Verplichting tot overstappen op e-facturatie en drempels

Het antwoord op de vraag over de overstap naar e-facturatie hangt bij de meeste bedrijven van één cijfer af: de bruto omzet van het vorig jaar.

Maar zo eendimensionaal is het niet. Je sector, verkoopkanaal en de betreffende boekhoudperiode veranderen het resultaat. In dit artikel leggen we de logica uit; aangezien de cijfers jaarlijks worden bijgewerkt, moet je deze verifiëren bij de bron.

Hoe de drempels werken

De regel werkt als volgt: als je bruto omzet in een boekhoudperiode de vastgestelde drempel overschrijdt, moet je vanaf het begin van het tweede volgende jaar, dus niet datzelfde jaar, e-factuurgebruiker worden. Er is dus een voorbereidingsvenster tussen het jaar waarin de omzet wordt overschreden en de datum waarop de overstap verplicht is.

Bedrijven die dit venster missen, ervaren meestal het volgende: ze merken dat ze de omzet hebben overschreden, zeggen "we bekijken het volgend jaar wel" en op de overstapdatum is er zelfs nog geen aanvraag gedaan voor een financieel zegel.

Wanneer je e-factuurgebruiker wordt, komt ook de e-archieffactuur in beeld: documenten die je uitreikt aan klanten die geen e-factuurplichtige zijn, worden opgesteld als e-archief. We hebben het verschil tussen beide uitgebreid uitgelegd in dit artikel.

Algemene drempel en sectorale grenzen

Er is een algemene omzetdrempel; daarnaast gelden er voor bepaalde sectoren veel lagere drempels. De belangrijkste groepen die onder de lage drempel vallen:

Verkopers via internet. Belastingplichtigen die verkopen via hun eigen website, marktplaats of social media. Als je actief bent in e-commerce, plan dan met de gedachte dat de drempel aanzienlijk lager is dan de algemene norm.

Vastgoed- en motorvoertuigenhandel. Degenen die zich bezighouden met bouw, productie, koop-verkoop of verhuur.

Bemiddelings- en commissieactiviteiten. Degenen die handelen in eigen naam voor rekening van anderen.

Daarnaast zijn er groepen die ongeacht hun sector verplicht worden gesteld: e-commercebemiddelaars, activiteiten met een specifieke licentie en belastingplichtigen die al eerder onder de e-boekhouding vielen.

Opmerking over cijfers: Zowel de algemene drempel als de sectorale grenzen worden bijgewerkt via communiqué's. Dit artikel legt de logica van de drempels uit; verifieer het geldige bedrag via het actuele communiqué gepubliceerd door de GİB of bij je belastingadviseur.

Is het verstandig om over te stappen voordat het verplicht is?

Voor de meeste bedrijven wel. Hiervoor zijn twee praktische redenen.

Ten eerste kun je geen papieren factuur uitreiken aan een klant die e-factuurplichtig is — de tegenpartij verwacht dit via het systeem. Naarmate het aantal e-factuurgebruikers in je klantenportfolio groeit, wordt een vrijwillige overstap onvermijdelijk.

Ten tweede verdwijnen verborgen kosten zoals het drukken van documenten, verzending, archivering en het traceren van zoekgeraakte facturen. We hebben laten zien hoe de facturatiestroom werkt in het artikel stap voor stap e-factureren.

Checklist vóór de overstap

Financieel zegel / e-handtekening. Vergeet niet dat er een aanvraag- en levertermijn is; stel dit niet uit tot de laatste week.

Methodekeuze. Portal, particuliere integrator of integratie. Het artikel over integratorkeuze bevat een vergelijking.

Opschoning van debiteuren-/crediteurenkaarten. Relaties met ontbrekende of foutieve btw-nummers zorgen voor problemen bij de eerste factuur na de overstap. In het artikel over rekening-courantbeheer hebben we een correcte kaartstructuur toegelicht.

Product- en btw-tarieven. Een e-factuur die met een verkeerd tarief wordt opgesteld, is lastiger te corrigeren dan een papieren factuur. Bekijk het artikel over de juiste keuze van btw-tarieven.

Veelgestelde vragen

Ik heb de omzet overschreden maar dit niet gemerkt, wat gebeurt er?

Het uitreiken van papieren facturen nadat de verplichting is ingegaan, kan leiden tot speciale boetes wegens niet-naleving. Omdat elk uitgereikt document apart wordt beoordeeld, kan het bedrag snel oplopen.

Valt een eenmanszaak hier ook onder?

Ja. De drempels kijken naar de omzet en het activiteitsgebied, niet naar het bedrijfstype. Eenmanszaken kunnen een e-handtekening gebruiken in plaats van een financieel zegel.

Wordt e-boekhouding ook verplicht bij de overstap naar e-facturatie?

Dit zijn afzonderlijke toepassingen met verschillende reikwijdtes. We hebben dit onderwerp ook behandeld in het artikel e-boekhouding kalender.

Kan ik vóór de overstapdatum een aanvraag indienen?

Ja, een vrijwillige overstap is mogelijk. Ons meest gegeven advies is om een paar maanden vóór de verplichte datum over te stappen en het systeem in een rustige periode te leren kennen.

De makkelijkste manier om de drempels bij te houden, is door je omzet bij te houden op een plek waar je dit het hele jaar door kunt inzien. Zo kom je aan het einde van het jaar niet voor verrassingen te staan.

Open een gratis account op Qolay.App en beheer je verkopen en e-documentprocessen vanaf één centrale plek.