Stap voor stap: hoe maak je een e-factuur aan? (GİB-portaal en integrator)

U bent nu een e-facturatieplichtige en moet uw eerste factuur opstellen. U hebt twee mogelijkheden: het eigen portaal van de GİB of een particuliere integrator.

Beide leveren hetzelfde document op en zijn wettelijk geldig. Het verschil komt naar voren als u dit elke dag meerdere keren moet doen.

Wat je nodig hebt voordat je een factuur kunt uitschrijven

Welke methode u ook kiest, zonder het volgende kunt u niet verder:

• Een financieel zegel. Verplicht voor bedrijven; bij eenmanszaken kan ook een elektronische handtekening worden gebruikt. De aanvraag- en afleveringsprocedure kan enkele dagen in beslag nemen, dus wacht niet tot de laatste dag.
• Een voltooide aanvraag voor e-facturering. Als je belastingregistratie niet actief is, kun je geen facturen versturen.
• Juiste bedrijfsgegevens. Bedrijfsnaam, belastingnummer, belastingkantoor, adres. Eén typefout hier leidt al tot afwijzing van het document.
• Het belastingnummer van de ontvanger. Op basis hiervan wordt bepaald of de factuur een e-factuur of een e-archief wordt. Het verschil tussen e-factuur en e-archief hebben we uitgelegd in ons artikel.

Methode 1: GİB-portaal

Het gratis portaal van GİB is een eenvoudige interface die is ontworpen voor belastingplichtigen met een laag factuurvolume. De stappen zijn als volgt:

1. Log in op het portaal met uw financiële zegel of e-handtekening.
2. Open het scherm voor het aanmaken van facturen en selecteer het documenttype.
3. Voer het belastingnummer van de ontvanger in en haal de gegevens uit het systeem op.
4. Voeg de posten één voor één toe: productnaam, hoeveelheid, eenheidsprijs, btw-tarief.
5. Controleer de bedragen, onderteken het document en verstuur het.

Het grootste voordeel is dat het gratis is. Het nadeel komt naar voren bij dagelijks gebruik: product- en klantgegevens moeten elke keer handmatig worden ingevoerd, er is geen koppeling met uw boekhouding en het rekeningsaldo en de voorraad worden niet automatisch bijgewerkt. Als u maar een paar facturen per maand uitschrijft, is dat geen probleem. Als u dagelijks meerdere facturen uitschrijft, wordt dit al snel vermoeiend.

Methode 2: via een gespecialiseerde integrator

Een integrator is een geautoriseerde dienstverlener die het document namens jou naar de belastingdienst (GİB) verstuurt. Je boekhoudprogramma wordt gekoppeld aan de integrator en het factureren gebeurt volledig binnen het programma.

Via Qolay.App verloopt het proces als volgt:

1. Eenmalige installatie. Stel in het gedeelte ‘Instellingen’ de koppeling met de integrator en de factuurseriecodes in.
2. Verkoop → Facturen → nieuwe factuur.
3. Selecteer de klant. Als het een geregistreerde klant is, worden de gegevens automatisch ingevuld; als het een nieuwe klant is, kunt u vanuit het factuurscherm een klantkaart aanmaken. Hier wordt ook het documenttype bepaald.
4. Voeg de posten toe. Wanneer u het productkaartje selecteert, worden de prijs en het btw-tarief automatisch ingevuld; u hoeft alleen de hoeveelheid in te voeren.
5. Sla op en verstuur. Het document gaat naar de integrator en van daaruit naar de belastingdienst (GİB). U kunt de status in dezelfde lijst volgen.

Het echte voordeel zit niet in de snelheid waarmee je een factuur opmaakt, maar in wat er achter de schermen gebeurt: met dezelfde handeling wordt het saldo van de klant bijgewerkt, de voorraad afgeschreven en verwerkt in het btw-rapport. Bij de portaalmethode moet je dit allemaal apart doen.

Welke methode past bij jou?

Een ruwe richtlijn: als u minder dan 10 facturen per maand hebt, volstaat het portaal. Als u er meer hebt, vallen de kosten van de integrator in het niet bij de tijdwinst die het oplevert.

De meest voorkomende knelpunten bij de eerste factuur

• Document afgewezen. Meestal zit er een fout in de gegevens van de ontvanger — het belastingnummer of de bedrijfsnaam klopt niet.
• Geen serienummer gedefinieerd. Als dit bij de installatie wordt overgeslagen, kan er geen factuurnummer worden gegenereerd. Dit moet in het instellingenmenu worden gedefinieerd.
• De geldigheidsduur van het financiële zegel is verstreken. Het zegel heeft een geldigheidsduur en verloopt zonder waarschuwing; de verzending stopt op die dag.
• Verkeerd btw-tarief. Als het tarief in de productkaart onjuist is, wordt dit naar elke factuur overgenomen. Het is goedkoper om de kaarten vanaf het begin correct in te stellen dan ze achteraf te corrigeren.

Veelgestelde vragen

Kan ik facturen op locatie uitschrijven?

Ja, via de integratiemethode. Meer informatie vindt u in het artikel over het uitreiken van e-facturen via de mobiele app.

Kan ik een foutief uitgereikte factuur verwijderen?

Een e-factuur die al bij de ontvanger is aangekomen, kan niet eenzijdig worden verwijderd. Correcties worden, afhankelijk van de situatie, uitgevoerd via een weigering of een terugstortingsfactuur.

Moet ik de klant een afdruk van de factuur geven?

Bij e-facturen is dat niet nodig; het document wordt in de mailbox van de ontvanger geplaatst, een afdruk dient uitsluitend ter informatie. Als u het uiterlijk van de afdruk wilt aanpassen aan uw huisstijl, raadpleeg dan ons artikel over afdruksjablonen.

Kan ik de integrator achteraf nog wijzigen?

Ja, dat is mogelijk. Maak tijdens de contractfase duidelijk hoe het zit met de toegang tot uw eerdere documenten.

Het uitreiken van e-facturen is technisch gezien niet moeilijk; het moeilijkste is om dit elke dag vol te houden. Kies je methode precies op basis hiervan.

Door een gratis account aan te maken bij Qolay.App kunt u uw integratie instellen en uw eerste factuur uitreiken.

Dit artikel is bedoeld ter algemene informatie. Raadpleeg uw belastingadviseur voor uw fiscale verplichtingen en verplichtingen met betrekking tot de documentatie.