Bank- en Kasbeheer: Praktische Gids

Het bijhouden van kas- en banktransacties is het eenvoudigste en meest verwaarloosde onderdeel van de voorboekhouding. Eenvoudig, omdat er slechts één regel is: elke keer dat er geld beweegt, wordt er een boeking aangemaakt.

Het wordt verwaarloosd omdat niemand vergeet een factuur te versturen, maar iedereen vergeet de 300 euro op te schrijven die uit de kas is gegaan.

Zet de rekeningen eerst correct op

Definieer net zoveel rekeningen als u in werkelijkheid geldbronnen heeft. Vier typen zijn voldoende:

• Kas: Contant geld in uw bezit. Open een aparte kas voor elke vestiging als u meerdere vestigingen heeft.
• Bank: Elke bankrekening apart. Als u twee rekeningen bij dezelfde bank heeft, dan beide apart.
• Creditcard: Bedrijfskaarten. Een schuld ontstaat op het moment van uitgave en wordt gesloten wanneer het afschrift wordt betaald.
• Betalingssysteem: Virtuele POS- en online incassodiensten. Als u aan e-commerce doet, is deze rekening essentieel.

De eerste stap van de installatie is het invoeren van de saldi van vandaag. Als dit niet gebeurt, klopt elk volgend cijfer niet meer.

Een overboeking is geen uitgave

Dit is de meest gemaakte conceptuele fout. Wanneer u geld overboekt van de kas naar de bank, verlaat het geld de onderneming niet, het verplaatst zich alleen maar. Als u dit als een "uitgave" registreert, lijken uw uitgaven hoger en uw winst lager dan ze in werkelijkheid zijn.

Het onderscheid is simpel: tussen uw twee rekeningen is een overboeking, gaat het naar een relatie (debiteur/crediteur) of uitgave, dan is het een betaling.

Hetzelfde principe geldt voor inkomsten: geld dat binnenkomt van een klant is een incasso, geld dat u opneemt van de bank naar de kas is een overboeking.

Waar komt een kastekort vandaan?

U telt 's avonds de kas en het komt niet overeen met het cijfer in het systeem. De oorzaken zijn bijna altijd deze vier:

• Niet-geregistreerde kleine uitgaven. Koerier, maaltijden, kantoorartikelen. Op zichzelf onbelangrijk, maar het totaal aan het eind van de maand is verrassend.
• Persoonlijke uitgaven gedaan vanuit de kas. Als u de bedrijfskas en uw eigen portemonnee niet scheidt, heeft geen enkel rapport zin.
• Eenzijdige verwerking van de overboeking. Er is een uitgave uit de kas genoteerd, maar geen bijschrijving op de bank.
• Verwerking van de incasso op de verkeerde rekening. Geld is binnengekomen op de bank, maar geregistreerd in de kas.

Bankafstemming: eens per maand, tien minuten

Open aan het einde van de maand uw bankafschrift en vergelijk dit met de transacties in het systeem. U zoekt naar verschillen tussen de twee lijsten.

Wat meestal ontbreekt zijn: bankkosten en overboekingskosten, automatische incasso's, POS-commissies en geblokkeerde bedragen. Deze worden buiten uw weten om op uw rekening bijgeschreven; zolang ze niet worden geboekt, zal het saldo niet kloppen.

Hoe ziet dit eruit in Qolay.App?

Op het rekenenscherm staan kas, bank, creditcard en betaalsysteem op aparte tabbladen; u ziet het actuele saldo van elk in één oogopslag. Onderlinge overboekingen tussen rekeningen worden vanaf een apart scherm gedaan, zodat overboeking en betaling niet door elkaar lopen.

Als u een onkostenboeking en de betaling in één stap wilt verwerken, bekijk dan het artikel onkostenboeking en betaling in één stap; dit neemt de last van dubbele invoer weg.

Veelgestelde vragen

Moet ik ook mijn persoonlijke rekening definiëren?

Niet doen. Alleen rekeningen die toebeoren aan het bedrijf mogen in de bedrijfsboekhouding worden opgenomen. Als u vanaf een privé-rekening een betaling heeft gedaan namens het bedrijf, behandel dit dan als een aparte boeking.

Wanneer moet ik een creditcarduitgave registreren?

Als uitgave op de dag dat u de aankoop doet; en op de dag dat u het afschrift betaalt als de afsluiting van de kaartschuld. Beide zijn afzonderlijke handelingen.

Ik heb een vreemde valuta rekening, hoe volg ik deze?

Houd de rekening in zijn eigen valuta aan; behandel het koersverschil als een aparte post. Transacties in vreemde valuta en TL (valuta) door elkaar halen op dezelfde rekening maakt het saldo betekenisloos.

Moet ik dit dagelijks of maandelijks controleren?

Als u veel met contant geld werkt, sluit de kas dan elke dag af. Voor de bank volstaat een maandelijkse afstemming.

Wanneer de kas en bank correct worden bijgehouden, worden alle andere rapporten ook betrouwbaar. Als ze verkeerd worden bijgehouden, heeft geen enkele zin.

Open een gratis account op Qolay.App en stel uw rekeningen in met de saldi van vandaag.