Suivi des revenus et des dépenses pour les freelancers

Le problème financier des indépendants n'est généralement pas de gagner peu, mais plutôt l'écart important entre un bon et un mauvais mois.

Vous livrez trois projets en mars, avril est calme, et en mai, deux paiements tombent la même semaine. La seule façon de faire face à cette irrégularité est de savoir combien vous gagnez et quand vous serez payé.

Séparez les finances professionnelles et personnelles

C'est ce que l'on oublie le plus facilement lorsqu'on travaille seul. Le client verse l'argent sur votre compte personnel, vous y faites vos courses, et à la fin du mois, vous ne savez plus ce que vous avez gagné.

Ouvrir un compte professionnel distinct et vous verser un montant régulier est le moyen le plus pratique de stabiliser un revenu irrégulier. La totalité des gains vous appartient, mais rien n'oblige à tout dépenser ce mois-ci.

Raisonnez par projet, pas par mois

Un tableau mensuel des produits et charges est trompeur pour un indépendant ; voir deux paiements coïncider le même mois fait croire que le mois est exceptionnel et le suivant catastrophique.

À la place, créez une fiche de compte distincte pour chaque client et suivez chaque projet comme un document à part entière. Vous pourrez ainsi voir ces trois choses : quel client génère le plus de travail, qui paie à temps, et quel travail rapporte assez par rapport à l'effort fourni.

Le troisième point est le plus précieux. La plupart des indépendants réalisent seulement en voyant les chiffres que la tâche qui leur demande le plus d'efforts est aussi celle qui leur rapporte le moins.

Les dépenses que l'on oublie d'enregistrer

Puisque les dépenses d'un indépendant sont petites et éparpillées, ce sont les postes les plus souvent omis :

• Logiciels et abonnements cloud — petits montants mensuels, mais un total annuel surprenant
• La part professionnelle de vos factures d'Internet et de téléphone
• Achats de matériel
• Frais de déplacement pour les rendez-vous clients
• Formations, cours, livres
• Frais de comptabilité et de conseil

La déductibilité de ces dépenses dépend de votre statut juridique ; clarifiez la portée avec votre expert-comptable. Votre rôle est de ne pas perdre les justificatifs. Si vous avez du mal à conserver vos reçus, prendre en photo le ticket pour l'enregistrer automatiquement facilite grandement la tâche.

Recouvrement : personne ne le fera à votre place

Dans une grande entreprise, un service comptable s'occupe du suivi des créances. Si vous travaillez seul, ce service, c'est vous — et il est difficile de penser au paiement d'un ancien projet tout en en livrant un nouveau.

Deux choses fonctionnent : indiquer une date d'échéance sur le document et voir dans une liste ceux dont l'échéance approche. Le rapport des encaissements à venir intègre cela directement sur l'écran d'accueil ; vous n'avez pas besoin de vous le rappeler. Pour la gestion des retards, vous pouvez appliquer le calendrier présenté dans l'article sur la gestion des créances en souffrance.

Être prêt pour la période fiscale

Le point commun des indépendants qui paniquent à l'approche des déclarations est de commencer à rassembler les pièces au dernier moment.

L'alternative est simple : enregistrez chaque document le jour où vous l'émettez, saisissez chaque dépense le jour où vous la faites. Le moment venu, vous n'aurez plus qu'à exporter le rapport et l'envoyer à votre comptable.

Jusqu'à 500 documents par an, le forfait gratuit de Qolay.App suffit amplement pour cela — la grande majorité des indépendants n'approche même pas de cette limite. Consultez l'article sur le forfait gratuit pour en connaître la portée.

Foire aux questions

Je n'ai pas d'entreprise individuelle, dois-je quand même tenir une comptabilité ?

Si vous percevez des revenus, oui. Quel que soit votre statut fiscal, savoir ce que vous gagnez est indispensable pour prendre vos propres décisions.

Je reçois des paiements de l'étranger, comment les enregistrer ?

Le plus simple est de tenir le compte en devise étrangère dans sa propre monnaie et de traiter l'écart de change séparément. Consultez votre comptable, car l'aspect fiscal varie selon votre statut.

Je ne connais rien à la comptabilité, est-ce difficile ?

Le nombre de termes nécessaires est très limité. Le guide de pré-comptabilité pour non-comptables a été rédigé précisément pour ce besoin.

Tenir des registres en tant qu'indépendant n'est pas de la bureaucratie, c'est un outil pour faire face aux revenus irréguliers. Lorsque vous savez ce qui va rentrer et quand, un mois creux devient également gérable.

Vous pouvez enregistrer vos clients et vos projets dès aujourd'hui en ouvrant un compte gratuit sur Qolay.App.