Financiële Zegel en E-Handtekening Aanvraag

De meeste plannen om over te stappen op e-facturatie lopen op hetzelfde punt vast: de bedrijfszegel of het elektronische zegel is er nog niet.

Nochtans is dit de allereerste stap van het proces en de eenvoudigste om te regelen. Het volgt gewoon zijn eigen tijdschema en kan niet worden versneld.

Een elektronisch zegel of een e-handtekening?

Het onderscheid is simpel: het bedrijfszegel is voor rechtspersonen, de e-handtekening is voor natuurlijke personen.

Als u een besloten vennootschap of naamloze vennootschap bent, vraagt u een bedrijfszegel aan. Het zegel is van het bedrijf zelf, niet van een persoon; zelfs als managers veranderen, blijft het zegel bij het bedrijf.

Als u een eenmanszaak bent, kunt u een gekwalificeerd elektronisch certificaat (e-handtekening) gebruiken. Dit is een certificaat dat op uw eigen naam is afgegeven en wordt ook gebruikt voor vele andere officiële handelingen naast e-documenten.

Voor beoefenaren van vrije beroepen volstaat een e-handtekening ook; we hebben dit onderwerp behandeld in het artikel over e-SMM.

Hoe dient u een aanvraag in?

De aanvraag voor een bedrijfszegel verloopt via het Public Certification Center. De stappen op een rij:

1. Het aanvraagformulier wordt online ingevuld; de bedrijfsgegevens moeten overeenkomen met het fiscale identificatienummer.

2. Het formulier wordt ondertekend door de bevoegde persoon en indien nodig verzonden met een natte handtekening.

3. De betaling wordt voldaan.

4. Het zegel wordt per koerier op het adres afgeleverd, samen met een smartcard en een smartcardlezer.

De levertijd bedraagt meestal enkele weken. Pas een maand voor uw verplichte datum aanvragen is een riskante planning.

Nadat de kaart is aangekomen

De meeste mensen wiens kaart arriveert, lopen hier voor de tweede keer vast. Wat er moet gebeuren:

Stuurprogramma's installeren. De card reader en smartcardsoftware moeten op de computer worden geïnstalleerd.

Een pincode aanmaken. De kaart wordt bij het eerste gebruik geactiveerd en er wordt een pincode ingesteld. Bewaar deze pincode goed.

Blokkering. Als u herhaaldelijk een verkeerde pincode invoert, wordt de kaart geblokkeerd. In dat geval wordt deze ontgrendeld met een PUK-code; als de PUK ook verloren is, moet de kaart worden vervangen en begint het proces opnieuw.

Als u een speciale integrator gebruikt, wordt het zegel meestal gekoppeld aan het systeem van de provider en hoeft u de kaart niet dagelijks aan te sluiten. Dit is de meest gekozen methode. We hebben de methoden vergeleken in het artikel over integrator selectie.

Vernieuwing: zet het in uw agenda

Bedrijfszegels en e-handtekeningcertificaten hebben een geldigheidsduur. Zodra deze verloopt, kunt u geen documenten meer genereren — en meestal merkt u dit op de drukste dag.

Noteer de vervaldatum nu al in uw agenda en stel een herinnering in minstens twee maanden voor de vervaldatum. Ook de vernieuwing vereist een levertijd.

Bij wijzigingen in de bedrijfsnaam, adreswijzigingen of fusies moet het zegel mogelijk worden vernieuwd; controleer de status van uw zegel wanneer u dergelijke wijzigingen doorvoert.

Veelgestelde vragen

Ik heb meerdere bedrijven, is één zegel genoeg?

Nee, voor elke rechtspersoon is een apart bedrijfszegel vereist. We hebben het beheren van meerdere bedrijven vanuit één dashboard uitgelegd in dit artikel.

Heb ik een apart zegel nodig voor mijn vestigingen?

Aangezien vestigingen geen afzonderlijke rechtspersonen zijn, kan het hoofdzegel worden gebruikt. Het is ook mogelijk om extra certificaten aan te vragen naargelang de behoefte.

Kan ik documenten opstellen met mijn e-handtekening in plaats van een bedrijfszegel?

Voor rechtspersonen is het antwoord nee. Bedrijfsdocumenten worden ondertekend met het zegel van het bedrijf.

Wat moet ik doen als ik de kaart kwijtraak?

Het certificaat moet worden ingetrokken en er moet een nieuwe worden aangevraagd. Meld het verlies onmiddellijk.

Het bedrijfszegel is de eenvoudigste maar meest vertraagde stap in het e-documentproces. Vroeg aanvragen is de enige zet die uw overgangsschema verlicht.

Open een gratis account op Qolay.App en bereid u voor op uw e-documentprocessen.