Wat is de e-Adisyon Verplichting?

Het bonnetje dat op tafel wordt achtergelaten is een van de oudste gewoonten in de horeca. Nu wordt verwacht dat dit bonnetje een digitale registratie krijgt.

E-adisyon (elektronische orderbon) betekent dat de rekening die aan de klant wordt gepresenteerd elektronisch wordt aangemaakt en bijgehouden. Dit wordt geleidelijk ingevoerd voor cafés, restaurants, bakkerijen en vergelijkbare horecagelegenheden.

Waarom wordt een orderbon als officieel document beschouwd?

De orderbon is het tussenliggende document dat wordt opgesteld voordat de klantrekening wordt gesloten. Het laat zien wat er is geconsumeerd, wat het totale bedrag is en bij welke tafel deze hoort. Zodra de betaling is voldaan, wordt dit bedrag omgezet in een factuur of een kassabon.

Bij papieren orderbonnen kon de eerste schakel in de keten niet worden gecontroleerd: als de bon werd verscheurd, bleef er geen spoor achter. Bij een elektronische orderbon wordt de registratie opgeslagen zodra deze wordt aangemaakt en gekoppeld aan het document dat later wordt opgesteld.

Daarom is het beter om e-adisyon niet te zien als een op zichzelf staande verplichting, maar als onderdeel van de keten die loopt van verkoop tot factuur.

Wie valt er onder de reikwijdte?

De reikwijdte is voornamelijk gebaseerd op bedrijven die horecadiensten verlenen: eetgelegenheden, restaurants, cafetaria's, bakkerijen, theehuizen en vergelijkbare locaties, evenals horeca-eenheden binnen accommodatiefaciliteiten.

De reikwijdte en data worden vastgesteld via officiële communiqués en worden in de loop der tijd uitgebreid. Controleer bij uw boekhouder of via de actuele aankondiging van GİB of uw bedrijf dit jaar onder de regeling valt — neem de informatie in dit artikel als algemeen kader en bevestig datums en drempels bij de bron.

Klaar zijn op het moment dat u onder de reikwijdte valt, betekent een veel soepeler proces dan pas op die datum aanvragen. In een bedrijf waar nog geen orderbonstructuur is opgezet, is de overgang niet alleen een softwarekwestie; de serviceflow zelf verandert.

Wat is er nodig voor de overgang?

De volgorde verloopt meestal als volgt:

1. Financieel zegel of e-handtekening. Om elektronische documenten te kunnen opstellen, heeft uw bedrijf een financieel zegel nodig, of een e-handtekening in het geval van een eenmanszaak. We hebben de details besproken in het artikel over financiële zegel- en e-handtekeningaanvragen.

2. E-documentinfrastructuur. E-adisyon wordt niet op zichzelf geïnstalleerd; het werkt samen met e-factuur- en e-archieftoepassingen. We hebben het verschil hiertussen behandeld in het artikel over verschillen tussen e-factuur en e-archieffactuur.

3. Methodekeuze. Het GİBportal, een gespecialiseerde integrator of directe integratie. Voor de grote meerderheid van kleine en middelgrote ondernemingen is de weg via een gespecialiseerde integrator het meest praktisch. Het artikel over integratorkeuze behandelt deze beslissing in detail.

4. Organisatie van de serviceflow. Stappen zoals het openen van een tafel, het toevoegen van producten en het sluiten van de rekening moeten allemaal in het systeem worden geregistreerd. Dit betekent een verandering in de gewoonten bij de kassa.

Na de orderbon: facturering en voorboekhouding

E-adisyon digitaliseert alleen het document; de echte winst begint daarna. Als de verkoopregistratie die wordt aangemaakt wanneer de rekening wordt gesloten correct in de voorboekhouding terechtkomt, vallen het dagafschrift, de btw-tracking en het voorraadverbruik vanzelf op hun plek.

Aan de kant van Qolay.App komt dit op het volgende neer: het verkoopdocument wordt opgesteld, de betaling wordt geboekt op de rekening waar deze is binnengekomen, en aan het einde van de dag komt het kas- en banksaldo overeen met de werkelijkheid. Voor het instellen van rekeningen kunt u terecht bij het artikel over bank- en kasbeheer.

Bij betalingen met een betaalkaart moet ook rekening worden gehouden met het provisieverschil; het artikel over POS-afstemming en provisietrackig behandelt dit onderwerp afzonderlijk.

Veelgestelde vragen

Vervangt e-adisyon de kassabon?

Nee. De orderbon is een tussenliggend document dat vóór de betaling wordt opgesteld. Zodra de betaling is ontvangen, wordt er nog steeds een afzonderlijke factuur of verkoopdocument afgegeven.

Is dit ook nodig voor een klein café?

De reikwijdte verschilt afhankelijk van het bedrijfstype en de criteria die in het communiqué zijn vastgelegd. Nu buiten de reikwijdte vallen betekent niet dat u daar in de komende periode buiten zult blijven.

Wat gebeurt er als het internet uitvalt?

Vraag bij een onderbrekingsscenario zeker naar het offline werkgedrag en het gedrag bij latere verzending van de oplossing die u gebruikt. Tijdens drukke bediening is dit detail het meest cruciaal.

Hoe lang moet ik de documenten bewaren?

De bewaarplicht voor elektronische documenten werkt volgens hetzelfde principe als papieren documenten. In het artikel over bewaarplicht voor e-documenten hebben we de termijnen en verantwoordelijkheden uitgelegd.

Bekeken vanuit een enkel oogpunt is e-adisyon een verplichting; bekeken vanuit het perspectief van het bedrijf betekent het dat de rekening aan het einde van de dag klopt.

Open een gratis account op Qolay.App en zet uw verkoop-, incasso- en documentstroom op vanuit één enkel dashboard.