Obligation et durées de conservation des e-documents

La plupart des entreprises qui passent à la facture électronique partagent un même soulagement : "Nous ne gardons plus de classeurs, tout est dans le système."

C'est en partie vrai. Mais l'obligation de conservation n'a pas disparu — elle a simplement changé de forme. Et la responsabilité vous incombe toujours.

Combien de années faut-il les conserver ?

Du point de vue de la législation fiscale, les registres et documents doivent être conservés pendant cinq ans à compter de l'année civile suivant celle à laquelle ils se rapportent.

Cependant, ce n'est pas la seule durée. Le Code de commerce prévoit une obligation de conservation de dix ans pour les livres et documents commerciaux. Ainsi, bien que cinq ans puissent sembler suffisants pour le volet fiscal, la période de dix ans s'applique en cas de litiges commerciaux.

Approche pratique : optez pour la plus longue durée. Le coût du stockage est négligeable par rapport au coût de l'incapacité à retrouver un document dix ans plus tard.

Pourquoi conserver uniquement des PDF ne suffit-il pas ?

L'original d'une facture électronique n'est pas un PDF, mais un fichier XML. Le PDF est simplement la représentation lisible par l'homme de ce document.

Le cachet électronique/signature électronique qui garantit la validité juridique du document se trouve à l'intérieur du fichier XML. Cette signature ne figure pas sur la version PDF ; par conséquent, le PDF ne peut pas remplacer à lui seul l'original du document.

Le fichier XML peut être exigé lors d'un contrôle. Dire "J'ai les PDF" revient à dire "J'ai une photocopie" à l'époque du papier.

C'est pourquoi vous devez télécharger et conserver les fichiers XML des documents que vous émettez et de ceux que vous recevez.

Que se passe-t-il en cas de changement d'intégrateur ?

C'est un risque souvent perçu trop tard. Lorsque vous changez d'intégrateur agréé, votre accès à vos documents passés peut être interrompu. L'ancien fournisseur n'est pas tenu de vous offrir un accès illimité après la fin du contrat.

Cependant, l'obligation de conservation incombe toujours au contribuable. Autrement dit, ne pas pouvoir accéder aux documents n'est pas considéré comme une excuse valable.

Il est donc impératif de télécharger l'archive XML de tous les documents avant de changer d'intégrateur. Nous avons abordé ce sujet en détail dans notre article sur le choix de l'intégrateur.

En outre, à GİB dispose d'un mécanisme d'autorisation distinct pour les organisations fournissant des services de stockage ; vous pouvez demander si votre fournisseur relève de ce périmètre.

Pas seulement les documents électroniques

L'obligation de conservation ne se limite pas aux factures. Contrats, bordereaux bancaires, justificatifs de dépenses, documents douaniers, correspondances de réconciliation — tous peuvent être exigés lors d'un litige ou d'un contrôle.

Les conserver avec l'enregistrement associé est bien plus fonctionnel que la logique des classeurs. Si, lorsque vous ouvrez une facture, vous pouvez également voir son contrat et son bordereau, le temps de recherche tombe à zéro.

La gestion des documents sur Qolay.App fonctionne selon cette logique ; nous avons expliqué les détails dans notre article sur la gestion des documents et la sauvegarde des e-documents.

Foire aux questions

Puis-je stocker les documents sur mon propre ordinateur ?

Le stockage sous format électronique requiert certaines conditions techniques. Avoir une seule copie sur un ordinateur signifie tout perdre en cas de panne de disque ; veillez à conserver des copies dans au moins deux endroits distincts.

Dois-je également conserver les factures que je reçois ?

Oui. Ces documents constituent le fondement de vos droits à déduction de dépenses et de TVA. Archivez également les fichiers XML des factures électroniques entrantes.

Puis-je détruire mes factures papier ?

Ne les détruisez pas avant l'expiration du délai de conservation. Le fait d'être passé aux documents électroniques ne couvre pas les documents papier des périodes précédentes.

Que se passera-t-il avec les documents si je ferme mon entreprise ?

L'obligation de conservation ne prend pas fin avec la clôture. Les documents doivent être préservés pendant les périodes requises même après la liquidation.

Le document électronique ne supprime pas l'archive ; il la rend portable. Savoir qui détient la responsabilité vous permet d'avoir l'esprit tranquille cinq ans plus tard.

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