Rapport des encaissements et des paiements à venir

Une tension de trésorerie est rarement une surprise. Le paiement est généralement connu des semaines à l'avance, et il en va de même pour les créances. Le problème n'est pas un manque d'information, mais le fait que personne ne la regarde.

Lors d'une journée chargée, personne ne se dit : "Voyons un peu ce que je dois payer la semaine prochaine". C'est pourquoi le rapport ne doit pas être recherché, il doit s'afficher de lui-même.

Que montre le rapport ?

Il met deux listes côte à côte :

• Encaissements à venir : Vos créances arrivant à échéance ou échues — de qui, combien, quand.
• Paiements à venir : Vos dettes arrivant à échéance — à qui, combien, quand.

Sur Qolay.App, ce rapport se trouve sur l'écran d'accueil. Vous le voyez à chaque ouverture du logiciel ; vous n'avez pas besoin de le chercher dans le menu. C'est précisément ce qui fait la différence.

Comment l'interpréter ?

En consultant le rapport, posez-vous une seule question : l'argent qui va sortir au cours des deux prochaines semaines est-il supérieur à celui qui va entrer ?

Si c'est le cas, vous avez trois options, et toutes demandent du temps :

• Accélérer les encaissements — appeler dès aujourd'hui ceux dont l'échéance approche.
• Reporter un paiement — discuter avec le fournisseur. Un report négocié avant l'échéance est perçu très différemment d'un report demandé après coup.
• Trouver des liquidités.

Vous pouvez réaliser ces trois actions deux semaines à l'avance, mais pas le jour du paiement.

Pour que le rapport soit exact

Ce rapport s'alimente de vos enregistrements, donc si les données sont incomplètes, le résultat sera trompeur. Faites attention à trois choses :

• Indiquez l'échéance sur la facture. Une facture sans échéance n'a pas de pertinence dans ce rapport.
• Enregistrez les encaissements le jour même. Si une facture payée reste dans la liste, vous perdrez confiance dans le rapport et cesserez de le consulter.
• Saisissez les soldes d'ouverture. Si les créances héritées du passé ne sont pas saisies dans le système, elles n'apparaîtront jamais dans la liste.

Que faire après le rapport ?

Voir ne suffit pas ; il faut lier la liste à une action. Nous avons expliqué le calendrier de relance pour les éléments échus dans notre article sur la gestion des créances en souffrance.

Vous pouvez faire préparer les e-mails de relance par l'assistant, tout en gardant le contrôle de l'approbation avant l'envoi. Afficher le solde actualisé du client sur chaque facture permet également de réduire les retards — cette ligne est ajoutée automatiquement grâce aux modèles de descriptions.

Foire aux questions

À quelle fréquence dois-je le consulter ?

Puisqu'il se trouve sur l'écran d'accueil, aucune routine supplémentaire n'est nécessaire. Il suffit de s'y attarder une fois par semaine pour évaluer les deux semaines à venir.

Les transactions sans échéance apparaissent-elles ?

Le rapport fonctionne sur la base des échéances. Les transactions au comptant étant déjà soldées, elles n'y figurent pas.

Les chèques et effets de commerce sont-ils inclus ?

Les transactions à terme que vous enregistrez intègrent la liste selon leur date d'échéance. Aucune obligation non enregistrée n'apparaît dans le rapport.

Puis-je le voir sur mobile ?

Oui, il est également accessible sur mobile avec le même compte.

En matière de gestion de trésorerie, une information précoce vaut mieux qu'une information pléthorique. Une tension repérée deux semaines à l'avance se gère ; une tension découverte le jour du paiement ne se gère plus.

En ouvrant un compte gratuit sur Qolay.App, vous pouvez intégrer vos transactions à terme dans ce rapport.