, was davon tatsächlich nützlich ist. Im täglichen Gebrauch werden Sie vor allem folgende Bereiche nutzen:

e-Fatura und e-Arşiv (E-Rechnung)

Sie erstellen die Rechnung und das System ermittelt je nachdem, ob der Empfänger für E-Rechnungen registriert ist, ob eine e-Fatura oder ein e-Arşiv ausgestellt wird. Wenn Sie der Unterschied interessiert, haben wir das in unserem Vergleich zwischen e-Fatura und e-Arşiv ausführlich erklärt.

Kunden- und Lieferantenkonten (Cari)

Jede Rechnung und Zahlung wird auf den Saldo des jeweiligen Kunden gebucht. Überfällige Forderungen sehen Sie in einem separaten Bericht – der Artikel zum Forderungsmanagement bei überfälligen Rechnungen bietet dazu einen praktischen Einstieg.

Kasse und Bank

Bargeld, Bankkonten, Kreditkarten und virtuelle POS-Konten werden separat geführt; Sie können Überträge zwischen ihnen vornehmen. Schauen Sie für die Einrichtung in den Praxisleitfaden für Bank- und Kassenmanagement.

Mobil

Alles, was im Web funktioniert, ist mit demselben Account auch über das Smartphone abrufbar. Falls Sie unterwegs Rechnungen schreiben müssen, erklärt unser Artikel zum E-Rechnungsversand mobil den Ablauf.

Multi-Mandanten-Fähigkeit (Mehrere Unternehmen)

Wenn Sie zwei Unternehmen haben, verwalten Sie beide über denselben Account mit einem schnellen Wechsel im oberen Menü. Die Daten vermischen sich nicht. Details dazu finden Sie im Beitrag zur Verwaltung mehrerer Unternehmen.

Was ist am ersten Tag zu tun?

Anstatt das Programm zu öffnen und alle Menüs zu durchstöbern, befolgen Sie am besten diese Reihenfolge – so sind Sie in einer halben Stunde einsatzbereit:

1. Eröffnen Sie ein Konto und geben Sie Ihre Firmendaten ein. Achten Sie darauf, Steuernummer und Finanzamt korrekt einzutragen – E-Rechnungen werden mit diesen Daten verschickt.
2. Hinterlegen Sie Ihre Kassen- und Bankkonten und tragen Sie die aktuellen Salden ein.
3. Llegen Sie Ihre 5–10 wichtigsten Kunden als Konten an. Den Rest fügen Sie einfach beim Rechnungsstellen hinzu.
4. Definieren Sie Ihre verkauften Produkte oder Dienstleistungen als Artikelkarte.
5. Schreiben Sie eine Testrechnung. So sehen Sie direkt das Layout und den E-Beleg-Ablauf.

Häufig gestellte Fragen

Ist der kostenlose Tarif eine Testversion oder zeitlich unbegrenzt?

Zeitlich unbegrenzt. Es ist keine Testversion, die nach 30 Tagen abläuft; solange Sie innerhalb des Limits von 500 Rechnungen pro Jahr bleiben, können Sie die Software weiter nutzen.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich die 500 Rechnungen aufbrauche?

Ihre Daten bleiben erhalten. Wenn Sie das Limit erreichen, müssen Sie auf den Standard-Tarif wechseln, um neue Rechnungen zu schreiben; auf Ihre bestehenden Datensätze haben Sie weiterhin Zugriff.

Ich habe keine Vorkenntnisse in Buchhaltung, kann ich die Software trotzdem nutzen?

Ja, die Software wurde genau mit diesem Ansatz entwickelt. Grundlegende Begriffe zu kennen, erleichtert Ihnen dennoch die Arbeit – genau dafür haben wir den Leitfaden zur Vorbuchhaltung für Nicht-Buchhalter zusammengestellt.

Wird ein separater Integratorenvertrag für E-Rechnungen benötigt?

Wenn Sie für E-Rechnungen registriert sind, versenden Sie diese über einen Integrator; Qolay.App ermöglicht es Ihnen, diese Verbindung im Einstellungsbereich einzurichten. Klären Sie Ihren steuerlichen Status am besten mit Ihrer steuerlichen Vertretung.

Worauf man bei einer kostenlosen Software achten sollte, ist keine endlose Funktionsliste, sondern dass die Grenzen von Anfang an transparent sind. Wenn Sie Ihr eigenes Volumen kennen, ist die Wahl des richtigen Tarifs ein Kinderspiel.

Eröffnen Sie einen kostenlosen Account und schreiben Sie Ihre erste Rechnung; wann immer Sie sich den Limits nähern, werden Sie direkt in der Anwendung darauf hingewiesen.