Der Unterschied zwischen dem GIB-Portal und dem Integrator

Beim Übergang zu e-Belegen stehen Ihnen im Wesentlichen drei Methoden zur Auswahl: das GIB-Portal, ein zertifizierter Integrator (özel entegratör) und die direkte Integration. Letztere ist etwas für Großunternehmen mit einer eigenen IT-Abteilung; für kleine und mittlere Unternehmen fällt die Wahl in der Praxis meist auf die ersten beiden.

In diesem Beitrag geht es darum, nach welchen Kriterien Sie diese Entscheidung treffen sollten.

Drei Methoden, ein Ergebnis

Lassen Sie uns zu Beginn eines klarstellen: Ganz gleich, für welche Methode Sie sich entscheiden, der erstellte Beleg besitzt stets denselben rechtlichen Wert. Der Beleg an sich ändert sich nicht.

• GIB-Portal. Die kostenlose Web-Schnittstelle des Staates. Sie füllen das Formular selbst aus.
• Zertifizierter Integrator. Ein vom GIB autorisierter Dienstleister. Er übernimmt die Erstellung und Übermittlung der Belege in Ihrem Namen und kommuniziert mit Ihrer Software.
• Direkte Integration. Sie verbinden Ihr eigenes System direkt mit dem GIB. Das erfordert ein technisches Team und kontinuierliche Wartung.

Der Unterschied liegt darin, wie Sie den Beleg erstellen — sprich, in der Zeit, die Sie dafür aufwenden.

Vergleich

Der einzige konkrete Kostenunterschied in der Tabelle betrifft die erste Zeile. Jede weitere Zeile stellt einen Zeitunterschied dar — und Zeit ist ebenfalls Geld.

Eine einfache Rechnung

Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das monatlich 60 Rechnungen ausstellt. Das manuelle Ausfüllen einer Rechnung im Portal inklusive Kunden- und Artikeldaten dauert im Schnitt 3 Minuten.

• 60 × 3 Minuten = 180 Minuten, also 3 Stunden pro Monat.
• Diese Zeit umfasst lediglich die Dateneingabe; Fehlerbehebungen und Suchzeiten sind darin noch nicht enthalten.
• Wird die Rechnung direkt aus der Software erstellt, da Kunden- und Artikelstammdaten bereits hinterlegt sind, sinkt der Zeitaufwand auf 30 Sekunden: das sind ca. 30 Minuten.

Ein monatlicher Zeitunterschied von 2,5 Stunden. Multiplizieren Sie diesen Zeitraum mit Ihren eigenen Stundensätzen, um zu sehen, wie viel dieser Wert für Sie ausmacht — so lässt sich ermitteln, ob sich die Integratorgebühren rentieren. Auf die Berechnung der Stundensätze sind wir in einem separaten Beitrag eingegangen.

Der echte Mehrwert des Integrators: Eingehende Belege

Meistens ist nur von ausgehenden Rechnungen die Rede. Wenn Sie jedoch e-Rechnungs-Pflichtiger sind, gibt es auch Rechnungen, die bei Ihnen eingehen, und für diese gilt ein bestimmter Annahme- und Ablehnungsprozess.

Eine Rechnung mit kommerziellem Szenario muss innerhalb einer bestimmten Frist beantwortet werden. Unterlassen Sie dies, gilt der Beleg — selbst wenn er fehlerhaft ist — als angenommen. Die verschiedenen Szenariotypen haben wir in einem separaten Beitrag erläutert.

Ein Integrator fasst all diese Belege in einer einzigen Liste zusammen, zeigt an, welche Fristen ablaufen, und ermöglicht es Ihnen, direkt über einen Bildschirm darauf zu reagieren. Ist er an Ihre Vorbuchhaltung angebunden, wird eine eingehende Rechnung gleichzeitig als Aufwand verbucht; Sie müssen die Daten kein zweites Mal erfassen.

Worauf Sie bei der Auswahl eines Integrators achten sollten

Wenn Sie sich für einen Integrator entschieden haben, kristallisieren sich die Unterschiede zwischen den Anbietern in folgenden Punkten heraus:

• Kompatibilität mit Ihrer Software. Dies ist das wichtigste Kriterium. Unter den Integratoren zu wählen, die von Ihrer Vorbuchhaltungssoftware unterstützt werden, ist besser als nachträglich eine Brückenlösung zu basteln.
• Preismodell. Guthabenbasis (Credits) oder Jahresabo? Werden nicht genutzte Credits übertragen? Bei saisonalem Geschäft ist dieser Unterschied von Bedeutung.
• Guthaben-Abdeckung. Verbrauchten auch eingehende Belege Credits? Bei manchen Anbietern werden nur ausgehende Belege gezählt.
• Support-Erreichbarkeit. An wen wenden Sie sich und zu welchen Zeiten, wenn an einem Tag keine Rechnungen ausgestellt werden können?
• Wechselmöglichkeiten. Wie erhalten Sie Ihre historischen Belege, falls Sie den Anbieter einmal wechseln möchten?

Diese Punkte haben wir in unserem Beitrag zur Wahl des e-Rechnungs-Integrators detaillierter behandelt.

Die Entscheidungsschwelle

Ein praktischer Maßstab: Beleganzahl und Wiederholungsrate.

• Weniger als 10 Belege pro Monat, meist für unterschiedliche Kunden → das Portal reicht völlig aus.
• 20 bis 50 Belege pro Monat, wiederkehrende Verkäufe an dieselben Kunden → der Integrator zahlt sich selbst.
• Marktplatz- oder E-Commerce-Verkäufe vorhanden → unbestritten ein Integrator; die Anzahl der Bestellungen macht eine manuelle Erfassung unmöglich.
• Hohes Aufkommen an eingehenden Rechnungen → ein Integrator lohnt sich selbst dann allein für die ausgehenden Belege.

Vergessen Sie zudem nicht, dass aufgrund Ihres steuerlichen Status und Ihres Belegvolumens bestimmte Methoden verpflichtend werden können; die Bedingungen werden regelmäßig aktualisiert.

Häufig gestellte Fragen

Benötige ich ein Finanzsiegel (Mali Mühür), wenn ich einen Integrator nutze?

Für e-Beleg-Prozesse ist ein Finanzsiegel oder eine e-Signatur zwingend erforderlich. Die Nutzung eines Integrators hebt diese Anforderung nicht auf. Den Antragsprozess haben wir in unserem entsprechenden Beitrag beschrieben.

Kann ich den Integrator wechseln?

Ja, ein Wechsel ist möglich. Während des Übergangs sind die Kontinuität der Belege und die Struktur der Nummernkreise wichtig; planen Sie dies am besten gemeinsam mit beiden Anbietern.

Kann ich während der Nutzung des Portals eine Vorbuchhaltungssoftware verwenden?

Das können Sie, allerdings müssen Sie die Rechnungen in zwei Systemen erfassen. Diese doppelte Buchführung ist die häufigste Ursache für Dateninkonsistenzen.

Kann der Integrator meine Daten einsehen?

Da er die Belegübermittlung abwickelt, hat er Zugriff auf den Inhalt der Belege. Es empfiehlt sich, die Vertraulichkeits- und Datenverarbeitungsklauseln im Vertrag zu lesen.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Das Portal spart Geld, der Integrator spart Zeit. Je mehr Belege Sie haben, desto mehr überwiegt die zweite Ersparnis — und dieser Wendepunkt tritt bei den meisten Unternehmen früher ein als gedacht.

Eröffnen Sie ein kostenloses Konto auf Qolay.App, verknüpfen Sie Ihren e-Beleg-Integrator und verwalten Sie ausgehende sowie eingehende Belege direkt zusammen mit Ihrer Vorbuchhaltung.

Dieser Beitrag dient zu allgemeinen Informationszwecken. e-Beleg-Methoden und die Bedingungen für eine Verpflichtung können sich ändern; offizielle Quelle ist das GIB. Bitte konsultieren Sie für Ihre spezifischen Anforderungen Ihren Steuerberater.