Kassa-POS en E-Archieffactuur

In de meeste retailbedrijven wordt de dag afgesloten met het Z-rapport van het kassaal. Als er met een betaalkaart wordt betaald, zijn de POS en de kassa in één apparaat geïntegreerd.

Het probleem begint wanneer een klant zegt: "Ik wil een factuur."

Kassabon of factuur?

Een kassabon is voldoende voor verkopen aan de eindconsument die onder een bepaald bedrag blijven.

In drie gevallen is een factuur vereist: als de koper een belastingplichtige is, als het bedrag de vastgestelde limiet overschrijdt, of als de klant hierom vraagt.

Het verzoek van de klant is hier belangrijk: ongeacht het bedrag, bent u verplicht een factuur uit te reiken aan elke klant die dat vraagt.

De drempelbedragen worden elk jaar geüpdatet; we hebben deze drempels uiteengezet in het artikel over termijnen en limieten voor het uitreiken van facturen.

Wat is een kasregister-infobon?

Bij een verkoop waarvoor een factuur wordt uitgereikt, komt er geen normale verkoopbon uit de kassa. In plaats daarvan wordt een infobon opgemaakt.

Een infobon betekent: "deze betaling is via dit apparaat verlopen, maar het document is afzonderlijk als factuur opgemaakt." Zo wordt dezelfde verkoop niet twee keer als omzet meegeteld op zowel de bon als de factuur.

Als dit onderscheid niet wordt gemaakt, is het probleem ernstig: het totaal van je dagelijkse Z-rapport en je facturen komen niet overeen, waardoor je omzet hoger lijkt dan hij is. Dit betekent extra btw- en inkomstenbelastingaangifte.

Dit is het belangrijkste detail dat het kassateam moet weten.

Eindejaars- of dagafsluittransactie

Aan de kant van de voorboekhouding wordt een gezonde dagafsluiting als volgt opgebouwd:

1. Het totaal van het Z-rapport wordt geregistreerd als de omzet van verkopen die met een bon zijn afgesloten.

2. Verkopen waarvoor een factuur is uitgereikt, zijn al afzonderlijk geregistreerd; ze worden niet opnieuw toegevoegd.

3. Ontvangsten worden gesplitst op betaalmethode: contant naar de kas, kaart naar de POS/bankrekening.

Bij kaartbetalingen zal het bedrag dat op de rekening binnenkomt lager zijn vanwege commissie; we hebben dit behandeld in het artikel over POS-afstemming.

Voor het instellen van rekeningen kun je kijken naar het artikel over bank- en kasbeheer.

Voorraadkant

Als verkopen via het kasregister niet per product in de voorboekhouding verschijnen, weerspiegelt je voorraadrapport de werkelijkheid niet.

Dit is een veelvoorkomende leemte in de retail: het verkoopbedrag is bekend, maar het is niet bekend van welk product er hoeveel zijn verkocht. Daardoor is het ook niet te zien welk product daadwerkelijk winstgevend is.

We hebben dit onderwerp behandeld in het artikel Fouten in voorraadbeheer voorkomen.

Veelgestelde vragen

Is een kasregister met POS verplicht?

Voor belastingplichtigen die retailverkopen doen en betalingen via kaarten accepteren, is het gebruik van een fiscaal kasregister essentieel. Bevestig de situatie voor je eigen sector bij je belastingadviseur.

Kan een klant met een bon achteraf om een factuur vragen?

Het verzoek kan binnen een bepaalde periode worden ingediend. In dat geval wordt de bon geretourneerd en wordt er een factuur opgemaakt; stem de werkwijze af met je belastingadviseur.

Moet ik de e-archieffactuur vanuit het apparaat opmaken?

De factuur kan ook door de voorboekhouding worden opgemaakt; op het apparaat wordt alleen de infobon geregeld. Welke weg je ook kiest, zorg ervoor dat er geen dubbele boekingen ontstaan.

Ik heb een restaurant, is een e-bon ook nodig?

Voor horecazaken geldt een aparte regeling; bekijk het artikel over e-bon (e-adisyon) verplichtingen.

Het onderscheid tussen een bon en een factuur is een eenvoudige regel, maar bij een verkeerde toepassing leidt dit direct tot het betalen van te veel belasting. Zorgen dat het kassateam hiervan op de hoogte is, is de makkelijkste manier om te besparen.

Open een gratis account op Qolay.App en houd je dagelijkse verkoop- en ontvangstregistraties netjes op orde.