POS-reconciliatie en commissietracering

Een klant heeft 10.000 TL betaald met een kaart. De volgende dag kijk je op je rekening: er is 9.780 TL gestort. Of misschien is er helemaal niets gestort.

Beide zijn normaal. Maar als dit niet in je administratie staat, kloppen je kas- en banksaldi constant niet.

Drie redenen voor het verschil

Commissie. De bank houdt een percentage in over het transactiebedrag. Dit percentage hangt af van het theatraktie-type, het aantal termijnen en je contract. Deze inhouding is jouw kostenpost.

Blokkering. Het geld wordt niet direct overgemaakt; het wacht het aantal dagen af dat in je contract staat. Oftewel: de verkoop vindt vandaag plaats, de uitbetaling een paar dagen later.

Termijnen. Wanneer een klant in termijnen betaalt, ontvang jij het bedrag ook in termijnen (tenzij je een afspraak hebt om dit naar een aanbetaling om te zetten). Eén verkoop betekent meerdere uitbetalingen verspreid over maanden.

Wanneer deze drie samenkomen, krijg je dit beeld: de opbrengst van je verkoop van vandaag is een geldstroom die is verspreid over de komende maanden en verminderd door commissies.

De juiste administratieve structuur

De meest gemaakte fout is het registreren van het nettobedrag dat op de rekening binnenkomt als omzet. Hierdoor wordt je omzet te laag weergegeven en verdwijnt je commissiekostenpost — wat betekent dat je belastinggrondslag onjuist is.

De juiste workflow bestaat uit drie stappen:

1. De verkoop wordt geregistreerd op basis van het brutobedrag en er wordt een factuur opgesteld.

2. De incasso wordt geboekt op de POS-/creditcardrekening. Deze rekening staat voor "ons geld dat bij de bank wacht".

3. Zodra het geld naar de bankrekening is overgemaakt, wordt het overgeboekt van de POS-rekening naar de bankrekening en wordt het commissieverschil als kostenpost geregistreerd.

Zodra deze structuur is opgezet, toont het saldo op de POS-rekening het bedrag aan geld dat jou nog niet heeft bereikt. We hebben de accountstructuur uitgelegd in het artikel over bank- en kasbeheer.

De btw over de commissie

Voor bankcommissies wordt er een apart afschrift of factuur opgesteld en dit document moet worden geregistreerd.

Omdat er bij bank- en verzekeringstransacties soms andere belastingen in plaats van btw van toepassing zijn, kan de belastingstructuur op het commissiedocument afwijken van een normale servicefactuur. Classificeer deze posten correct samen met je boekhouder.

Het commissiebedrag dat zich gedurende het jaar ophoopt, vormt bij de meeste retailbedrijven een grotere kostenpost dan gedacht. Als dit niet wordt geregistreerd, betekent dit direct te veel betaalde belasting.

Impact op de cashflow

Verkopen in termijnen verhogen je omzet, maar vertragen je cashflow. Dit is de meest voorkomende reden waarom je een drukke maand kunt hebben en in dezelfde maand toch betalingsproblemen ervaart.

Daarom is het belangrijk om je POS-vorderingen per vervaldatum te bekijken: hoeveel komt er deze week binnen, hoeveel volgende maand?

Het artikel rapport van te ontvangen betalingen en uitgaven legt uit hoe je dit overzicht instelt.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak moet ik de afstemming (reconciliatie) uitvoeren?

Wekelijks bij een hoog transactievolume, maandelijks bij een laag volume. Na maanden nog terugkijken is een stuk moeilijker.

Ik werk met meerdere banken, hoe houd ik dit bij?

Definieer voor elke POS een aparte rekening. Als je alles op één "POS"-rekening verzamelt, kun je niet achterhalen welke bank niet heeft betaald.

Hoe worden annuleringen en terugbetalingen verwerkt?

Het teruggestorte bedrag wordt van de POS-rekening afgehaald. Wat betreft de documentatie is er een creditnota of kostenbon vereist.

Is de situatie anders bij een Virtual POS?

Het principe is hetzelfde. Bij e-commerce komen er ook inhoudingen van de betalingsprovider bij; bekijk het artikel over veelgemaakte fouten in de e-commerceboekhouding.

POS-afstemming is het proces dat aan het einde van de maand de vraag "waar is het geld?" wegneemt. Eenmaal ingesteld kost dit slechts een paar minuten per week.

Je kunt gratis een account openen op Qolay.App om je POS-betalingen en commissies netjes bij te houden.