E-Document Bewaarverplichting en Termijnen

Bij de meeste bedrijven die overstappen op e-facturatie heerst eenzelfde gevoel van opluchting: "We hoeven geen fysieke mappen meer bij te houden, alles staat in het systeem."

Dat klopt deels. Maar de bewaarplicht is niet verdwenen — deze heeft alleen een andere vorm gekregen. En de verantwoordelijkheid blijft bij u liggen.

Hoe lang moeten ze worden bewaard?

Vanuit fiscale wetgeving moeten boeken en bescheiden worden bewaard gedurende vijf jaar, te rekenen vanaf het kalenderjaar volgend op het jaar waarop ze betrekking hebben.

Dit is echter niet de enige termijn. Het Wetboek van Koophandel schrijft voor commerciële boeken en bescheiden een bewaarplicht van tien jaar voor. Hoewel vijf jaar dus genoeg lijkt voor GİB, wordt voor commerciële geschillen de termijn van tien jaar aangehouden.

Praktische aanpak: houd de langste termijn aan. De opslagkosten vallen in het niet bij de kosten van het niet kunnen vinden van een document na tien jaar.

Waarom is het bewaren van een PDF niet genoeg?

Het echte origineel van een e-factuur is geen PDF, maar een XML-bestand. Een PDF is slechts de voor mensen leesbare weergave van dat document.

De digitale handtekening/zegel die het document juridisch geldig maakt, bevindt zich in de XML. Op een PDF-uitdraai staat deze handtekening niet; daarom vervangt de PDF op zichzelf niet het originele document.

Bij een controle kan om XML worden gevraagd. Zeggen dat je "de PDF's hebt", is te vergelijken met zeggen dat je "een fotokopie hebt" in de tijd van papieren documenten.

Download en bewaar daarom de XML-bestanden van zowel de documenten die u verzendt als de documenten die u ontvangt.

Wat gebeurt er bij het wisselen van integrator?

Dit is een risico dat vaak te laat wordt opgemerkt. Wanneer u van e-facturatie-integrator verandert, kan de toegang tot uw eerdere documenten worden onderbroken. De oude provider is niet verplicht om na afloop van het contract onbeperkte toegang te blijven verlenen.

De bewaarplicht blijft echter rusten bij de belastingplichtige. Het niet kunnen bereiken van de documenten wordt dus niet als excuus aanvaard.

Daarom is het essentieel om de XML-archiefbestanden van al uw documenten te downloaden voordat u van integrator verandert. We hebben dit onderwerp ook behandeld in ons artikel over de keuze van een integrator.

Bovendien hanteert GİB een afzonderlijk vergunningsmechanisme voor organisaties die bewaardiensten aanbieden; u kunt navragen of uw provider hieronder valt.

Niet alleen e-documenten

De bewaarplicht beperkt zich niet alleen tot facturen. Contracten, bankafschriften, onkostennota's, douanedocumenten, correspondentie over afstemming — ze kunnen allemaal worden opgevraagd bij een geschil of audit.

Deze samen met het bijbehorende dossier bewaren is veel praktischer dan de traditionele mapmethode. Als u bij het openen van een factuur ook direct het bijbehorende contract en afschrift kunt inzien, wordt de zoektijd tot nul gereduceerd.

Het beheer van bestanden binnen Qolay.App werkt volgens dit principe; we hebben de details uitgelegd in het artikel over bestandsbeheer en het back-uppen van e-documenten.

Veelgestelde vragen

Kan ik documenten opslaan op mijn eigen computer?

Voor elektronische opslag gelden specifieke technische voorwaarden. Als u slechts één kopie op een computer bewaart, betekent een defecte harde schijf dat u alles kwijt bent; zorg voor ten minste twee afzonderlijke kopieën op verschillende locaties.

Moet ik ook de facturen bewaren die ik ontvang?

Ja. Deze documenten vormen de basis voor uw recht op kosten- en btw-aftrek. Archiveer ook de XML-bestanden van inkomende e-facturen.

Mag ik mijn papieren facturen vernietigen?

Vernietig ze niet voordat de bewaarmijlpaal is verstreken. Uw overstap naar e-documenten dekt niet automatisch documenten uit eerdere papieren perioden.

Wat gebeurt er met de documenten als ik mijn bedrijf sluit?

De bewaarplicht eindigt niet bij de sluiting. Documenten moeten ook na de vereffening gedurende de wettelijke termijnen worden bewaard.

E-documenten schaffen het archief niet af; ze maken het draagbaar. Weten waar de verantwoordelijkheid ligt, zorgt ervoor dat u er over vijf jaar gerust op kunt zijn.

Open een gratis account op Qolay.App en bewaar uw documenten veilig samen met hun administratie.