Was ist das e-Archiv-Portal und wann wird es genutzt?

Sie haben erfahren, dass Sie auf die E-Archiv-Rechnung umsteigen müssen, und stehen nun vor zwei Wegen: dem GİB-eigenen Portal oder einer Software.

Das eine ist kostenlos. Das andere nicht. Wenn die Entscheidung so einfach erscheint, haben Sie wahrscheinlich noch nicht gesehen, was das Portal alles nicht abdeckt.

Was genau ist das Portal?

Es handelt sich um eine kostenlose Webanwendung der türkischen Finanzverwaltung (Gelir İdaresi Başkanlığı), die Steuerpflichtigen zur Verfügung gestellt wird, die E-Archiv-Rechnungen ausstellen müssen. Sie greifen über den Browser zu, füllen das Formular aus und erstellen die Rechnung.

Das so erstellte Dokument ist absolut gültig. Es gibt keinen rechtlichen Unterschied zwischen einer über das Portal und einer über eine Software ausgestellten E-Archiv-Rechnung. Der Unterschied liegt rein im Arbeitsablauf.

Das Portal ist für das E-Archiv gedacht, nicht für die E-Rechnung. Den Unterschied zwischen beiden haben wir in einem separaten Artikel erläutert: E-Rechnungen werden an E-Rechnungs-Pflichtige ausgestellt, E-Archiv-Rechnungen an alle anderen.

Für wen ist das Portal wirklich ausreichend?

Die ehrliche Antwort: Für einige Unternehmen ist es mehr als genug. Wenn Ihr Profil dem Folgenden entspricht, müssen Sie den Wechsel zu einer Software nicht überstürzen.

• Sie stellen monatlich nur wenige Rechnungen aus.
• Ihre Kundenanzahl ist gering und deren Daten ändern sich selten.
• Sie haben keine oder eine sehr einfache Bestandsverfolgung.
• Sie können Ihre Zahlungseingänge im Kopf behalten.
• Sie sind Freiberufler oder ein Ein-Personen-Dleistungsbetrieb.

Mit diesem Profil investieren Sie jeden Monat fünfzehn Minuten in das Portal und die Sache ist erledigt. Eine Software anzuschaffen würde bedeuten, für ein Problem zu bezahlen, das gar nicht gelöst werden muss.

Die Grenzen des Portals

Das Portal ist ein Dokumentenerstellungstool, kein Unternehmensverwaltungstool. Was es nicht abdeckt:

Die einzelnen Mängel hier mögen verkraftbar sein. Das Problem ist, dass sie alle gleichzeitig fehlen: Sie verwalten Kunden Salden in Excel, den Bestand im Notizbuch, die Zahlungen im Kopf und erstellen die Rechnung im Portal. Die an vier verschiedenen Orten gepflegten Daten stimmen nicht miteinander überein.

Die Reibungspunkte im täglichen Gebrauch

Die Beschwerden von Portalnutzern betreffen meist folgende Punkte:

• Kundeninformationen jedes Mal neu eingeben. Wenn Sie demselben Kunden dreimal im Monat eine Rechnung stellen, geben Sie Firmennamen und Steuer Nummer jedes Mal dreimal ein. Das Risiko von Tippfehlern besteht jedes Mal aufs Neue.
• Produktinformationen jedes Mal neu eingeben. Es wird keine Preisliste geführt; Sie müssen sich den Stückpreis merken.
• Keine Stapelverarbeitung möglich. Haben Sie zwanzig Bestellungen, füllen Sie zwanzigmal dasselbe Formular aus.
• Keine Berichte verfügbar. Die Antwort auf die Frage „Wie viel habe ich diesen Monat verkauft, und wer schuldet mir wie viel?“ gibt es im Portal nicht.
• Anmeldung und Zugriff. Schritte, die eine Anmeldung mit Finanzsiegel (Mali Mühür) oder elektronischer Signatur erfordern, können Zeit kosten, wenn Sie gerade dringend eine Rechnung ausstellen müssen.

Zudem können sich Volumen- und Umfangbedingungen für die Portalnutzung im Laufe der Zeit ändern. Steuerpflichtige, die bestimmte Umsatz- oder Belegzahlen überschreiten, müssen möglicherweise auf Integratoren oder spezielle Integrationsmethoden umsteigen – orientieren Sie sich für Ihren eigenen Fall an den GİB-Bekanntmachungen und Ihrem Steuerberater.

Anzeichen dafür, dass es Zeit für einen Wechsel ist

Wenn Ihnen das Portal zu eng wird, erkennen Sie das an folgenden Symptomen:

• Das Ausstellen von Rechnungen nimmt täglich eine halbe Stunde Ihrer Zeit in Anspruch.
• Sie können die Frage „Wie hoch war mein offener Posten bei diesem Kunden?“ nicht sofort beantworten.
• Sie tragen dieselben Informationen separat in das Portal, in Excel und in WhatsApp ein.
• Sie haben begonnen, auf Marktplätzen zu verkaufen, und die Anzahl der Bestellungen ist gestiegen.
• Die Anzahl der Rechnungen mit falschen Beträgen oder für falsche Kunden nimmt zu.
• Ihr Steuerberater fordert jeden Monat fehlende Dokumente an.

Träfen drei davon gleichzeitig zu, geht es längst nicht mehr nur um das Rechnungen Schreiben, sondern darum, den Überblick über das Unternehmen zu behalten. Die Schritte für den Wechsel haben wir in unserem Artikel über den Übergang vom Portal zur Software aufgelistet.

Das Portal ist nicht das Einzige, was kostenlos ist

Das häufigste Argument für die Wahl des Portals sind die Kosten. Aber den Vergleich als „kostenloses Portal vs. kostenpflichtige Software“ zu formulieren, greift zu kurz.

Buchhaltungssoftware bietet auch kostenlose Tarife an. Bei Qolay.App können Sie im Kalenderjahr bis zu 500 Verkaufs-/Einkaufsrechnungen ohne Kosten nutzen und E-Rechnungen sowie E-Archive mit Kunden-, Bestands- und Zahlungsverfolgung kombinieren. Für die meisten Kleinunternehmen lautet die Entscheidung daher nicht „bezahlen oder nicht bezahlen“, sondern „alles an einem Ort bündeln oder verstreut halten“.

Häufig gestellte Fragen

Gilt eine über das Portal ausgestellte Rechnung als ungültig?

Nein. Eine über das Portal erstellte E-Archiv-Rechnung ist völlig gültig. Der Unterschied ist nicht rechtlicher, sondern operationaler Natur.

Kann ich im Portal auch E-Rechnungen ausstellen?

Das E-Archiv-Portal ist für E-Archiv-Rechnungen vorgesehen. Für Dokumente, die an E-Rechnungs-Pflichtige ausgestellt werden sollen, gelten andere Methoden; fragen Sie Ihren Steuerberater nach Ihrem genauen Anwendungsbereich.

Was passiert mit meinen alten Rechnungen, wenn ich vom Portal zur Software wechselte?

Dokumente, die im Portal erstellt wurden, sind weiterhin bei der GİB registriert. Der Wechsel zu einer neuen Software macht vergangene Dokumente nicht ungültig; Ihre Aufbewahrungspflicht besteht fort.

Kann ich beides gleichzeitig nutzen?

Obwohl technisch möglich, wird es nicht empfohlen. Das Ausstellen von Belegen über zwei verschiedene Systeme führt zu Unstimmigkeiten bei den Nummernkreisen und zu unvollständigen Aufzeichnungen.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Das Portal löst das Problem der Rechnungsstellung, aber nicht den Überblick über das Unternehmen. Bei geringem Volumen ist es mehr als ausreichend, doch sobald es wächst, liegt das Problem nicht mehr bei der Rechnung, sondern bei allem anderen.

Erstellen Sie ein kostenloses Konto bei Qolay.App und verwalten Sie E-Archiv und E-Rechnung zusammen mit der Kunden-, Lager- und Zahlungsverfolgung über einen einzigen Bildschirm.

Dieser Beitrag dient zu allgemeinen Informationszwecken. Die Nutzungsbedingungen des Portals und der Umfang der Steuerpflicht können sich ändern; offizielle Quelle ist die GİB. Konsultieren Sie bezüglich Ihrer eigenen Pflichten Ihren Steuerberater.