Marketplaats-bestellingen omzetten in facturen

Voor een marketplace-verkoper die 30 bestellingen per dag binnen krijgt, kost het uitschrijven van facturen al snel een halve dag werk. Open de bestelling in het dashboard, kopieer de kopergegevens, zoek het product op, maak de factuur aan en ga door naar de volgende.

Bovendien begint dit proces elke dag weer opnieuw en is het volledig mechanisch. Dit is een van de processen die het meest geschikt is voor automatisering.

Je winkel koppelen

De installatie hoeft slechts één keer te gebeuren. Je haalt je API-gegevens op uit je marketplace-dashboard en voert deze in op het scherm Marketplaces in Qolay.App. Platforms zoals Trendyol, Hepsiburada, n11, Pazarama, PTT AVM en Amazon TR worden ondersteund.

Goed om vooraf te weten: je kunt net zoveel winkels koppelen als het aantal licenties dat je hebt. Als je drie winkels hebt, heb je drie marketplace-licenties nodig. Zodra de limiet is bereikt, voeg je een licentie toe of verwijder je een winkel die je niet gebruikt.

Het E-commerce-menu is sowieso alleen zichtbaar wanneer je een actieve marketplace-licentie hebt; als je het menu niet ziet, is dit het eerste wat je moet controleren.

Van bestelling naar factuur

Zodra de verbinding tot stand is gebracht, verschijnen de bestellingen in het scherm Bestellingen. Als je historische bestellingen wilt ophalen, kun je een winkel en datumbereik selecteren om ze handmatig op te halen — er is wel een bovengrens aan het bereik dat kan worden opgehaald.

Wanneer je een bestelling omzet in een factuur, gebeuren er drie dingen tegelijk: de factuur wordt aangemaakt, het saldi van de rekening wordt bijgewerkt en de voorraad wordt afgeschreven.

"Waarom is er automatisch een nieuwe relatie aangemaakt?"

Dit is de meest gestelde en meest zorgwekkende vraag. Het antwoord: dit is het verwachte gedrag.

Als de koper van de bestelling die van de marketplace binnenkomt nog niet in je relatiebeheerlijst staat, maakt het systeem automatisch een kaart aan op basis van de bestelgegevens. Hetzelfde geldt voor het product. Anders zou je voor elke bestelling handmatig een kaart moeten openen, wat het nut van automatisering teniet zou doen.

Als je wilt voorkomen dat producten dubbel worden aangemaakt, zorg er dan voor dat de voorraadcode op de marketplace en de productcode in Qolay.App identiek zijn. De matching wordt via dit veld gelegd; als de codes niet overeenkomen, wordt hetzelfde product een tweede keer aangemaakt en wordt de voorraad opgesplitst.

Controleren voor het omzetten naar een factuur

• Komen de productcodes overeen? Probeer voor de eerste bulkconversie een paar bestellingen stuk voor stuk uit.
• Zijn de btw-tarieven correct? Het tarief op de productkaart wordt overgenomen naar de factuur.
• Zijn er geretourneerde bestellingen? Het factureren van een retourzending vereist achteraf correcties.
• Is je huidige voorraad up-to-date? Zo niet, dan kan de voorraad na de conversie in de min belanden.

De commissie zit niet in de factuur

Een veelgemaakte fout: de commissie die de marketplace in rekening brengt aftrekken van de verkoopfactuur. De factuur die je naar de klant stuurt is het volledige bedrag van de verkoop; de commissie is een apart onkostenbonnetje dat de marketplace aan jou factureert.

Het door elkaar halen van beide zorgt ervoor dat zowel je omzet als je btw onjuist worden weergegeven. Bekijk het artikel over veelgemaakte fouten in de e-commerceboekhouding voor andere valkuilen.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik controleren als bestellingen niet binnenkomen?

De geldigheid van de API-gegevens, of de winkelkoppeling actief is en het datumbereik dat je hebt geselecteerd bij handmatig ophalen. Een beperking aan de kant van de marketplace kan ook de oorzaak zijn.

Krijgt de koper een e-factuur of een e-archief-factuur?

Omdat de meeste marketplace-kopers eindconsumenten zijn, is dit meestal een e-archief-factuur. Wat doorslaggevend is, is het belastingplichtige statuut van de koper; we hebben dit onderscheid uitgelegd in het artikel over het verschil tussen e-factuur en e-archief-factuur.

Wordt de voorraad teruggestuurd naar de marketplace?

Wanneer de factuur wordt aangemaakt, wordt de voorraad in Qolay.App verminderd. Herzie ook je eigen processen om de voorraad in het marketplace-dashboard up-to-date te houden; het artikel over het voorkomen van fouten bij voorraadbeheer behandelt dit onderwerp.

Wat tijd kost bij marketplace-verkoop is niet het verkopen zelf, maar het administratieve werk na de verkoop. Als je productcodes correct zijn ingesteld, verloopt dit proces grotendeels vanzelf.

Open een gratis account op Qolay.App om je winkel te koppelen.