Einnahmen- und Ausgabenverfolgung für Freelancer

Das finanzielle Problem von Freelancern ist selten, dass sie zu wenig verdienen. Es ist der große Unterschied zwischen einem guten und einem schlechten Monat.

Im März liefern Sie drei Projekte ab, der April bleibt leer, im Mai kommen zwei Zahlungen in derselben Woche. Der einzige Weg, mit dieser Unregelmäßigkeit umzugehen, ist zu sehen, wie viel Sie verdienen und wann Sie es einfordern können.

Trennen Sie Geschäftliches und Privates

Wenn man alleine arbeitet, wird dies am schnellsten übersehen. Der Kunde überweist das Geld auf Ihr Privatkonto, von dort aus machen Sie Ihre Lebensmitteleinkäufe, und am Ende des Monats wissen Sie nicht, wie viel Sie eigentlich verdient haben.

Ein separates Geschäftskonto zu eröffnen und sich selbst einen festen Betrag auszuzahlen, ist der praktischste Weg, um unregelmäßige Einnahmen zu regulieren. Der gesamte Verdienst gehört Ihnen, aber es gibt keine Regel besagend, dass alles in diesem Monat ausgegeben werden muss.

Denken Sie in Projekten, nicht in Monaten

Eine monatliche Einnahmen-Ausgaben-Übersicht ist für Freelancer irreführend; fallen zwei Zahlungen in denselben Monat, sieht dieser fantastisch aus, der nächste jedoch katastrophal.

Legen Sie stattdessen für jeden Kunden eine eigene Kundenkarte an und verfolgen Sie jedes Projekt als separates Dokument. So sehen Sie drei Dinge: Welcher Kunde wie viel Arbeit bringt, wer pünktlich zahlt und welche Arbeit den Aufwand wirklich wert ist.

Das Letztere ist am wertvollsten. Die meisten Freelancer merken erst beim Blick auf die Zahlen, dass die Arbeit, mit der sie sich am meisten beschäftigen, diejenige ist, die am wenigsten einbringt.

Ausgaben, die gerne vergessen werden

Da die Ausgaben von Freelancern klein und verstreut sind, werden diese Posten am häufigsten übersehen:

• Software- und Cloud-Abonnements — monatlich gering, im Jahrestotal überraschend hoch
• Der geschäftliche Anteil der Internet- und Telefonrechnung
• Käufe von Ausrüstung
• Fahrtkosten für Kundentermine
• Schulungen, Kurse, Bücher
• Buchhaltungs- und Beratungsgebühren

Welche davon steuerlich als Ausgaben berücksichtigt werden können, hängt von Ihrer Rechtsform ab; klären Sie den Rahmen mit Ihrem Steuerberater. Ihre Aufgabe ist es, die Belege nicht zu verlieren. Wenn Sie es gewohnt sind, Belege zu verlieren, macht es das Scannen von Belegen für die automatische Erfassung Ihnen extrem leicht.

Zahlungseingänge: Niemand wird Sie daran erinnern

In einem Unternehmen kümmert sich die Buchhaltung um das Forderungsmanagement. Sind Sie eine Einzelperson, sind Sie diese Abteilung — und bei der Abgabe neuer Projekte vergisst man leicht die vorherige Zahlung.

Zwei Dinge helfen: das Fälligkeitsdatum auf dem Beleg zu vermerken und fällige Posten in einer Liste zu sehen. Der Bericht über anstehende Zahlungseingänge bringt dies auf den Startbildschirm; Sie müssen sich nicht selbst daran erinnern. Für das Verzugsmanagement können Sie den Kalender aus dem Artikel zum Umgang mit überfälligen Forderungen nutzen.

Bereit für die Steuerzeit

Das gemeinsame Merkmal von Freelancern, die in der Steuererklärungssaison Panik bekommen, ist, dass sie erst in dieser Woche anfangen, die Unterlagen zusammenzusuchen.

Die Alternative ist einfach: Erfassen Sie jedes Dokument am Tag seiner Ausstellung und tragen Sie jede Ausgabe am Tag der Entstehung ein. Wenn die Frist da ist, müssen Sie den Bericht nur noch exportieren und an Ihren Berater senden.

Bis zu 500 Belege im Jahr ist der kostenlose Tarif von Qolay.App dafür völlig ausreichend – die große Mehrheit der Freelancer nähert sich diesem Limit nicht einmal an. Den genauen Umfang können Sie im Artikel über den kostenlosen Tarif nachlesen.

Häufig gestellte Fragen

Ich habe kein Gewerbe, sollte ich trotzdem Buch führen?

Wenn Sie Einnahmen erzielen, ja. Ganz gleich, wie Ihr steuerlicher Status ist: Zu wissen, was Sie verdienen, ist für Ihre eigenen Entscheidungen unerlässlich.

Ich erhalte Zahlungen aus dem Ausland, wie werden sie erfasst?

Am saubersten ist es, das Fremdwährungskonto in seiner eigenen Währung zu führen und Wechselkursdifferenzen separat zu behandeln. Da die steuerliche Seite von Ihrer Rechtsform abhängt, fragen Sie am besten Ihren Berater.

Ich habe keine Ahnung von Buchhaltung, wird das nicht schwer?

Die Anzahl der benötigten Begriffe ist sehr gering. Der Leitfaden zur Buchhaltung für Nicht-Buchhalter wurde genau für diesen Bedarf geschrieben.

Als Freelancer Buch zu führen ist keine Bürokratie, sondern ein Werkzeug, um mit unregelmäßigen Einnahmen umzugehen. Wenn Sie wissen, wann was reinkommt, wird auch ein schwacher Monat handhabbar.

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