Logiciel de pré-comptabilité gratuit

Si vous avez cherché un "logiciel de pré-comptabilité gratuit" et testé les cinq premiers résultats, vous connaissez le scénario. Vous vous inscrivez, l'interface est jolie, puis vous essayez d'émettre une facture et un avertissement apparaît : cette fonctionnalité est payante.

Les plans gratuits sont généralement des outils marketing. Le problème n'est pas qu'ils soient gratuits, mais que les limites ne soient visibles qu'après l'inscription. Dans cet article, nous expliquons d'abord ce qu'il faut rechercher, puis exactement ce qui est inclus dans le plan gratuit de Qolay.App, avec ses limitations.

Les quatre restrictions les plus courantes dans les plans gratuits

Posez ces quatre questions avant d'essayer un logiciel. Si les réponses ne figurent pas sur la page des tarifs, c'est déjà une réponse en soi.

• La facture électronique est-elle incluse ? C'est la restriction la plus répandue. La pré-comptabilité est gratuite, mais l'envoi de documents électroniques est vendu séparément.
• Combien d'utilisateurs puis-je ajouter ? Un plan limité à un seul utilisateur devient obsolète dès qu'une deuxième personne arrive au bureau.
• Puis-je gérer plusieurs entreprises ? C'est un critère décisif pour quiconque possède deux sociétés ou tient la comptabilité pour des clients.
• Sur quoi se base la limite ? Nombre de factures, nombre d'écritures, stockage, utilisateurs... Savoir de quoi il s'agit vous permet de calculer quand vous atteindrez cette limite.

Que contient le plan gratuit de Qolay.App ?

Réponse courte : toutes les fonctionnalités. Aucun module n'est verrouillé dans le plan gratuit. La limite ne concerne pas les fonctionnalités, mais le volume.

500 factures par an, cela représente environ 40 factures par mois. C'est amplement suffisant pour une petite entreprise de services ou un site e-commerce débutant. Si vous émettez 5 à 10 factures par jour, vous atteindrez la limite au milieu de l'année ; il sera alors temps de passer au plan Standard.

Quel plan choisir ?

Il existe trois licences et le choix se résume en une seule question : combien de factures émettez-vous par an ?

• Facture uniquement : Vous ne faites pas de pré-comptabilité, vous avez simplement besoin d'émettre des factures de vente électroniques. Les comptes clients, le stock et la caisse-banque ne sont pas inclus dans cette licence.
• Basique (gratuit) : Toutes les fonctionnalités jusqu'à 500 factures par an. Le point de départ idéal pour la plupart des petites entreprises.
• Standard : Pas de limite de factures, 10 Go d'espace de stockage. Pour les entreprises ayant un volume de facturation élevé ou stockant de nombreux documents.

Pour connaître les tarifs actuels, consultez la page des tarifs ; ils sont susceptibles de changer lors des périodes promotionnelles.

Ce qui fonctionne vraiment dans le plan gratuit

Quand la liste des fonctionnalités est longue, il est facile de perdre de vue ce qui est vraiment utile. Voici les éléments avec lesquels vous interagirez le plus au quotidien :

Facture électronique et e-Archive

Vous créez la facture, et le système détermine s'il s'agit d'une facture électronique ou d'une e-Archive selon que le destinataire est assujetti ou non. Si la différence vous intrigue, nous l'expliquons en détail dans notre comparatif entre facture électronique et e-Archive.

Comptes clients et fournisseurs

Chaque facture et encaissement est imputé au solde du client concerné. Vous pouvez consulter les créances échues dans un rapport dédié — la gestion des créances échues constitue un point de départ pratique à ce sujet.

Caisse et banque

Les comptes de liquidités, bancaires, de cartes de crédit et de TPE virtuel sont gérés séparément ; vous pouvez effectuer des virements entre eux. Pour la configuration, jetez un œil au guide pratique de gestion bancaire et de caisse.

Mobile

Tout ce qui est disponible sur le web est également accessible depuis votre téléphone avec le même compte. Si vous devez émettre des factures sur le terrain, l'article sur l'émission de factures électroniques sur mobile vous explique le fonctionnement.

Multi-entreprise

Si vous possédez deux entreprises, vous pouvez gérer les deux depuis le même compte en basculant via le menu supérieur. Les données ne se mélangent pas. Plus de détails dans l'article Comment gérer plusieurs entreprises.

Que faire le premier jour ?

Plutôt que d'ouvrir le logiciel et d'explorer tous les menus, suivez cet ordre ; il sera opérationnel en une demi-heure.

1. Ouvrez un compte et saisissez les informations de l'entreprise. Indiquez correctement le numéro de TVA et le centre des impôts — la facture électronique est émise avec ces données.
2. Définissez vos comptes de caisse et de banque et saisissez les soldes actuels.
3. Créez les fiches clients pour vos 5 à 10 clients principaux. Vous ajouterez les autres au moment d'émettre les factures.
4. Enregistrez les produits ou services que vous vendez sous forme de fiches.
5. Émettez une facture test. Cela vous permettra de voir l'aperçu et le flux des documents électroniques.

Foire aux questions

Le plan gratuit est-il une période d'essai ou est-il illimité dans le temps ?

Il est illimité dans le temps. Ce n'est pas un essai qui s'arrête après 30 jours ; tant que vous restez dans la limite de 500 factures par an, vous pouvez continuer à l'utiliser.

Que deviennent mes données si j'atteins les 500 factures ?

Vos données restent en place. Lorsque vous atteignez la limite, vous devez passer au plan Standard pour émettre de nouvelles factures ; vous conservez l'accès à vos enregistrements existants.

Je n'ai pas de connaissances en comptabilité, puis-je l'utiliser ?

Oui, le logiciel a été conçu avec cette hypothèse. Néanmoins, maîtriser les concepts de base vous facilitera la tâche ; le guide que nous avons préparé pour les non-comptables est fait exactement pour cela.

Un accord séparé avec un intégrateur est-il nécessaire pour la facture électronique ?

Si vous êtes assujetti à la facture électronique, vous effectuez les envois via un intégrateur ; Qolay.App vous permet d'établir cette connexion depuis les paramètres. Clarifiez votre statut d'assujettissement avec votre expert-comptable.

Ce qu'il faut rechercher dans un logiciel gratuit, ce n'est pas une longue liste de fonctionnalités, mais le fait que les limites soient clairement définies dès le départ. Si vous connaissez votre propre volume, il est facile de choisir le bon plan.

Ouvrez un compte gratuit et émettez votre première facture ; vous pourrez suivre l'approche des limites directement depuis l'application.