Hoe factureer je een voorschot en aanbetaling?

Een klant heeft betaald om te beginnen. De goederen zijn nog niet geleverd, de dienst is nog niet voltooid.

Wat nu? Dit wordt vaak verkeerd beantwoord vanwege de misvatting dat "geld binnen is, dus er wordt een factuur uitgeschreven".

Een aanbetaling leidt niet automatisch tot een factuur

Een factuur is gekoppeld aan de levering van goederen of het verrichten van diensten. Een aanbetaling is een vooruitbetaling voor een transactie die nog plaats moet vinden; er is geen levering en dus is er nog geen belastbaar feit.

Daarom wordt er bij ontvangst van een aanbetaling geen factuur gemaakt, maar een ontvangstboeking. Het geld komt binnen op de bank of in de kas, en in de koers daarvan creëert u een schuld aan de klant — omdat u geld vasthoudt dat u nog niet hebt verdiend.

In de rekening-courant betekent dit dat de klant als crediteur wordt weergegeven. Dat klinkt misschien ongebruikelijk, maar het is correct en het trekt recht zodra de klus is voltooid.

We hebben de termijnen en bedragdrempels voor het factureren uitgebreid behandeld in dit artikel.

Wanneer de klus is voltooid: verrekening

Wanneer de levering plaatsvindt, wordt de factuur opgesteld over het totale bedrag van de opdracht. Het bedrag van de aanbetaling wordt niet van de factuur afgetrokken; de factuur wordt opgemaakt voor het volledige bedrag.

De eerder ontvangen aanbetaling wordt verrekend met deze factuur, en in de rekening-courant verschijnt alleen het resterende bedrag als vordering. Met andere woorden, de aanbetaling verkleint de factuur niet, maar verkleint de vordering.

Een veelgemaakte fout: de factuur uitschrijven op basis van het bedrag waar de aanbetaling al van is afgetrokken. Dit zorgt er zowel voor dat de btw-grondslag onvolledig wordt weergegeven als dat het niet overeenkomt met de administratie van de klant.

Het vermelden van de opmerking "Aanbetaling van X TL is verrekend" op de factuur maakt uw reconciliatie een stuk eenvoudiger. Dit soort standaardomschrijvingen kunt u automatiseren met omschrijvingssjablonen.

Aanbetaling, handgeld, borg

Ze lijken alle drie op "geld dat vooraf wordt ontvangen", maar hun juridische aard verschilt.

Een aanbetaling is een gedeeltelijke vooruitbetaling van de prijs; deze wordt teruggestort als de dienst niet wordt geleverd.

Handgeld (optie geld) zorgt voor de bindendheid van het contract. Als de koper zich terugtrekt, kan het worden behouden; als de verkoper zich terugtrekt, moet het mogelijk met een toeslag worden terugbetaald.

Een borg is bedoeld als zekerheid en wordt aangehouden om aan het einde van de klus te worden geretourneerd.

Een bedrag dat bij u achterblijft vanwege annulering is niet langer een vooruitbetaling, maar kan het karakter van omzet krijgen. In dat geval verandert de documentatiestructuur; raadpleeg uw boekhouder.

Om te voorkomen dat het verloren gaat in de administratie

Het grootste risico van aanbetalingen is dat ze worden vergeten. Als een maanden geleden ontvangen aanbetaling niet wordt herinnerd wanneer de goederen worden geleverd, wordt de klant per ongeluk voor de tweede keer om geld gevraagd.

De manier om dit te voorkomen is niet om de aanbetaling te registreren als een losse ontvangst, maar gekoppeld aan de rekening-courant van de betreffende klant. We hebben dit systeem uitgelegd in het artikel Rekening-courantbeheer.

Dit is ook belangrijk vanuit het oogpunt van cashflowplanning: het geld in uw handen is nog niet verdiend. Het artikel Overzicht van te ontvangen en te betalen bedragen behandelt dit onderscheid.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik doen als de klant een factuur wil voor de aanbetaling?

Een ontvangstbewijs of bankafschrift voldoet aan deze behoefte. Als het documentverzoek bedoeld is voor een officieel goedkeuringsproces, is een proformafactuur geschikt; bekijk het artikel over proformafacturen.

Zit er btw op een aanbetaling?

Omdat de levering niet heeft plaatsgevonden, ontstaat er geen btw. Btw wordt berekend wanneer de factuur wordt opgemaakt.

Hoe zit het met deeltijdelijke betalingen bij langlopende projecten?

Voor het voltooid deel van de werkzaamheden kan er op basis van voortgang worden gefactureerd. In dat geval is de betaling geen aanbetaling, maar de prijs van het voltooide werk.

Wat gebeurt er als de aanbetaling wordt teruggestort?

Aangezien er geen factuur is opgemaakt, is er geen creditnota nodig; de betalingsboeking wordt in omgekeerde richting verwerkt en het creditsaldo wordt afgesloten.

Een aanbetaling is geen vervroegde facturering, maar een vervroegde inning van een vordering. Zodra dit onderscheid helder is, vallen zowel uw administratie als uw rekening-courant op hun plek.

U kunt een gratis account openen op Qolay.App en uw aanbetalingen en ontvangsten per klant volgen.