Guide de la pré-comptabilité pour les non-comptables

Le langage comptable a un côté intimidant. Lorsque vous discutez avec votre expert-comptable, des mots comme "balance", "compensation", "auxiliaire" surgissent et vous vous sentez exclu de la conversation.

La bonne nouvelle : la plupart de ces mots appartiennent à la comptabilité générale et ne vous concernent pas. Pour tenir vos registres au quotidien, il n'y a réellement que six termes à connaître.

Les six termes à connaître

Une fois que vous connaissez ces six termes, vous comprenez quatre-vingt-dix pour cent des écrans. Le reste s'apprend en l'utilisant.

Les deux paires les plus souvent confondues

Facture et encaissement ne sont pas la même chose. Une facture signifie : "je t'ai vendu tant de marchandises, tu me dois tant". L'encaissement, en revanche, est le moment où l'argent arrive réellement. Vous pouvez émettre la facture sans avoir touché l'argent — c'est précisément de cet écart que naît la plupart des problèmes de trésorerie.

Virement et paiement ne sont pas la même chose. Un virement s'effectue entre vos propres comptes : comme déposer de l'argent de la caisse à la banque. Votre argent change de place mais ne diminue pas. Un paiement, en revanche, est la sortie d'argent de l'entreprise. Confondre les deux fait paraître vos dépenses plus élevées qu'elles ne le sont réellement.

Routine quotidienne : cinq minutes

Tasser la tenue des comptes sur un seul jour par mois est la méthode qui conduit le plus souvent à l'abandon. Voici à quoi ressemble la routine quotidienne :

1. Saisissez dans le système les factures émises dans la journée (si vous les émettez déjà dans le système, cette étape n'existe pas).
2. Traitez l'argent reçu comme un encaissement.
3. Enregistrez la dépense effectuée comme une charge et joignez-y le ticket.

Si vous avez l'habitude d'accumuler les tickets, la numérisation des tickets de frais raccourcit cette étape : vous prenez le ticket en photo, le montant et la date sont lus automatiquement.

Routine mensuelle : une demi-heure

À la fin du mois, examinez trois choses, pas besoin de plus :

• Créances échues. Qui, combien, depuis combien de jours. Plus cette liste est courte, plus votre trésorerie se porte bien.
• Résumé des produits et charges. Ce qui est entré et sorti ce mois-ci, quel poste est plus élevé que prévu.
• Solde caisse-banque. Le chiffre dans le système correspond-il à la réalité ? S'il ne correspond pas, c'est qu'un enregistrement manque.

Quatre erreurs commises par les débutants

• Ne pas saisir les soldes d'ouverture. L'erreur la plus fréquente et la plus coûteuse. Le système repart de zéro, vos anciennes créances n'apparaissent pas.
• Essayer de traiter les années passées de manière rétroactive. Cela ne se termine presque jamais et épuise la motivation. Définissez une date de coupure et commencez à partir de là.
• Créer la même entreprise deux fois. Le solde est divisé par deux et les deux affichent une erreur.
• Mélanger les dépenses professionnelles et personnelles. Si vos courses de supermarché et le loyer de votre bureau sortent de la même caisse, aucun rapport ne sera pertinent.

Quelqu'un à qui poser des questions quand vous bloquez

Pour quelqu'un qui ne connaît pas la comptabilité, le moment le plus difficile est celui où il ne comprend pas pourquoi un chiffre donne ce résultat. C'est là que l'assistant de Qolay.App s'avère utile : au lieu de chercher dans les menus, vous pouvez taper "quelle est ma situation de TVA ce mois-ci" ou "quel est le solde de M. Ahmet" et obtenir une réponse. Il prépare également un projet de facture, mais c'est vous qui donnez l'approbation avant l'envoi.

Nous avons expliqué son fonctionnement dans l'article sur l'Assistant Qolay.

Foire aux questions

Dois-je suivre un cours de comptabilité ?

Ce n'est pas nécessaire pour la pré-comptabilité. Les six termes ci-dessus et l'habitude d'une saisie régulière suffisent. La partie des livres comptables et des déclarations est de toute façon le travail de votre expert-comptable.

En combien de temps vais-je m'y habituer ?

Le premier mois est brouillon, le deuxième mois les choses se mettent en place. La vraie difficulté n'est pas d'apprendre, mais de transformer la saisie quotidienne en habitude.

Que se passe-t-il si je saisis un mauvais enregistrement ?

C'est rectifiable. S'il s'agit d'un document électronique enregistré, les règles de correction fonctionnent différemment ; nous avons abordé ce sujet dans l'article sur les factures électroniques et d'archives.

Où puis-je apprendre les concepts de base ?

L'article qu'est-ce que la pré-comptabilité explique la portée et la différence avec la comptabilité générale dans un langage simple.

Vous n'êtes pas obligé d'être comptable. Vous devez simplement être capable de voir vos propres chiffres — ce qui se résume à six termes et cinq minutes par jour.

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