Wie hoch sind die Arbeitgeberkosten des Mindestlohns?

Sie stellen einen Mitarbeiter ein und kalkulieren Ihr Budget auf Basis des Nettogehalts. Das ist der häufigste Weg, die Personalkosten zu unterschätzen.

Zwischen dem Geld, das auf dem Konto des Mitarbeiters landet, und dem Betrag, der Ihre Tasche verlässt, liegt ein beträchtlicher Unterschied. Zu wissen, woher dieser Unterschied rührt, ändert sowohl Ihre Einstellungsentscheidung als auch Ihre Preisgestaltung.

Es gibt drei verschiedene Zahlen, und alle werden als „Verdienst“ bezeichnet

Das ist die Quelle der Verwirrung. Für denselben Mitarbeiter kursieren drei verschiedene Zahlen:

• Nettolohn. Der Betrag, der auf dem Bankkonto des Mitarbeiters eingeht. Wenn im Gespräch davon die Rede ist, ist meistens dieser gemeint.
• Bruttolohn. Der Nettobetrag zuzüglich der vom Mitarbeiter zu tragenden Sozialversicherungsbeiträge, Arbeitslosenversicherungsbeiträge, Einkommensteuer und Solidaritätsabgabe bzw. Stempelsteuer.
• Gesamtkosten für den Arbeitgeber. Zum Bruttobetrag kommen noch die Beiträge hinzu, die vom Arbeitgeber selbst zu tragen sind. Das sind die tatsächlichen Ausgaben des Unternehmens.

Auf dem Weg vom Nettolohn zu den Gesamtkosten erhöht sich der Betrag grob um ein Drittel. Der genaue Prozentsatz variiert je nach Einkommensteuerklasse im Laufe des Jahres und den von Ihnen genutzten Förderungen.

Die Bestandteile der Kosten

Die ersten vier Posten werden vom Bruttolohn des Mitarbeiters abgezogen — erhöhen also nicht Ihre Kosten, sondern verringern das Netto des Mitarbeiters. Die letzten beiden Posten hingegen fließen direkt aus Ihrer Tasche und schlagen auf den Bruttobetrag auf.

Die Summe der Arbeitgeberbeiträge variiert je nach Gefahrenklasse und in Anspruch genommenen Nachlässen. Daher können die Kosten desselben Bruttogehalts in zwei verschiedenen Unternehmen unterschiedlich ausfallen.

Förderungen senken die Kosten

Der Staat verfügt über mehrere Mechanismen, um die Arbeitgeberbeiträge zu senken. Der am häufigsten verwendete ist der Fünf-Punkte-Beitragsnachlass, der für Arbeitgeber gilt, die die Voraussetzungen erfüllen.

Darüber hinaus gibt es Bereiche wie Mindestlohnzuschüsse, Förderungen für die Beschäftigung von Jugendlichen und Frauen sowie Förderungen für behinderte Mitarbeiter. Jede hat ihre eigenen Bedingungen und Laufzeiten.

Der praktische Hinweis hierbei lautet: Die meisten Förderungen werden nicht automatisch angewendet. Meldungen müssen mit dem korrekten Code erfolgen und die Voraussetzungen für Schuldenstrukturierungen müssen erfüllt sein. Es lohnt sich, Ihren Steuerberater oder Buchhalter explizit zu fragen: „Welche Förderungen nutzen wir?“ — die meisten Unternehmen merken erst auf Nachfrage, dass sie einen Rabatt nicht nutzen, auf den sie eigentlich Anspruch hätten.

Das Gehalt ist nicht die Gesamtheit der Kosten

Wenn man über die jährlichen Kosten eines Mitarbeiters spricht, ist es unvollständig, nur das 12-Monats-Gehalt zusammenzurechnen. Es gibt Posten, die hinzukommen:

• Fahrtkosten und Verpflegung. Werden sie regelmäßig gewährt, sind sie feste monatliche Ausgaben und fließen zudem in die Abfindungsberechnung ein.
• Angesammelte Abfindungsverpflichtungen. Jedes Arbeitsjahr häuft einen Betrag an, der in der Zukunft ausgezahlt wird.
• Nicht genommener Urlaub. Ein Anspruch, der beim Ausscheiden in Bargeld umgewandelt wird.
• Einstellung und Schulung. Inserate, Ineffizienz in der Probezeit, Einarbeitungszeit.

Ein realistisches jährliches Personalbudget umfasst auch diese Posten. In unseren Beiträgen zur Abfindung und zum Jahresurlaubssaldo haben wir diese beiden Posten separat behandelt.

Diese Zahl bestimmt Ihren Preis

Wenn Sie ein dienstleistendes Unternehmen sind, leiten sich Ihre Stundenkosten direkt hieraus ab. Wenn Sie die Personalkosten auf Basis des Nettogehalts berechnen und darauf basierend Angebote abgeben, gleichen Sie die Differenz bei jedem Verkauf aus eigener Tasche aus.

Die richtige Methode: Nehmen Sie die Gesamtarbeitgeberkosten, teilen Sie sie durch die Anzahl der arbeitsfähigen Tage im Jahr (abzüglich Urlaub und offizieller Feiertage) und rechnen Sie den Gemeinkostenanteil hinzu. Die daraus resultierende Zahl sind Ihre tatsächlichen Kosten. In unserem Artikel zur Kostenrechnung haben wir die Verteilung der Gemeinkosten erläutert.

Häufig gestellte Fragen

Warum haben Sie den Betrag des Mindestlohns nicht genannt?

Beträge und Beitragssätze ändern sich periodisch. Hier eine konkrete Zahl zu nennen, würde den Artikel innerhalb weniger Monate veraltet machen. Aktuelle Beträge entnehmen Sie bitte den Bekanntmachungen der Sozialversicherungsanstalt und Ihrem Steuerberater; die Logik bleibt dieselbe.

Erhöht die Einkommensteuerklasse die Kosten im Laufe des Jahres?

Wenn Sie Nettobezüge aus dem Bruttogehalt zahlen, bleiben Ihre Kosten konstant und das Netto des Mitarbeiters sinkt. Haben Sie sich auf ein Nettogehalt geeinigt, müssen Sie das Bruttogehalt anheben, sobald die Steuerklasse steigt — Ihre Kosten steigen also im Laufe des Jahres. Aus diesem Grund ist es wichtig, auf Basis welcher Zahl die Vereinbarung getroffen wurde.

Sind die Kosten bei Teilzeitkräften proportional?

Die Berechnung erfolgt auf Basis der Beitragsage, allerdings gibt es eigene Regeln für die Meldung unvollständiger Tage. Bei Teilzeitarbeit ist es wichtig, die Meldung korrekt durchzuführen.

Wie sollte ich diese Ausgaben in der Buchhaltung verfolgen?

Erfassen Sie Nettozahlungen, Sozialversicherungs- und Steuerzahlungen als separate Posten. „Gehalt“ in eine einzige Zeile zu schreiben, hindert Sie daran zu sehen, welche Zahlungen wann fällig werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Der Betrag, den Sie dem Mitarbeiter zahlen, und die Ausgaben des Unternehmens sind unterschiedliche Dinge. Das Budget auf Basis der korrekten Zahl aufzubauen, stellt sowohl die Einstellungsentscheidung als auch die Preisgestaltung auf ein solides Fundament.

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Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Mindestlöhne, Beitragssätze und Förderbedingungen ändern sich periodisch; konsultieren Sie für Ihre spezifische Situation Ihren Steuerberater.