E-factuur integrator selectie

De tweede beslissing bij de overstap naar de e-factuur komt direct na de digitale zegel: waar ga je de factuur vandaan versturen?

Er zijn drie wegen, en het verschil zit hem niet alleen in de prijs.

1. GİB-portaal

De eigen interface van de Turkse belastingdienst (GİB). Gratis en rechtstreeks uit de bron.

Het heeft beperkingen: elke factuur moet handmatig worden ingevoerd, regel voor regel. Uw product- en klantgegevens worden niet in het systeem bewaard en het is niet gekoppeld aan uw online boekhouding. Bovendien kan het gebruik van het portaal worden beperkt boven een bepaalde hoeveelheid facturen.

Redelijk voor zeer kleine bedrijven die een paar facturen per maand versturen. Als uw aantal facturen meer dan een paar per week bedraagt, wordt handmatige invoer al snel vermoeiend.

2. Gecertificeerde integrator

Documenten verzenden en ontvangen via een door de GİB geautoriseerde serviceprovider. De grote meerderheid van kleine en middelgrote ondernemingen kiest voor deze weg.

Het voordeel is dat de technische kant volledig voor u wordt geregeld: de zegel is gedefinieerd in het systeem van de provider, het verzenden en ontvangen verloopt op de achtergrond en archivering valt onder de service.

De echte winst is de koppeling met uw online boekhouding: de factuur wordt gegenereerd vanuit de verkooptransactie. Het saldi van de rekening-courant, de voorraad en de btw worden tegelijkertijd bijgewerkt. U hoeft niet dezelfde informatie op twee verschillende plaatsen in te voeren.

De prijzen zijn meestal gebaseerd op een quotum: u koopt een specifiek aantal documentrechten per jaar.

3. Directe integratie

Uw eigen systeem rechtstreeks koppelen aan de GİB. Dit vereist een technisch team, doorlopend onderhoud en een aanzienlijk documentvolume.

Geen logische optie, behalve voor grote structuren die duizenden documenten per dag produceren. Als de wetgeving verandert, moet u de aanpassingen ook zelf doorvoeren.

Vragen om te stellen bij het kiezen van een integrator

Wat gebeurt er als het quotum op is? Kunt u geen facturen meer versturen of wordt er een extra pakket toegewezen? Tijdens het hoogseizoen is deze vraag cruciaal.

Tellen ontvangen facturen mee voor het quotum? In sommige pakketten worden alleen verzonden documenten meegeteld, in andere ook de ontvangen documenten.

Hoe krijg ik toegang tot het archief? Kun je XML's in bulk downloaden? Dit is de belangrijkste vraag wanneer u overweegt om over te stappen. We hebben dit risico besproken in het artikel Verplichtingen en termijnen voor e-documentbeheer.

Welke documenttypes worden ondersteund? Vandaag verstuurt u misschien alleen e-facturen; kunt u met dezelfde provider doorgaan wanneer er behoefte ontstaat aan een e-vrachtbrief, e-SMM of e-producentenbon?

Hoe communiceert het met de online boekhouding? Als het versturen van een factuur betekent dat u naar een apart scherm moet gaan en de gegevens opnieuw moet intypen, bent u dubbel werk aan het doen.

Hoe wordt de ondersteuning geboden? Bij wie kunt u terecht als er geen factuur kan worden verzonden en hoe snel krijgt u antwoord? Aan het einde van de maand is het antwoord hierop erg waardevol.

Van integrator veranderen

Veranderen is mogelijk en komt vaker voor dan u denkt. Let tijdens dit proces op twee dingen.

Ten eerste de datumplanning om te voorkomen dat er documenten verloren gaan tijdens de overgang. De nieuwe provider moet live gaan voordat de oude stopt.

Ten tweede: download het volledige archief voordat u vertrekt. De verantwoordelijkheid voor het bewaren blijft bij u liggen en achteraf opvragen is niet altijd mogelijk.

Veelgestelde vragen

Kan ik beginnen met het portaal en later overstappen naar een integrator?

Ja. De meeste bedrijven volgen deze weg. Vergeet niet om tijdens de overgang uw documenten van het portaal te downloaden.

Ik heb meerdere bedrijven, is één account voldoende?

Voor elk bedrijf is een aparte belastingplicht en zegel vereist, maar het is mogelijk om ze vanuit één enkel dashboard te beheren. Bekijk het artikel over het beheren van meerdere bedrijven.

Kan ik factureren via mobiel?

Afhankelijk van de provider. Als u buitendienstverkoop doet, vraag dan vooraf naar deze functie; we hebben dit behandeld in het artikel over e-facturatie op mobiel.

Kan een integrator mijn factuur weigeren?

Opmaakfouten worden voorafgaand aan verzending onderschept en er wordt gevraagd om deze te corrigeren. Dit betekent dat fouten die u in het portaal zelf zou moeten opmerken, vooraf worden opgevangen.

De juiste keuze hangt af van uw aantal facturen en de connectie met uw online boekhouding. De goedkoopste methode is vaak de methode die de meeste tijd kost.

Open een gratis account bij Qolay.App en combineer uw verkoop- en e-factuurstroom op één plek.