E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

İki belge de elektronik. İkisi de fatura. İkisinde de aynı bilgiler var: alıcı, tutar, KDV, kalem listesi. Öyleyse neden ikisi ayrı ayrı var?

Çünkü aralarındaki fark belgenin kendisinde değil, nasıl iletildiğinde. Ve hangisini keseceğinizi siz seçmiyorsunuz — alıcı belirliyor.

Fark tek cümlede

e-Fatura, e-fatura mükellefi olan iki taraf arasında, GİB'in kapalı sistemi üzerinden gider. Alıcının posta kutusuna düşer; e-posta veya kağıt söz konusu değildir.

e-Arşiv fatura ise bu sistemin dışındaki herkese kesilir: nihai tüketiciler, e-fatura mükellefi olmayan şirketler. Belge elektronik olarak üretilir ve GİB'e raporlanır, ama alıcıya e-posta, SMS veya kağıt çıktı olarak ulaşır.

Kapalı devre kurye ile normal posta arasındaki fark gibi düşünebilirsiniz. İçindeki mektup aynı; taşıma yolu farklı.

Karar veren soru: alıcı e-fatura mükellefi mi?

Kesmeden önce cevaplamanız gereken tek soru bu. Kendi mükellefiyetiniz değil, karşı tarafınki belirleyici.

• Alıcı e-fatura mükellefiyse → e-fatura. Başka seçenek yok. Bu tarafa e-arşiv veya kağıt fatura kesilemez.
• Alıcı e-fatura mükellefi değilse → e-arşiv fatura. İster şahıs olsun ister mükellefiyeti olmayan bir şirket, belge e-arşiv olarak düzenlenir.

Pratikte şöyle görünür: toptancıysanız ve bayinize satış yapıyorsanız muhtemelen e-fatura. Aynı gün internet sitenizden bir tüketiciye satış yaptıysanız e-arşiv. İkisini aynı gün, aynı programdan kesersiniz.

Alıcının mükellef olup olmadığını nereden bilirim?

Müşteriye sormak en zayıf yöntem; çoğu zaman kendisi de emin değildir. GİB'in e-fatura mükellef listesi üzerinden vergi numarasıyla sorgulayabilirsiniz.

Pratikte bu kontrolü elle yapmazsınız. Ön muhasebe programları cari kartındaki vergi numarasını kontrol edip fatura tipini kendisi belirler. Qolay.App'te de akış böyle işliyor: cariyi seçtiğinizde belge tipi otomatik geliyor, yanlış tip seçme ihtimali ortadan kalkıyor.

Bir uyarı: mükellefiyet listesi değişir. Bugün mükellef olmayan bir müşteri altı ay sonra listeye girebilir. Cari kartlarını arada bir güncellemek gerekir.

Karşılaştırma tablosu

İptal ve itiraz aynı şekilde işlemiyor

Bu, farkın en çok canınızı yakabileceği yer ve çoğu karşılaştırmada atlanıyor.

e-Fatura karşı tarafa ulaştıktan sonra tek taraflı iptal edilemez. Ticari senaryoda alıcı belgeyi reddedebilir; temel senaryoda ise düzeltme genelde iade faturasıyla yapılır. Yani "yanlış kestim, silerim" diye bir şey yok.

e-Arşiv faturada iptal, raporlama süresi dolmadan yapılabilir. Süre geçtiyse yine düzeltme yoluna gidilir.

Sonuç olarak: fatura kesmeden önce tutar ve cari kontrolü, kestikten sonra düzeltmeye çalışmaktan çok daha ucuz.

En sık yapılan üç hata

• Aynı müşteri için iki cari kartı açmak. Biri güncel vergi numarasıyla, diğeri eski kayıtla. Fatura yanlış karttan kesilir, tip de yanlış gider. Vergi numarasıyla tekilleştirmek bunu önler.
• Mükellefiyet değişimini takip etmemek. Müşteri listeye girdikten sonra ona e-arşiv kesmeye devam etmek uyumsuzluk yaratır.
• e-Fatura çıktısını "fatura" sanmak. e-Fatura'nın kağıt çıktısı bilgi amaçlıdır; belgenin kendisi elektronik olandır.

İkisini tek yerden kesmek

Günlük işte e-fatura ve e-arşivi ayrı programlarda yönetmenin bir anlamı yok. Qolay.App'te fatura ekranı tektir; cariyi seçtiğinizde belge tipi belirlenir, entegratör üzerinden gönderim yapılır ve gelen e-faturalar da aynı yerde listelenir.

Fatura kesme akışını adım adım görmek isterseniz e-fatura nasıl kesilir yazımıza bakın. Her belgenin altına IBAN veya cari bakiye gibi sabit notlar eklemek istiyorsanız e-belge açıklama şablonları işinizi görür.

Sık sorulanlar

e-Arşiv faturayı kağıt olarak verebilir miyim?

Evet. e-Arşiv faturanın çıktısı alıcıya teslim edilebilir. e-Fatura'da bu geçerli değil.

e-Fatura mükellefi değilim, e-arşiv kesmem gerekir mi?

Mükellefiyetiniz yoksa kağıt fatura düzenleyebilirsiniz. Ancak e-arşiv kapsamına giren durumlar ciro ve sektöre göre değişiyor; kendi yükümlülüğünüzü mali müşavirinize teyit ettirin.

İkisi için ayrı numara serisi mi kullanılır?

Genellikle evet, ayrı seri tanımlanır. Programda serileri baştan doğru kurmak, sonradan numara karışıklığıyla uğraşmaktan iyidir.

e-İrsaliye de bunlardan biri mi?

Hayır, e-irsaliye malın sevkiyatını belgeler; fatura yerine geçmez. Ayrıntısı e-irsaliye yazımızda.

Özetle: belgeyi siz seçmiyorsunuz, alıcı belirliyor. Cari kartlarınız doğruysa program da doğru tipi seçer ve bu konuyu bir daha düşünmeniz gerekmez.

Qolay.App'te ücretsiz hesap açarak e-fatura ve e-arşiv süreçlerinizi tek ekrandan yönetebilirsiniz.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Mükellefiyet durumunuz ve belge düzeni yükümlülükleriniz için mali müşavirinize danışın.