Buchführung bei unregelmäßigem Einkommen
Einnahmen- und Ausgabenverfolgung für Freelancer
Das Problem eines Freelancers ist nicht das geringe Einkommen, sondern dessen unregelmässiger Zufluss. Wir haben beschrieben, wie Sie projektbasierte Einnahmen und Ausgaben verfolgen, welche Ausgaben erfasst werden müssen und wie Sie sich auf die Steuerperiode vorbereiten.
Das finanzielle Problem von Freelancern ist selten, dass sie zu wenig verdienen. Es ist der große Unterschied zwischen einem guten und einem schlechten Monat.
Im März liefern Sie drei Projekte ab, der April bleibt ruhig und im Mai gehen zwei Zahlungen in derselben Woche ein. Der einzige Weg, mit dieser Unregelmäßigkeit umzugehen, ist zu sehen, wie viel Sie verdienen und wann Sie es einnehmen werden.
Trennen Sie Geschäftliches von Privatexemplaren
Wenn man alleine arbeitet, wird dies am leichtesten übersehen. Der Kunde überweist das Geld auf Ihr Privatkonto, Sie erledigen davon Ihre Einkäufe und am Monatsende wissen Sie nicht, wie viel Sie eigentlich verdient haben.
Ein separates Geschäftskonto zu eröffnen und sich selbst einen festen Betrag auszuzahlen, ist der praktischste Weg, um unregelmäßige Einnahmen zu strukturieren. Das gesamte Einkommen gehört zwar Ihnen, aber es gibt keine Regel, dass alles in diesem Monat ausgegeben werden muss.
Denken Sie in Projekten, nicht in Monaten
Eine monatliche Einnahmen-Ausgaben-Übersicht ist für Freelancer irreführend; wenn zwei Zahlungen in denselben Monat fallen, lässt dieser Monat sich großartig und den nächsten katastrophal erscheinen.
Legen Sie stattdessen jeden Kunden als separate Kundenkartei an und verfolgen Sie jedes Projekt als separates Dokument. So sehen Sie die folgenden drei Dinge: Welcher Kunde wie viel Arbeit bringt, wer pünktlich zahlt und welche Arbeit den Aufwand wirklich wert ist.
Das Letztere ist am wertvollsten. Die meisten Freelancer merken erst beim Blick auf die Zahlen, dass die Arbeit, mit der sie sich am meisten beschäftigen, diejenige ist, die am wenigsten einbringt.
Ausgaben, die man vergisst zu erfassen
Da die Ausgaben von Freelancern klein und verstreut sind, werden diese Posten am häufigsten übersehen:
- Software- und Cloud-Abonnements — monatlich gering, in der Jahressumme überraschend
- Der geschäftliche Anteil der Internet- und Telefonrechnung
- Kauf von Ausrüstung
- Fahrtkosten für Kundengespräche
- Schulungen, Kurse, Bücher
- Buchhaltungs- und Beratungsgebühren
Welche davon steuerlich als Ausgabe berücksichtigt werden können, hängt von Ihrer Unternehmensform ab; klären Sie den Umfang mit Ihrem Steuerberater. Ihre Aufgabe ist es, keine Belege zu verlieren. Wenn Sie es gewohnt sind, Belege zu verlegen, macht das Scannen von Belegen für die automatische Ausgabenerfassung diesen Prozess erheblich einfacher.
Zahlungseingänge: Niemand wird Sie daran erinnern
In einem Unternehmen kümmert sich die Buchhaltung um das Forderungsmanagement. Wenn Sie eine Einzelperson sind, sind Sie diese Abteilung — und es ist schwer, sich bei der Abgabe eines neuen Projekts an die ausstehende Zahlung zu erinnern.
Zwei Dinge helfen: Fälligkeitsdaten auf Dokumenten zu vermerken und fällige Zahlungen in einer Liste zu sehen. Der Bericht über anstehende Zahlungseingänge bringt dies auf Ihren Startbildschirm; Sie müssen sich nicht selbst daran erinnern. Zur Verwaltung von Verzögerungen können Sie den Kalender im Artikel über überfällige Forderungen nutzen.
Bereit für die Steuerperiode sein
Das gemeinsame Merkmal von Freelancern, die in der Steuererklärungszeit Panik bekommen, ist, dass sie erst in dieser Woche anfangen, die Unterlagen zusammenzusuchen.
Die Alternative ist einfach: Erfassen Sie jedes Dokument am Tag seiner Ausstellung, tragen Sie jede Ausgabe am Tag ihrer Entstehung ein. Wenn die Frist da ist, müssen Sie den Bericht nur noch exportieren und an Ihren Berater senden.
Bis zu 500 Belege pro Jahr reicht der kostenlose Tarif von Qolay.App völlig aus — die große Mehrheit der Freelancer nähert sich nicht einmal diesem Limit. Den genauen Umfang finden Sie im Artikel über den kostenlosen Tarif.
Häufig gestellte Fragen
Ich habe kein Gewerbe, sollte ich trotzdem Buch führen?
Wenn Sie Einnahmen erzielen, ja. Ganz gleich, wie Ihr steuerlicher Status ist: Zu wissen, was Sie verdienen, ist für Ihre eigenen Entscheidungen unerlässlich.
Ich erhalte Zahlungen aus dem Ausland, wie werden sie erfasst?
Am saubersten ist es, das Fremdwährungskonto in seiner eigenen Währung zu führen und Kursdifferenzen separat zu behandeln. Da die steuerliche Dimension von Ihrer Unternehmensform abhängt, fragen Sie am besten Ihren Berater.
Ich kenne mich nicht mit Buchhaltung aus, wird das nicht schwer?
Die Anzahl der benötigten Begriffe ist sehr gering. Der Leitfaden für Nicht-Buchhalter wurde genau für diesen Bedarf geschrieben.
Als Freelancer Buch zu führen ist keine Bürokratie, sondern ein Werkzeug, um mit unregelmäßigen Einnahmen umzugehen. Wenn Sie wissen, wann was reinkommt, wird auch ein schwacher Monat händelbar.
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