E-Rechnungsszenario-Typen

Beim Erstellen einer E-Rechnung stoßen Sie auf ein Feld namens „Szenario“. Die meisten Leute belassen es einfach bei der Standardeinstellung.

Dabei bestimmt diese Auswahl, wie sich die Rechnung auf der Gegenseite verhält – insbesondere, ob der Empfänger diese Rechnung ablehnen kann oder nicht.

Grundrechnung (Temel Fatura)

Beim Standardszenario wird die Rechnung an den Empfänger übermittelt und verbleibt dort. Der Empfänger hat keine Möglichkeit, über das System eine Annahme- oder Ablehnungsantwort zu senden.

Das erscheint aus Sicht des Verkäufers sicherer: Die Rechnung kann nicht abgelehnt werden. Entsteht jedoch ein Einspruch, wird die Lösung außerhalb des Systems gesucht; es wird ein Stornierungsantrag oder ein externer Einspruchsweg genutzt.

Bei Barverkäufen, einmaligen Geschäften und Transaktionen mit geringer Rückgabewahrscheinlichkeit ist das Standardszenario praktisch.

Handelsrechnung (Ticari Fatura)

Im Handelsszenario antwortet der Empfänger über das System auf die Rechnung: Er akzeptiert oder lehnt sie ab. Geht eine Ablehnung ein, wird die Rechnung ungültig.

Das erleichtert die Fehlerbehebung. Eine mit einem falschen Betrag ausgestellte Rechnung wird sauber abgeschlossen, wenn die Gegenseite sie ablehnt, und eine neue wird erstellt.

Demgegenüber steht ein Risiko: Der Empfänger kann die Rechnung ablehnen, um die Zahlung hinauszuzögern. Bei Kunden mit kontinuierlicher Geschäftsbeziehung und regelmäßiger Abstimmung funktioniert das Handelsszenario in der Regel besser.

Was im Falle einer Ablehnung zu tun ist, haben wir im Artikel Rechnungsstornierungs- und Einspruchsprozess erläutert.

Export- und Behördenszenarien

Das Exportszenario wird bei Warenverkäufen ins Ausland verwendet. Die Rechnung wird mit den Zollprozessen verknüpft und die Empfängerdaten werden in einem anderen Format eingegeben. Weitere Details finden Sie im Artikel zur Exportrechnung.

Das Behördenszenario wird für Rechnungen verwendet, die an öffentliche Institutionen ausgestellt werden. Es enthält Felder, die dem eigenen Finanzverwaltungssystem der Institution entsprechen.

Darüber hinaus gibt es spezielle Szenarien wie für Reisegepäck oder Marktplätze; diese tauchen nicht auf, es sei denn, Ihre Branche erfordert sie.

Wie trifft man die Auswahl?

Der praktische Ansatz ist folgender: Anstatt bei jeder Rechnung über das Szenario nachzudenken, tragen Sie es in die Stammdaten (Kundenkartei) ein. Wenn klar ist, mit welchem Kunden Sie in welchem Szenario arbeiten, müssen Sie bei der Rechnungsstellung nicht jedes Mal neu entscheiden.

Ein weiterer Punkt: Welche Szenarien der Empfänger akzeptiert, ist bei der Steuerbehörde (GİB) registriert. Wenn die Gegenseite keine Handelsrechnungen unterstützt, müssen Sie das Standardszenario verwenden. Das System leitet dies in der Regel automatisch weiter.

Die weiteren Vorteile einer gepflegten Kundenkartei haben wir im Artikel zur Kontokorrent-Verfolgung behandelt.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich das Szenario nach der Rechnungsstellung ändern?

Nein. Das Szenario ist Teil des Dokuments. Um es zu ändern, muss die Rechnung storniert und neu ausgestellt werden.

Gibt es ein Szenario für E-Archiv-Rechnungen?

Da E-Archiv-Rechnungen an Personen ausgestellt werden, die keine E-Rechnungs-Pflichtigen sind, gibt es keinen systeminternen Antwortmechanismus; die Unterscheidung zwischen Standard und Handel gilt für dieses Dokument nicht.

Was passiert, wenn der Empfänger die Handelsrechnung nicht fristgerecht beantwortet?

Nach Ablauf der Antwortfrist gilt die Rechnung als akzeptiert. Das Schweigen fällt also zugunsten des Verkäufers aus.

Welches ist weiter verbreitet?

Bei Einzelhandels- und barlastigen Geschäften ist das Standardszenario, bei Unternehmen mit Firmenkunden und Zahlungszielen das Handelsszenario verbreiteter.

Das Szenario mag wie ein kleiner Bereich der Rechnung wirken, aber bei Streitigkeiten ist es das entscheidendste Detail, das Sie in der Hand haben.

Eröffnen Sie ein kostenloses Konto auf Qolay.App und verwalten Sie Ihre E-Rechnungsprozesse über ein einziges Dashboard.