Sélection d'un intégrateur e-facture

La deuxième décision à prendre lors du passage à la facture électronique intervient juste après le cachet électronique : où allez-vous émettre vos factures ?

Il existe trois voies, et la différence entre elles ne réside pas seulement dans le prix.

1. Portail de l'administration fiscale (GİB)

L'interface propre de l'administration fiscale. Gratuite et directement à la source.

Ses limites : chaque facture est saisie manuellement, ligne par ligne. Vos informations de produits et de clients ne sont pas conservées dans le système et il n'y a pas de lien avec votre pré-comptabilité. De plus, au-delà d'un certain nombre de factures, l'utilisation du portail peut être limitée.

C'est une option raisonnable pour les très petites entreprises qui n'émettent que quelques factures par mois. Si votre nombre de factures dépasse quelques-unes par semaine, la saisie manuelle devient rapidement fastidieuse.

2. Intégrateur agréé

Envoyer et recevoir des documents via un prestataire agréé par l'administration fiscale. La grande majorité des petites et moyennes entreprises empruntent cette voie.

L'avantage est que la partie technique ne vous incombe jamais : le cachet est défini dans le système du prestataire, l'envoi et la réception se font en arrière-plan, et l'archivage est inclus dans le service.

Le véritable gain réside dans la connexion avec votre pré-comptabilité : la facture est générée à partir de l'enregistrement des ventes. Le solde du compte tiers, le stock et la TVA sont mis à jour simultanément. Vous ne saisissez pas la même information à deux endroits différents.

La tarification se fait généralement par quota : vous achetez un nombre déterminé de documents par an.

3. Intégration directe

Connecter directement votre système à l'administration fiscale. Cela nécessite une équipe technique, une maintenance constante et un certain volume de documents.

Ce n'est pas une option judicieuse, sauf pour les grandes structures qui génèrent des milliers de documents par jour. En cas de changement de réglementation, vous devez également réaliser les adaptations vous-même.

Questions à poser lors du choix d'un intégrateur

Que se passe-t-il lorsque le quota est épuisé ? Vous retrouvez-vous dans l'impossibilité d'émettre des factures, ou un forfait supplémentaire vous est-il attribué ? Cette question est cruciale en haute saison.

Les factures reçues sont-elles déduites du quota ? Dans certains forfaits, seuls les documents envoyés sont comptabilisés, tandis que dans d'autres, les documents reçus le sont également.

Comment accéder aux archives ? Pouvez-vous télécharger les fichiers XML en masse ? C'est la question la plus importante lorsque vous envisagez de partir. Nous avons abordé ce risque dans l'article sur l'obligation et les durées de conservation des documents électroniques.

Quels types de documents sont pris en charge ? Vous n'émettez peut-être aujourd'hui que des factures électroniques ; mais si le besoin d'un bon de livraison électronique, de quittances de producteur ou d'honoraires électroniques se fait sentir, pouvez-vous continuer avec le même prestataire ?

Comment communique-t-il avec la pré-comptabilité ? Si l'émission d'une facture implique d'aller sur un autre écran et de réécrire les informations, cela signifie que vous faites un double travail.

Comment le support est-il assuré ? À qui et en combien de temps pouvez-vous faire appel lorsqu'une facture ne peut pas être envoyée ? À la fin du mois, cette réponse prend une valeur considérable.

Changer d'intégrateur

Il est tout à fait possible de changer et c'est plus courant que vous ne le pensez. Soyez attentif à deux points lors de ce processus.

Premièrement, planifiez bien les dates pour éviter toute perte de documents lors de la transition. Le nouveau prestataire doit être opérationnel avant la fermeture de l'ancien.

Deuxièmement, téléchargez l'ensemble des archives avant de partir. La responsabilité de la conservation vous incombe toujours et il n'est pas toujours possible de les demander ultérieurement.

Foire aux questions

Puis-je commencer par le portail puis passer à un intégrateur ?

Oui. La plupart des entreprises suivent cette voie. N'oubliez pas de télécharger vos documents du portail pendant la transition.

J'ai plusieurs entreprises, un seul compte suffit-il ?

Chaque entreprise nécessite une immatriculation et un cachet distincts, mais il est possible de les gérer depuis un seul tableau de bord. Consultez l'article sur la gestion de plusieurs entreprises.

Puis-je émettre des factures depuis mon mobile ?

Cela dépend du prestataire. Si vous faites de la vente sur le terrain, posez la question dès le départ ; nous l'avons abordé dans l'article sur l'émission de factures électroniques sur mobile.

Un intégrateur peut-il rejeter ma facture ?

Les erreurs de format sont détectées avant l'envoi et il vous est demandé de les corriger. Cela signifie que les erreurs que vous devriez repérer vous-même sur le portail sont interceptées en amont.

Le bon choix dépend de votre volume de facturation et de la connexion qu'il établira avec votre pré-comptabilité. La méthode la moins chère est souvent celle qui prend le plus de temps.

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