Fouten in Voorraadbeheer Voorkomen

Het systeem geeft 40 aan, maar in het schap liggen er 33. Of andersom: het systeem zegt nul, maar het magazijn staat vol met dozen.

Op dat moment wordt de software als eerste verdacht. Bijna nooit is het de software. Het verschil ontstaat doordat een handeling niet of in de verkeerde volgorde is geregistreerd.

Wat verandert de voorraad?

Een groot deel van de verwarring komt doordat men niet weet welk document invloed heeft op de voorraad. De gouden regel: het document dat goederen fysiek verplaatst, verandert de voorraad.

• Inkoopfactuur / ontvangstbon: Voorraad stijgt.
• Verkoopfactuur / verzendbon: Voorraad daalt.
• Bestelling: Verandert de voorraad niet. Een bestelling is een intentieverklaring; de goederen zijn nog niet bewogen.
• Ontvangst / betaling: Heeft niets te maken met voorraad, alleen met geld.

Hier is het antwoord op de klacht "Ik heb een bestelling ingevoerd maar de voorraad is niet afgenomen". Dat hoort ook niet.

Vijf oorzaken van telverschillen

• Beginvoorraad niet ingevoerd. Opnieuw de meest voorkomende reden. Het programma begint bij nul, bij de eerste verkoop schiet de voorraad in de min.
• Zowel bon als factuur verwerkt. Het goed is één keer weggegaan, maar twee keer van de voorraad afgehaald. Bepaal vooraf welk document de voorraad beïnvloedt.
• Verkeerd magazijn geselecteerd. Als je met meerdere magazijnen werkt, zijn de goederen uit een ander magazijn afgeboekt. Het totaal klopt, maar de verdeling niet.
• Hetzelfde product als twee kaarten aangemaakt. Hetzelfde product met een andere barcode houdt twee afzonderlijke voorraden bij.
• Niet-geregistreerde bewegingen. Monsters, kapotte producten of artikelen die personeel heeft meegenomen. Fysiek zijn ze weg, maar ze zijn aan geen enkel document gekoppeld.

Een negatieve voorraad is geen fout, maar een waarschuwing

Raak niet in paniek als je een negatieve voorraad ziet in het systeem; dit geeft je informatie: er is een verkoop van dit product geregistreerd, maar geen inkoop.

Het heeft bijna altijd een van deze twee oorzaken. Of de beginvoorraad is niet ingevoerd, of de inkoopfactuur is nog niet verwerkt. In plaats van het negatieve saldo te negeren, moet je de bron achterhalen; ditzelfde product zal waarschijnlijk elke maand dezelfde problemen opleveren.

Discipline opbouwen: vier regels

1. Begin met tellen. Voer bij de overstap naar het programma geen schattingen in; tel het magazijn en noteer de werkelijke hoeveelheid.
2. Maak productkaarten uniek. Eén kaart op basis van barcode of voorraadcode. Voorkom dat hetzelfde product een tweede keer wordt aangemaakt.
3. Maak de documentvolgorde helder. Maak je eerst een pakbon en daarna een factuur, of direct een factuur? Hanteer als team dezelfde workflow.
4. Registreer ook niet-geregistreerde uitgangen. Monsters, uitval, breuk — koppel ze allemaal aan een registratie. Een niet-geregistreerde uitgang verschijnt bij de volgende telling als "verlies".

Hoe vaak moet je tellen?

In plaats van het hele magazijn één keer per jaar te tellen, is het veel effectiever om 20-30 hardlopende producten elke maand te tellen. Een verschil wordt dan klein opgemerkt en is gemakkelijk te achterhalen.

Een verschil van 200 stuks dat na zes maanden wordt ontdekt, is niet meer te verklaren; dat wordt dan maar geaccepteerd.

Veelgestelde vragen

Ik verkoop diensten, moet ik voorraad bijhouden?

Nee. Servicekaarten genereren geen voorraadbeweging. Daarom is het belangrijk om producten en diensten als afzonderlijke kaarttypen te definiëren.

Ik heb meerdere magazijnen, hoe beheer ik dit?

Je moet elk magazijn apart definiëren en bij elke transactie het juiste magazijn selecteren. Registreer ook overdrachten tussen magazijnen, anders lijkt het ene magazijn negatief en het andere positief te staan.

Ik doe e-commerce, hoe wordt de voorraad gesynchroniseerd met de marktplaats?

Wanneer marktplaatsbestellingen worden omgezet in facturen, daalt de voorraad. We hebben de stroom uitgelegd in het artikel over het omzetten van marktplaatsbestellingen in facturen; bekijk voor veelgemaakte fouten het artikel over e-commerce boekhouding.

Ik kan het magazijn niet verwijderen, waarom niet?

Een magazijn met voorraadbewegingen erop kan niet worden verwijderd, vanwege de integriteit van historische records. Als je het niet gebruikt, kun je het op inactief zetten.

Voorraadbeheer is geen softwarefunctie, maar een teamgewoonte. Wanneer iedereen dezelfde documenten in dezelfde volgorde opmaakt, klopt ook de telling.

Door een gratis account aan te maken op Qolay.App kun je vandaag nog je voorraadkaarten en beginhoeveelheden invoeren.