Wat zijn de verschillen tussen een e-factuur en een e-archieffactuur?

Beide documenten zijn elektronisch. Beide zijn facturen. Beide bevatten dezelfde informatie: koper, bedrag, btw, artikeloverzicht. Waarom bestaan er dan twee verschillende?

Omdat het verschil hem niet zit in het document zelf, maar in hoe het wordt verzonden. En jij kiest niet welke je uitreikt — dat bepaalt de koper.

Het verschil in één zin

Een e-factuur (e-Fatura) gaat tussen twee partijen die e-factuurplichtig zijn, via het gesloten systeem van de Turkse Belastingdienst (GİB). Deze komt in de postbus van de koper terecht; e-mail of papier komt hier niet aan te pas.

Een e-archief factuur (e-Arşiv fatura) daarentegen wordt uitgereikt aan iedereen buiten dit systeem: eindconsumenten en bedrijven die niet e-factuurplichtig zijn. Het document wordt elektronisch aangemaakt en gerapporteerd aan de GİB, maar bereikt de koper via e-mail, sms of als papieren afdruk.

Je kunt het vergelijken met het verschil tussen een beveiligde koeriersdienst en gewone post. De brief aan de binnenkant is hetzelfde; de bezorgmethode verschilt.

De doorslaggevende vraag: is de koper e-factuurplichtig?

Dit is de enige vraag die je moet beantwoorden voordat je factureert. Niet jouw eigen belastingplicht, maar die van de tegenpartij is bepalend.

• Is de koper e-factuurplichtig? → e-factuur. Er is geen andere optie. Naar deze partij kan geen e-archief of papieren factuur worden gestuurd.
• Is de koper niet e-factuurplichtig? → e-archief factuur. Of het nu gaat om een particulier of een bedrijf zonder deze plicht, het document wordt opgesteld als e-archief.

In de praktijk ziet dat er zo uit: ben je een groothandel en verkoop je aan je dealer, dan is dat waarschijnlijk een e-factuur. Verkoop je op dezelfde dag via je website aan een consument, dan is dat een e-archief. Je verstuurt ze allebei op dezelfde dag vanuit hetzelfde programma.

Hoe weet ik of de koper belastingplichtig is?

Het aan de klant vragen is de zwakste methode; vaak weten ze het zelf ook niet zeker. Je kunt dit opzoeken op basis van het btw-nummer via de e-factuurplichtigenlijst van de GİB.

In de praktijk doe je deze controle niet handmatig. Programma's voor voorboekhouding controleren het btw-nummer in de relatiekaart en bepalen zelf het factuurtype. Zo werkt de workflow ook in Qolay.App: zodra je de relatie kiest, verschijnt het documenttype automatisch en wordt de kans op het kiezen van het verkeerde type geëlimineerd.

Een waarschuwing: de lijst met belastingplichtigen verandert. Een klant die vandaag niet plichtig is, kan over zes maanden wel op de lijst staan. Het is nodig om relatiekaarten af en toe bij te werken.

Vergelijkingstabel

Annulering en bezwaar werken niet op dezelfde manier

Dit is het punt waar het verschil het meeste pijn kan doen en dat in de meeste vergelijkingen wordt overgeslagen.

Een e-factuur kan niet eenzijdig worden geannuleerd nadat deze de tegenpartij heeft bereikt. In het commerciële scenario kan de koper het document weigeren; in het basisscenario wordt een correctie meestal gedaan via een creditnota. Er zoiets als "ik heb het verkeerd opgesteld, ik verwijder het" bestaat dus niet.

Bij een e-archief factuur kan annulering plaatsvinden voordat de rapportagetermijn is verstreken. Is de termijn verstreken, dan wordt er alsnog gekozen voor een correctie.

Kortom: het bedrag en de relatie controleren voordat je factureert is zoveel goedkoper dan achteraf proberen te corrigeren.

De drie meest gemaakte fouten

• Twee relatiekaarten aanmaken voor dezelfde klant. Eén met het actuele btw-nummer en een andere met de oude registratie. De factuur wordt opgesteld vanuit de verkeerde kaart en ook het type wordt verkeerd verzonden. Uniek maken op basis van het btw-nummer voorkomt dit.
• Veranderingen in belastingplicht niet bijhouden. Nadat een klant op de lijst is geplaatst, e-archief facturen blijven sturen zorgt voor non-conformiteit.
• Denken dat een papieren afdruk van een e-factuur een "factuur" is. Een papieren afdruk van een e-factuur dient ter informatie; het document zelf is het elektronische exemplaar.

Beide vanuit één plek opstellen

Het heeft geen zin om e-facturen en e-archief facturen in het dagelijkse werk in afzonderlijke programma's te beheren. In Qolay.App is het factuurscherm uniek; zodra je de relatie kiest, wordt het documenttype bepaald, verloopt de verzending via de integrator en worden inkomende e-facturen op dezelfde plek weergegeven.

Wil je de facturatiestroom stap voor stap bekijken, bekijk dan ons artikel over hoe je een e-factuur opstelt. Wil je vaste notities zoals een IBAN of relatiesaldo onder elk document toevoegen, dan komen onze e-document omschrijvingssjablonen van pas.

Veelgestelde vragen

Kan ik een e-archief factuur op papier overhandigen?

Ja. De afdruk van een e-archief factuur kan aan de koper worden overhandigd. Bij een e-factuur is dit niet geldig.

Ik ben niet e-factuurplichtig, moet ik e-archief facturen opstellen?

Als je niet belastingplichtig bent, kun je papieren facturen opstellen. Situaties die onder de e-archief-regeling vallen variëren echter per omzet en sector; laat je eigen verplichting bevestigen door je belastingadviseur.

Worden er afzonderlijke nummerseries gebruikt voor beide?

Meestal ja, er wordt een afzonderlijke serie gedefinieerd. Het vanaf het begin correct instellen van de series in het programma is beter dan later gedoe met verwarde nummers.

Is een e-vrachtbrief (e-İrsaliye) ook een van deze?

Nee, een e-vrachtbrief gedocumenteerd de verzending van goederen; deze vervangt geen factuur. Details vind je in ons artikel over e-vrachtbrieven.

Kortom: jij kiest het document niet, de koper bepaalt dat. Als je relatiekaarten kloppen, kiest het programma ook het juiste type en hoef je hier niet meer over na te denken.

Door een gratis account te openen bij Qolay.App kun je je e-factuur- en e-archiefprocessen vanaf één scherm beheren.

Dit artikel is uitsluitend bedoeld ter algemene informatie. Raadpleeg je belastingadviseur voor jouw belastingplichtstatus en verplichtingen rondom documentindelingen.